営業会議を効率化させるためのオンラインツール10選

会議 効率 化 ツール

皆さんの営業組織でも定期的に行われる営業会議を行われているかと思います。その時間は年間で換算してみると、決して少なくないはずです。営業マンの主たるの業務はあくまで営業活動。営業会議に時間を取られすぎて、営業アプローチや商談に向かう時間が減ってしまえば本末転倒です。

そこで、オンラインツールを活用し、時間や工数の削減を検討してみてはいかがでしょうか。今までオンラインツールを積極的に活用したことがない会社にとっては、ハードルを感じるかも知れません。しかし、オンラインツールは導入にコストや設備投資がかからないものがほとんど。使い方もユーザーにとって分かりやすいものが増えています。

本記事では、営業会議を効率化させるために役立つオンラインツールについてご紹介します。

営業会議を効率化させるオンラインツールとは

営業会議を効率化させるオンラインツールとは、営業会議を進めていく上で役に立つオンライン上で使うことができるツール(サービス)です。そのオンラインツールには、さまざまなものがあります。

例えば、「オンラインミーティングツール」はその代表格です。インターネットを介して音声と映像を共有し、リアルタイムで会話できます。リアルの空間で実際に集まらなくても会議を行えるため、移動時間の削減などにつながるでしょう。

他にも「ディスカッションに有効なツール」「タスクを可視化し管理するツール」「ファイルを管理し共有するツール」などがあります。いずれも、営業会議を効率化させるのに役立つツールです。これらのツールはWEBブラウザやアプリを介して、パソコンやスマートフォン、タブレットから操作できます。

営業会議を効率化させるオンラインツールがなぜ大切なのか

営業会議は「日々の営業活動の進捗報告」「業界動向の確認」「営業方針の転換・決定」などを行う重要な会議です。しかし、議題を明確にせず、ただ漫然と行っていては成果が得られません。

また、会議に出席している営業マンはその間営業活動を行うことができません。意味のない会議は、営業マンにとって重大な機会損失となってしまいます。「営業会議を行うより、営業活動を行っていた方が価値がある」というようにならないように、効率的で生産性の高い会議にする必要があります。それを実現する一つの手段としてオンラインツールの活用をしていくことが有効です。

日本の営業組織が営業会議に費やしている時間は?

2019年のHubspotによる調査では、営業マンが業務の中で最もムダだと感じている業務は「社内会議」(33.9%)という調査結果が出ています。ムダだと感じる理由の一つとして、費やす時間の長さが関連しているのかも知れません。

では、営業部門に限らず、ビジネスマン全体で見るとどうでしょうか?スリーエムジャパンが2017年に実施した調査によると、会議に費やしている時間は年間平均約159時間とされています。これは、1ヶ月あたり約13時間会議を行っていることになります。これら両方の調査から、かなりの時間を会議に費やしていることが分かるのではないでしょうか。

会議に費やしている時間

(出典:スリーエム ジャパン株式会社 仕事に関するアンケート

コロナによる営業会議への変化

新型コロナウイルス感染症拡大防止のため在宅勤務が推進され、オンラインミーティングツールを使用した非接触型の営業会議の必要性が叫ばれています。

国内のビデオコミュニケーション市場規模予測

 株式会社MM総研が全国の会社員を対象にした調査では、2020年に入ってからオンラインミーティングツールの利用が急増していることが分かっています。また、株式会社シード・プランニングによる調査では、オンラインミーティングツールの市場規模が年々増加していることも分かります。

(出典:国内のビデオコミュニケ-ション市場に関する調査

ツールを使用した営業会議には「移動時間が削減される」「ペーパーレス化が進む」「緊急事態下でも連絡が取りやすい」などさまざまなメリットがあるため、コロナ収束後も継続していくことが予想されます。一方で、オンラインミーティングに慣れない人にとっては、新たな環境下の会議に慣れていく必要があります。

営業会議を効率化させるオンラインツール10選

ここからは、営業会議を効率化させるオンラインツールを紹介していきます。

オンラインミーティングツール

オンラインミーティングツールとは、インターネットを通して音声・映像を共有し、コミュニケーションを行うツールのことです。もともと普及しつつあったツールですが、新型コロナウイルス感染症の影響を受け、普及が加速しました。ここでは、営業会議をオンライン上で行う際に役立つ代表的なツールを2つ紹介します。

Zoom

Zoom

Zoomは、無料版でも高画質かつ高音質なWEBビデオ通話を行うことができます。さらに、最大50名と一度に通話できます。人数が多くなっても、話をしている人が画面に表示されるため、誰が話しているのかひと目で分かります。

