営業メールを上手く作成してアポイントにつなげ、売上げを伸ばしていきましょう。
かつての新規開拓営業はテレアポや飛び込み営業、FAXやダイレクトメールなどが主流でしたが、今やIT技術の進化によって営業スタイルも変わりました。営業メールを「種まき」として活用する手法が効果を上げています。
そう言われても「営業活動でメールも活用しているがいまいち効果が出ない」「どのようなことに気をつけて書いたらいいかがわからない」という営業マンの方もいるかも知れません。
本記事では営業メールの効果を最大化するポイント、営業メールのデメリット、営業メールの例文をご紹介します。
営業メールとは
営業メールとはアポイントの設定やフォローによる案件の成約を目的とするメールです。内容は商品・サービスの案内、自社開催セミナー、展示会の出展情報の告知などが一般的です。
皆さんも仕事やプライベートで、営業メールを受け取ったことがあると思います。展示会や異業種交流会などに出ると自分も外部の方のメールアドレスを収集できますが、逆に自分のメールアドレスが外部に広がるので、他社の営業マンと営業メールを送受信しあうこともあるでしょう。
朝、出社してからメールボックスを開くと、あなたの受信ボックスに何通かのメールが受信されています。見慣れた既存クライアントに混ざって見知らぬメールアドレスからのメール。そのメールを開くでしょうか？それとも開きませんか？どのような営業メールなら開こうと思うでしょうか？「営業メールを受け取る側」になって考えてみることが大切です。
営業マンなら、ぜひ送信した相手にメールを開封して欲しいはずです。営業メールとは見込み客や既存のお客様に対して、メールタイトルで関心を惹きつけて開封してもらったり、本文に目を通して商品・サービスに興味をもってもらい、最終的に問い合わせの機会に発展させることを目的としたマーケティングや営業活動を担うアプローチツールだからです。
なぜ営業メールが大切なのか
さまざまな営業アプローチ手法があるなか、なぜ営業メールが大切なのでしょうか？
一般社団法人日本ビジネスメール協会の2019年の調査によると、ビジネスマンのコミュニケーション手段はメールが第1位です（97.46%）。ビジネスチャット、SNSなどの新たな連絡手段が増えているものの、フォーマルなツールとして認められているのはやはりメールなのです。
引用：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査【2019】
しかも、営業メールは電話や飛び込み営業ほどには迷惑がられず、営業マンにもあまりストレスがかかりません。さらに交通費や電話料金などのコストを節約できるメリットもあります。
営業マンが、日々メールをやり取りする相手との関係性はさまざまでしょう。
- Web上で見つけた企業のまったく面識のない担当者
- 知人を介して紹介された担当者
- 面識はあり、初回の訪問や商談は終わっている
- すでに契約が成立している
- 既存顧客として長く良好な関係を築いている
状況は異なりますが、どのような親密度や関係性の相手に対しても営業メールはコミュニケーションを深める活動をしてくれます。関係性のパターンに応じて文面を工夫すれば、直球だけでなく変化球を投げることもできますし、距離感や間合いも調節できます。
新規の営業だけでなく、日常的な連絡業務、見積書や資料の送付、お礼やお詫び、他あらゆるビジネスシーンで活躍してくれる営業メールは、営業マンにとって自分の手足となって活動してくれるまさに「もう1人の営業マン」なのです。
営業メールの3つのデメリット
営業メールは誰にとっても扱いやすいツールです。しかし、メール独特のデメリットがあることも事実です。ここでは、どのようなデメリットなのかを詳しくご紹介します。
1. 「開封」のハードル
営業メールは「開封されて読まれないと意味がない」という点がデメリットです。どんなに時間をかけて文章を作成して送信しても、タイトルが相手に刺さらず開封されなければ、時間をかけて丹念に作り上げたメールの内容が日の目をみることはありません。
