ここ１、2年で、ビデオ会議やWeb会議を使った会議や商談をする機会が増えていませんか？
シード・プランニングの調査によると、国内のビデオ会議、Web会議、音声会議などのビデオコミュニケーション市場は、2017年の497億円から2020年には680億円まで拡大すると予測されています。
場所を選ばずに、参加者がそれぞれ最も都合のよい場所から参加ができるのがWeb会議のメリットですが、対面の会議のように場の雰囲気を察知しづらい面もあります。
電話の場合は情報が音声だけになりますが、回線が安定していること、電話というツールへの慣れから、電話での会議や商談の方がテンポよく話が進むと感じる方もいらっしゃるでしょう。
Web会議にはWeb会議ならではのコツやマナーがあります。
今回は、今後営業現場での活用シーンが増えていくWeb会議を成功させるコツを紹介します。
1. 接続テストを行う
初めて使う場合は、必ず接続テストを行います。
参加者にも事前に接続テストの情報を送りましょう。
Web会議に不慣れな方もまだまだ多いので、余裕を持ってテストができるよう、早めに情報を送るようにします。
相手がどの程度Web会議に慣れているかがわからない場合は、事前に断りなくWeb会議に招待するのは避けた方が無難です。
使用するイヤホンやヘッドセットを変えたり、いつもとは違うネット環境で接続したりする場合は、慣れているシステムでも改めて接続テストを行うと安心です。
参加可能人数、画面共有、ミュート、チャットなど機能についても確認をしておきましょう。
2. 接続トラブルに備える
準備をしていてもさまざまな不測の理由から、接続に問題が出てしまう場合があります。
その際にすぐに状況を知らせられるよう、メールや電話、チャットツールで参加者に連絡が取れるようにしておきましょう。
Web会議のツールによっては、電話で参加ができる場合もあります。
電話での参加方法も手元に準備をしておきましょう。
3. 議題を共有する
自分が主催する場合は、必ず事前に会議の目的と議題を共有します。
資料を添付する場合は、事前に目を通してほしいものなのか、会議の時に使う参照資料なのかを明確にしましょう。
4. 事前に議題や資料に目を通す
自分が参加者の場合は、会議の目的を理解し、必要な資料に目を通します。
事前に共有しておきたい資料があれば、主催者に共有を依頼しましょう。
会議で意見やフィードバックを求められる場合はその準備もします。
ただ参加するだけでいい会議なのか、準備が必要な会議なのかを見極めましょう。
5. 使う可能性がある資料がすぐ出るようにしておく
会議で使いたい資料がある場合は、デスクトップに保存したり、最小化した状態にしたりして、すぐに出るようにしましょう。
必要なスライドのみのファイルを作ったり、必要な部分をスクリーンショットしておいたりすると、スマートに資料を見せることができます。
6. 早めに参加する
対面での重要な会議には、少なくとも10分前には到着するようにしているはずです。
Web会議に慣れると、ギリギリに接続するようになるものですが、早めに参加する習慣を忘れないようにしましょう。
7. 録画する
参加者が多い重要な会議の場合は、極力録画をしましょう。
欠席者や接続トラブルがあった人に後で簡単に共有できます。
8. カメラはオンに
接続を安定させるためにカメラをオフにしたくなりますが、カメラは極力オンにしましょう。
参加者の距離感が縮まりますし、ちゃんと聞いているというアピールをすることもできます。
9. 誰が参加しているかを明確にする
電話から参加している人もいるため、冒頭で誰が参加しているかを共有しましょう。
音声のみで参加している人が多い場合は、画面共有を行わない方がよい場合もあります。
会議の場を読み、最適な進め方を冒頭で判断しましょう。
10. マルチタスクをしない
ビデオをオフにすると、メールに返信したり、他の作業をしたりしながら参加することも物理的に可能です。
対面の会議ではしないことはWeb会議でも行わないようにしましょう。
パソコンが目の前にあるとつい他のことが気になってしまいますが、不要なアプリやソフトウェアは閉じておく、通知をオフにするなどして、マルチタスクはできないようにしておきます。
11. 参加者に呼びかける
Web会議では、必要最小限のことしか発言しない傾向があります。
そのため、適宜質問の有無や意見があるかどうかを呼びかけるようにしましょう。
12. 最後にまとめる
Web会議では終わりがはっきりしないこともあります。
最後に決まったこと、合意に至らなかったこと、次のアクションなどをまとめた上で、会議を終了しましょう。
終了後、できるだけ早いタイミングで、まとめの内容をメールで送ることも習慣にしましょう。
今回は、Web会議を成功させるコツについてお伝えしました。
テクノロジーにより、今まで対面で設定していた会議をWeb会議で簡単に行うことができるようになりました。
時間やコストも大幅に削減することができるものの、対面会議と同じ情報量を期待はできません。
Web会議を最大限に活用するために、しっかり準備をするようにしましょう。
ツールの選び方についての注意点は「意外と大変！ウェビナーツールの選び方」を参考にしてみてください。
