多くのコストがかかっており、企業ゴール達成のためにも大切なのが営業会議。
「本当に意味がある営業会議を行うコツ【前編】」では、準備と心構えについて7つのコツをご紹介しました。
後編では、会議の進行や会議後についてのコツをご紹介します。
1. 時間厳守で
開始時間や終了時間だけでなく、各議題にかける時間もしっかり守りましょう。
ひとつの議題について議論が長引いた場合でも、いったん議論を中断し、次の議題に進みます。
そして、時間が余ったらまたその議題に戻り、時間が足りない場合は、別途会議を設定します。
その場合は全員が参加する必要がない場合も多いものです。
2. 個別の問題は別途時間を設定する
時間内であっても、特定の見込客についての問題、特定のチームメンバーの問題についてのフォローなど、個別の問題については、営業会議ではなく、別途時間を設けるようにします。
営業会議は個々人に対する指導やコーチングの場ではないことを覚えておきましょう。
3. 個人やチームを責める場にしない
営業会議において、成績が振るわない営業マンやチームを責めるというシーンはよくあるものです。
ただし、売上を達成していないことは当事者が一番わかっており、責めることでよくなることは何もありません。
原因と対策について別途個別に話し合うようにするか、その営業マンやチームを助けるような対策を話し合い決定する場としましょう。
4. よい行動や結果は積極的に評価する
よい意見、行動、営業成績などの結果については、営業会議内で積極的に評価をしましょう。
ほめられた人のモチベーションが向上するだけでなく、他の参加者も「自分も褒められたい」と思うなど、非常によい影響があります。
5. 挑戦させる
モチベーションの向上だけでなく、個々人のスキルやキャパシティーの拡大も目指しましょう。
例えば、議事進行を持ち回りにする、営業力向上のヒントになる情報を共有してもらう、参考となる事例を集めて発表してもらう、見込度精査の方法の改善案を出してもらう、自社ブログ記事のアイディアを集めてもらう、など、業務に関わるスキルを向上させるよう、チャレンジをしてもらいましょう。
6. 独演会にしない
どの組織にも発言力が大きい人がいるものです。
しかし、営業会議を一人だけが発言する場にしないことは非常に重要です。
個人が発言する場合は時間制限を設ける、参加者全員に発言の機会を与えるなど、状況に応じ工夫をしてみてください。
7. 意見交換や発言を奨励する
効率化は大切ですが、対面での会議でしかできないことが意見交換です。
そのため、意見交換や発言を奨励する雰囲気を作りましょう。
発言が出づらい場合は、会議中に必ず1度は発言するなどのルールを作ってもよいでしょう。
基本的に会議に傍観者は必要ありません。
8. 次のステップやアクションを決定する
会議の最後に必ず、次のステップとアクションを決定しましょう。
決めてもやらないということを割けるために、その場で合意を取ることも大切です。
9. 会議のまとめや要点を迅速に共有
人は忘れる生き物です。
特に、自分にとって大切でないことは忘れてしまうものです。
また、内容を誤解することもあります。
そのため、会議終了後は、必ず会議のまとめや要点をメールなどで共有をしましょう。
フォーマットにこだわる必要はありません。
簡単な箇条書きで構いませんので、重要なポイント、決まったこと、次のステップなどを記録しましょう。
会議中に担当者を決めてメモを取り、終了後すぐに送信するのが理想的です。
10. 会議後も質問や意見を受け付ける
会議はやって終わりではありません。
また次の会議までに疑問点や意見が発生することもあります。
決定事項のフォローアップはもちろん、終了後も質問や意見を受け付けることを明言しておきましょう。
前編と後編にわけ、合計17のコツをご紹介しました。
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