米国のConstant Contact社の2019年の調査では、メールの開封率は業界によって異なるものの10～30％といったところです。また、Hupsot社の「【2020年版】営業活動の改善に役立つ73の衝撃的な統計データ」によると、営業メールの開封率は24％です。営業メールについては「7～9割は開封すらされない」という心構えで送信する必要があるでしょう。
開封するタイミングもあくまで相手次第です。あとで読もうと思って忘れられることもあれば、開封した時点ではすでに送った情報が古くなっている場合もあります。電話と違ってリアルタイムに内容を変えることができない歯がゆさがあるツールです。
2. 「関係性」の難しさ
営業マンはリアルで初対面のお客様にどのように話しかけるでしょうか？初対面でも丁寧な人、初対面なのに馴れ馴れしい人、初めて会うけれどなんだか話しやすくすぐに打ち解けられる人と、人には色々な個性があります。
営業マンであれば面と向かって話していれば相手の個性をすぐ察知して、上手く温度感を調整したコミュニケーションをとることができると思います。ところがメールは、「受信した相手が読んだ時のタイミング」や「その時の相手の気持ち」に応じて受けとめられ方が変わることがあります。
かしこまった文章を「きちんとした会社だ」と感じる人もいれば「なんだか固そうな会社だな」と受け取る人もいます。
親しみを込めることをねらって書いたカジュアルな文章を「話しやすそうな担当者だ」と好意的に受け取る人もいれば、「なんだこの担当者は、仕事なのにこの言葉遣いはなんだ！？」と怒ってしまう人もいます。
コーネル大学の研究によると、メールは音声での伝達成功率73.1％に対し56％しか感情を伝えられないそうです。それにもかかわず人はメールの内容を「正しく伝えられている」と過信することも実験で証明されています。
営業メールは笑顔や声のイントネーションが使えないため、誤解が生まれやすいツールです。相手との関係性を踏まえて、細やかに気を配って文面を作成しなければならない難しさがあることを知っておきましょう。
3. 文章が残ってしまう
メールは送受信の記録が残ります。だからこそ便利なのですが、もしおかしな文章や誤字脱字がある営業メールを送った場合でも、メールはそのまま相手の受信箱に残ってしまいます。
たった一文字の間違いでも「この会社はおかしいんじゃないか？信用できないかもしれない……」と判断するお客様もいます。稀にSNSでアップされて拡散されてしまう例も出ています。うっかり金額や納期の入力ミスなどをしてしまうと大ごとに発展する可能性もあります。
簡単なツールな故に、つい気をぬいてミスをしがちなツールでもあるのです。いつも会社を代表してメッセージを出しているという意識を持つことが大切です。
営業メールの効果を最大化させる3つのポイント
ここでは、営業メールで成果を上げるためのノウハウを紹介します。紹介するポイントをチェックしながら営業メールを作成してみてください。
1. 件名の重要性
営業メールの件名が「ついクリックしてしまう」ものになっているとメール開封率を上げることができます。
送信したメールが相手に読まれるまでの行動は、以下の2パターンのどちらかです。
- 受信箱を開く → タイトルを読む → 開封する
- スマホやパソコン画面に送信元・メールタイトル・最初の何行かが通知される → 通知をもとにメールを開封する
大抵の人は、ちらっと件名を見て瞬時に読むか読まないかを決めます。営業メールはとにかく件名が重要になります。
営業の文脈からは逸れてしまいますが、ハッキングメールや架空請求メールがなくならないのは件名が巧みだからです。「ハッキングされています！今すぐパスワードを変更してください！」というタイトルのメールを受信していたら、ついドキッとして開いてしまう人が多いのです。
営業メールの件名においては、見込み客にとって気になる内容を簡潔にわかりやすく表記する工夫が必要です。また、基本マナーとして件名に社名・営業担当者名を入れましょう。
営業メール件名のポイント
- タイトルは短く15～20文字くらいにする（スマホで読みやすい）
- 必ず社名・担当者名を入れる（〇〇株式会社｜山田）
- 相手が関心を持ちそうな内容（願望、課題）を入れる
例1：4月リリース新〇〇システムのご紹介｜〇〇株式会社｜山田