ただし、無料版では3人以上のグループ通話を行うと、最大40分までしか通話できません。有料版に移行するか、40分以内に会話が収まるよう調整しましょう。見方によっては、どうしても会議が長くなってしまう場合は、会議が冗長化いない良い仕様と言えるかも知れません。

画面共有機能やチャット機能がついているため、資料を見せながら営業会議を行えます。時間、場所を問わず、外出先や自宅からでも会議に参加できます。背景をバーチャル背景に差し替えることもできるため、プライバシー保護ができるだけではなく、会議を録画することもでき、正確な議事録の作成にも役立ちます。

Google Meet

Google Meet

Google MeetはGoogleが提供するWEBコミュニケーションツールです。無料版でも時間の制限なくWEBビデオ通話できるほか、最大100名まで同時に通話をすることができます。アプリのダウンロードは不要で、ブラウザから直接通話を行えます。

Google Meetの画面共有機能やチャット機能を用いて、通常の営業会議同様、資料を用いた会議をオンライン上で行えます。また、Googleの他のサービス、アプリと連携させて使えるため、Googleカレンダーに営業会議の日時を入力しておけば、会議当日にリマインドしてくれるなどの活用の仕方もあります。

ディスカッションツール

ここまで紹介してきたZoomやGoogleMeetはあくまでオンラインミーティングを行うにあたってのインフラ的なツールになります。次に紹介するのは、営業会議の中核を担う「ディスカッション」を効率的に行うためのツールになります。

これらは、オンラインミーティングツールと併用して使うことで、通常の対面型の営業会議同様の質のディスカッションができたり、リアルでの会議でも活用できるツールになっています。

mindmeister

mindmeister

・ツールの特長:

mindmeisterはマインドマップを共有し、リアルタイムで共同編集できるツール。プロジェクトの計画や会議の管理、ブレーンストーミングを行う際に最適です。

通常、手書きでマインドマップを作成すると、スペースが足りなくなったり、位置がうまく揃わなかったりするもの。しかし、mindmeisterでは自動で項目の位置を調整してくれるため、整理されたマインドマップを作成できます。

MindMeisterを使えば、営業会議の議題項目を整理できます。画像や文書などの資料をマインドマップ上に一つにまとめ、営業会議前にメールで共有できます。また、営業会議中にマインドマップにコメントやメモをリアルタイムで書き込めるため、活発なディスカッションを行う助けとなるでしょう。

ミーティングが終わった後には、メモやディスカッションの内容、決定事項を共有できます。これらはパソコン、スマートフォン、タブレットで同期が可能なため、外出先でも確認できます。

miro

miro

miroはオンライン上で複数人と共同作業できるホワイトボードツールです。普段会議室でホワイトボードを使って行うことを、オンライン上で行うことができます。

マインドマップ作成はもちろんのこと、付箋を貼って図や情報の順番を整理するブレーンストーミング、サービスの設計図、カスタマージャーニーマップの作成などを行えます。さらに、これら全てにテンプレートが用意されているため、誰でも簡単に始められます。アイデア出しの際には、オンライン上で同時に付箋を貼ったり移動させたりと、実際のホワイトボード同様に使えます。

Googleドキュメント

Googleドキュメント

・ツールの特長:

Googleドキュメントはドキュメント、スプレッドシート、スライドなどを共同編集できるオンラインツール。ドキュメントではテキストや段落の書式が簡単に設定でき、フォントも自由に選択可能。無料で誰でも自由にドキュメントを作成できます。

ドキュメントを共有しつつ、営業会議中に思いついたことを参加者が書き込んでいく、あるいはまとめていくことで、進行中のディスカッションの内容を可視化できます。会議終了後、そのドキュメントはそのまま議事録として使用できます。

また、スプレッドシートを共同編集できるようにしておくことで、半期ごとの売上げ報告や売上げ見込みなどを、営業マンそれぞれが入力できます。会議中の資料修正も容易にできるため、ディスカッションに多く時間を割けます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、タスクをリスト化し、進捗状況に合わせて整理を行うツールのことです。期限や各営業マンのタスクを管理することができます。営業会議で決まった事は、実際に実行していかなくては意味がありません。そこで、会議中にタスクを明確化し「誰がいつまでに何をするのか」まで決める必要があるでしょう。

Trello

Trello

Trelloはシンプルなタスク管理ツール。無料プランでタスクを管理するために必要な基本機能は全て揃います。画面が見やすく、使いやすいのが特長です。付箋を貼るように、タスクを「進行中」「完了」と進捗状況をラベリングできるため、簡単に進捗状況を編集・共有できます。

