みなさんは週に何時間社内会議を行っていますか？
パーソル研究所の調査によると、メンバー層で3.1時間、係長級で6時間、部長級で8時間を毎週社内会議に費やしています。また、企業規模が大きいほど管理職の会議時間が増える傾向にあるそうです。
また、マイナビの調査では、仕事上で会議に出たことがある人のうち77.2%が、出席した会議が無駄だと思ったことがあると回答しています。
営業パーソンの場合は、社内会議よりも商談が本業となります。生産性を上げるために社内会議を減らしていくことは、売上げ拡大のためにも大切です。
今回は、無駄な社内会議をなくすためのポイントをチェックリストとしてご紹介します。
無駄な社内会議をなくすためのポイント
1. 目的は？
当たり前のように感じるかもしれませんが、目的が決まっていない会議は意外と多いものです。
特に定期的に行われる定例会議などで、開催されることが目的となっているケースが少なくありません。議題がない場合は、その会議をキャンセルすることもいとなわないようにしましょう。
目的と議題が不明確な会議は、開催してはいけないというルールを明確にするのもいいでしょう。
2. 会議でないと決められないこと？
何かを決めることが目的となっている会議は、なかなか減らせないものです。しかし、会議を意思決定の場としてしまうと、スケジュール調整をして会議が成立するまで決定が保留されるというデメリットもあります。
議論や検討に会議が必要と判断をした場合のみ会議を開催することにし、基本的には決定を会議まで待たないように仕事の進め方を変えていきましょう。
3. 準備はできている？
開催したものの、準備が不十分なため効率が悪くなっている会議も多くあります。
目的や議題が周知されてない、会議に参加するために必要な共通認識ができていない、事前に共有されるべき資料が共有されてないなど、準備が不十分なために、すぐに本題に入れないことがないよう、準備をしっかりしましょう。
準備が必要なのは開催者だけではありません。会議に出席する場合も、事前に目を通す資料があるのか、発表が必要なのか、その議題についての意見や立場をまとめておくなど、さまざまな準備が必要です。
4. 進行役は誰？
進行役がいないと、対立した意見がある場合は会議が進まなくなったり、会議の目的が達成されないまま時間切れとなったり、決定事項や次のアクションの確認など、会議のまとめがされなかったり、会議が着地点を失います。
せっかくの会議が無駄にならないよう、開催者の場合は必ず進行役を決めておきましょう。
5. どれだけ短くできる？
会議は1時間で設定されることがほとんどでしょう。その時間の中でどう進めていくかという発想で各議題にかける時間を決めていませんか？
持ち時間をどう使うかではなく、その会議の目的を達成するために必要な最短時間を考えるようにしましょう。
6. 時間を5分単位で考えている？
30分、1時間などのキリのよい時間で会議を行うのも慣習的なものです。
会議に本当に必要な時間を考えると、キリのいい数字にはならないはずです。5分単位で考え、15分、20分など短い時間の会議を設定することの抵抗感を手放しましょう。
1時間で設定をしていても、早く終わった場合は雑談などせずに会議を終了することも大切です。
7. 出席する必要がある？自分の役割は？
会議に呼ばれたからといって、必ず出席する義務はありません。なぜ出る必要があるのか、自分の役割は何なのかを明確にして出席しましょう。
呼ばれた会議には必ず出るのが当たり前になっている場合、欠席することは勇気がいるでしょう。営業活動を優先させるため、つまり売上げ向上のために、出席する会議は吟味していることを上手にコミュニケーションしていくことも必要になるでしょう。
8. 関係ない人が呼ばれていない？
全体会議でない限り、会議に本当に出なくてはいけない人は、実際は少ないはずです。会議に貢献してくれるか、発言する可能性があるかどうかで人選をしてみましょう。
会議の適正人数は4〜6人と言われています。最大でも８人におさまるようにしましょう。
9. コストをかける必要がある？
会議にもコストがかかっています。［ 時給×人数×時間 ］でどれくらいのコストがかかっているのかを試算し、そのコストをかける必要があるのかどうかを考えてみましょう。
10. メールや電話で済む？
情報共有だけであればメールで済むでしょう。
会議が必要なのは、反応、フィードバック、議論、決定が必要な時ですが、メールや電話で済む場合もあります。チャットツールを活用するのもいいでしょう。
会議が必要と判断した場合も、事前にメールで情報を共有しておくと会議を効率化できます。
まとめ
オンライン会議の普及により、会議開催のハードルが低くなり、出席可能な会議数が増えているというも言われています。 すぐに会議の数を減らすことは難しいでしょうが、新しく開催される会議については、本当に必要かどうか考えてみましょう。
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