例2：テレワーク導入無料5月セミナーのご案内｜〇〇株式会社｜山田
例3：〇〇のお見積書をお送りします｜〇〇株式会社｜山田
例4：4月15日打合わせでいただいた課題について情報提供｜〇〇株式会社｜山田
2. 一文目をカスタマイズする
営業メールの一行目はメールを開く人にあわせて個別化（カスタマイズ）しましょう。例えば、下記の2つの文章はどちらが自分のために作ってくれた文章だと思えるでしょうか？
- 「夏ですね。とても暑い日が続いて外回りの営業が大変な季節かと思いますが、いかがお過ごしですか？」
- 「そちらの京都市では先日、この夏の最高気温が計測されたとニュースで拝見しました。外回りの営業は暑くて大変かと思いますが、いかがお過ごしでしょうか？」
最初のメールは「みんなに送っている営業メールですね。削除」と思われやすい文章です。毎日多くのメールを受け取る人、判断が早い人、不要なメールをためたくない人は最初の1文目で自分に関係ないと思えばすぐ削除します。
一方、2番目のメールはメール受信者の状況に対する思いやりがあり、好印象を与えることが多いでしょう。お客様のことを理解しようという姿勢が行間から伝わってきます。
現代社会ではお互いが会う前の第0印象を重要視する動きがあります。SNSやメールの文面で営業マンの人柄も測られます。「メールの件名」「メールの1文目」は営業マンの第0印象、第1印象となる部分ですので、送信相手に応じてできるだけカスタマイズすることが大切です。
3.本文は簡潔にまとめる
営業メールはメール本文を完読してもらうことをゴールにしましょう。
まず、長い文章は読みづらいです。メールを作る側はつい熱が入って長い文章を書いてしまうこともあります。もちろん、その長いメールが心を打つこともありますが、多くの場合、ビジネスパーソンは長い文章を完読するだけの時間や余裕がありません。
テレビや新聞や電車広告で、長い文章をかくかくしかじかと綴っている広告があるでしょうか？あまり見かけないはずです。「短いキャッチコピー」+「簡潔な本文」を意識してください。読む努力をしなくても相手の目に飛び込む文字量やレイアウトが理想的です。また、新規で送る営業メールの場合は初メールである旨も明記して早い段階で安心してもらうことが大切です。
何より一番重要なのは、商品・サービスの長所や実績も1～2行でアピールして、「お客様にとってのメリット」を明確にすることです。最後に、結びの挨拶と送信者署名をいれます。
営業メール本文のポイント
- 新規メールの場合は初めてメールを送る理由を明記
- 短い段落（2～3行で改行する）
- 箇条書きを活用してポイント部分を目立たせる
- 興味を引くような事例や実績データも1～2行入れる
例1：「当社は～分野において多数の成功事例があります」
例2：「当社の〇システムは～ご購入企業の〇割のお客様にリピートいただいています」
例3：「～中小企業様向けの〇〇ではシェアNo.1です」
営業メール例の紹介
営業シーン別に3パターンの営業メールの文例を紹介します。
1. 初回アプローチ新規（B to Bのみ）
BtoBで使える初回アプローチの営業メールの例です。完全に面識のない相手へ送信することも想定している文章です。
2. お問い合わせ後のお礼メール
先方から問い合わせがあったりなんらかのアクションがあった場合、そのアクションに対してお礼として送信するメールの文章です。
3. 商談後のフォローアップメール
商談など面と向かって話をした後に送信するメールの例です。
まとめ
営業メールの固さや柔らかさ、主張の強さや弱さは業界によって適切な温度感が異なりますが、「この人のために」と作った営業メールはお客様も「ああ、これは自分のために作ってくれたメールだな」と気付くものです。同じ内容のメールを多くの人に一斉に送ることが多くなっているなか、相手への気配りや配慮のあるメールは、お客様との心理的距離を縮めてくれます。
「営業マンの営業活動をより楽にする 営業シーン別 営業自動化のヒント」では、営業活動で感じるお悩みに合わせて営業の自動化の方法について解説しています。特に、営業メール送信の自動化の仕組み作りのヒントになりますので、ぜひご覧ください。