タスク管理ボードは複数人で共有できるため、営業チーム全体のタスク管理を行えます。そのため、会議では最新の進捗状況をオンライン上で確認できます。また、タスクに関わっている営業マンを設定することができるため、会議中に参加者全員の仕事量を把握できます。

Asana

Asana

Asanaの最大の特長はタスク管理画面のレイアウトを2つの形式から選べるところにあります。1つ目のレイアウト形式は、チェックリストを縦に表示し、タスクが終了次第チェックボタンを押していく「リスト形式」。2つ目はリスト形式と異なり、横向きにタスク管理をしていく「カンバン形式」です。

また、有料プランでは進捗状況をひと目で確認できる「タイムライン機能」や、メンバーそれぞれのタスク量を把握できる「ワークロード機能」があります。

定期的に開かれる営業会議でAsanaを使用すれば、各営業マンが抱えるタスクの進捗状況を簡単にチェックできます。また、Googleカレンダーに同期できるカレンダー機能が搭載されているため、タスクと関連した予定が会議中に決定した際、すぐに予定を入力できます。

ファイル管理ツール

営業会議の中で共有された資料や議事録は、会議後にいつでも見られるようにしておくことが大切です。そうでないと、会議のたびに前回の進行状況の確認が必要になり、議論が滞ってしまいます。

ファイル管理ツールを使用していれば、会議参加者全員が関係資料を共有できている状態を保てるため、資料の確認に時間がかかりません。ファイル管理ツールは、営業会議のスピードを早めるためにも必要なツールだと言えます。

Googleドライブ

Googleドライブ

Googleドライブは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。Googleアカウントを取得して使用すれば、無料で15GBのストレージを使用できます。

また、企業向けグループウェア「G Suite(ジースイート)」に有料でアカウント登録すれば、容量は30GBに拡大。Googleの他のツールとの連携も簡単に行えるため、Gmailなどを使って簡単にドキュメントや画像データを共有できます。

box

box

boxは、国際的なセキュリティ規格をクリアしている、セキュリティ重視のストレージツールです。その容量は無制限。ExcelやOutlookなどのソフトと連携できます。セキュリティを重視したい場合にお薦めです。

Dropbox

Dropbox

 Dropboxは、ドロップボックス社が提供するオンラインストレージサービスです。無料容量は10GB。動画や画像の重いデータも管理しやすいのが特長です。スマートフォン・タブレット・パソコンからデータにアクセスできます。

ファイルに直接コメントを残すことができ、さらにタスクを割り振ることもできます。古いバージョンの文書ファイルの復元ができるのも特長の1つです。

営業会議の効率化のためにオンラインツール導入するためには

10のオンラインツールを見てきましたが、どのツールもただ導入するだけではなく、会議に合わせた使い方をしなければ十分な効果は発揮できません。そこで、まずは現在の営業会議で非効率だと思う部分を洗い出しましょう。その非効率な部分を、「オンラインツールで効率化できないか」と考えていくことが重要です。

例えば、リアルでの営業会議では、議論が活発であったのに、オンラインになってからは、なかなか話し合いが進まなくなったといった課題であれば、ディスカッションツールを活用してみたり、案件管理シートは営業マンごとに管理していると売上げ予測もたてづらいため、クラウド上でのドキュメントツールを使って管理していくなどが挙げられます。

まとめ

営業会議はできるだけ効率的に行い、営業活動に時間を割きたいところ。現在の営業会議に非効率なところがあれば、本記事で紹介したオンラインツールを活用し、会議の効率化をはかってみてはいかがでしょうか。

オンラインツールの活用に抵抗がある人もいるかもしれませんが、導入時にコストがかかるツールは少なく、使い方も分かりやすいものとなっています。最初から抜本的に会議のやり方を変えるのではなく、部分的にオンラインツールを導入しながら、段階的に効率化を試みましょう。

チームの成員全員がツールを上手く使いこなせるようになれば、営業会議は効率化し、営業活動にあてられる時間は増えます。一方で、その時間を有効に使えているかはその営業マンのスキル次第。「営業スキルチェックシート」では、数分で営業マンのスキルをチェックできるので、ぜひご活用ください。

    営業スキルチェックシート

佐原 業平(さはら なりひら)

中央大学商学部を卒業後、2016年に新卒で株式会社コンベックスに入社。 新規開拓営業を経験した後、eBook・セミナー・研修のコンテンツの作成に従事。 そこで培った営業とマーケティングの知見を生かし、「セールスハックス」の運営に取り組む。 経営者から営業マンまで、ビジネス現場を理解したお役に立てる情報を発信。

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