アポイントとは?効果的なアポイントの取り方のコツ

アポ 取り 方

「月間のアポイント数をもっと上げたい」「契約に繋がる見込み度合いの高いアポイントを獲得したい」。これはどのような営業マンでも考えたことがある目標であり、課題ではないでしょうか?

EC業界など低価格で購買頻度の高い商品でない限り、営業マンが売上げを上げていくためには、アポイントの獲得は必須です。営業マンは、「どれだけ多くのアポイントを獲得できるか」と「どれだけ良質なアポイントを獲得できるか」を常に考えながら営業活動を行っているのではないでしょうか?

本記事では、アポイントを獲得するためのコツとして、営業マンのアプローチ手段から実際につながった際に意識するべきコツについて解説していきます。

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アポイントとは

アポイントとは、お客様と商談する機会をもらうことです。多忙なお客様は事前に会う約束をしていないと、なかなか時間を確保することができません。もし集中して仕事に取り組んでいるのに、突然打ち合わせの時間を確保して欲しいと言われたら、あまりいい気はしないかと思います。事前にお客様に連絡をして、商談の時間を調整してもらうことが必要です。

場合によっては、アポイントが取れていない状態でお客様先を訪れてしまうと、礼儀知らずという印象を与えてしまい、その後のコミュニケーションで信頼を構築しづらくなってしまう可能性があります。

事前に「いつ、どこで、だれとどんな用件で会うか」をお客様に合意をもらい、お客様に有益な時間を届けるよう心がけることが大切です。

アポイント獲得方法

アポイント獲得方法は大きく3つあります。それぞれのメリット、デメリットを含めて紹介します。

① 電話にてアポイント獲得

まずは電話にてアポイントを獲得する方法です。お客様に電話で連絡し、アポイントの調整を行います。会話の中でそのお客様の興味・関心に合わせた話をすることができますし、その電話のなかでアポイントの日程調整をすることが可能です。

ただし、電話にてアポイント獲得する場合にもデメリットがあります。それはお客様の予定によって、電話に出てもらえない可能性が高いことです。みなさまも毎日、お客様先への対応や訪問、社内での会議などあるでしょう。もし、商談中に携帯電話に電話が来ても、すぐには出れないかと思います。

お客様も同じように忙しく働いているため、突然の電話に対応できる可能性は高くありません。お客様が電話に出やすい時間を聞き、お客様の都合の良いタイミンングで連絡をしたり、メールでも用件を伝えておき、お客様の空いている時間に折り返してもらうということも良いでしょう。

② メールにてアポイント獲得

メールにてアポイントを獲得する方法もあります。メールにて、伝えたい用件やお時間をもらうことで提供できる価値、候補日時を記載した上で、お客様のメールアドレス宛にメールを送付します。メールの場合、お客様がメールを確認できる時間(=余裕がある時間)にご覧いただけるため、お客様の時間を邪魔せず読んでもらうことが可能です。

メールにてアポイントを獲得する方法にもデメリットはあります。それは日程調整に時間がかかる、または予定を効率よく入れづらいということです。電話の場合、営業マンによる「候補日時の提示」とお客様の「候補日時の了承」が数分の中で終えることが可能です。

しかし、メールの場合は、アポイント日程の調整が1日で終えることが少なく時間がかかります。さらには、ピンポイントの日程では調整が難しいため、複数の日程を提示しなくてはいけません。そのため営業マンが候補日時を一件の調整が終わるまで仮日程として押さえておく必要があり、効率的に営業活動を行うことが難しくなります。

イメージしていただきやすいように具体例を挙げてみましょう。

例えば、4月1日に営業マンがお客様先へ候補日程を3つ入れてメールを送付しています。下記のように一週間の予定が入り忙しそうに見えますが、確定しているのは6件のみです。仮にすべて調整できても一週間に10件の訪問しかできません。このようにメールにてアポイント獲得をする場合、次にアプローチするお客様との日程調整がしづらくなってしまいます。 

営業マンの候補日程①

③ カレンダーツールにてアポイント獲得

最近ではITツールが発達し、ツールを活用した営業活動も浸透し始めています。アポイント調整であれば、カレンダーツールを用いてアポイントの日程調整をする方法も活用されている方もいるのではないでしょうか?カレンダーツールにてアポイントの日程調整をすることにより、効率的な営業活動が可能になります。

メールにてアポイント獲得する場合、候補日時の提示(営業マン)と候補日時の了承(お客様)に時間がかかるため、仮予定だけが増え続けてしまい、結果的にアポイントが効率的に組めないことがありました。しかし、カレンダーツールを活用すると、例えば、Googleカレンダーと連動させてリアルタイムに決まったスケジュールだけが更新されるため、無駄に仮日程だけ増える心配はありません。

先ほどの営業マンがカレンダーツールを導入し、赤色の確定アポイント情報を入力しました。その他の時間を「候補日①」~「候補日⑫」として、カレンダーに登録します。お客様にはメールの文中にカレンダーツールのURLを記載し「この候補日の中からご都合の良いお日にちをご選択ください」という文言を添え、メールを送付します。

営業マンの候補日程②

お客様はこの候補日から好きな時間を選択することで、アポイント日時が確定します。その確定したアポイント情報は確定した時点で更新されます。

営業マンの候補日程③


この機能を利用することにより、同時に複数案件のお客様と予定を調整でき、効率的な営業活動が可能になります。

とても素晴らしいアポイント獲得方法に見えるカレンダーツールの活用ですが、もちろんデメリットもあります。それはお客様の興味・関心度合いが低い場合、日程の登録をしていただくことが難しいことです。電話の場合は、お客様の状況に応じて提案し興味・関心度合いを上げることが可能ですが、カレンダーツールの場合、自発的に入れてもらう必要があるため、興味を持ってもらえるような訴求が大切です。

アポ獲得率を向上させるためのコツ

どんな手段にもメリット、デメリットは存在します。それぞれのメリットを組み合わせて、最適な活用方法を生み出しましょう。アポイント獲得率向上のための事前準備、アプローチ方法、心構えなどをまとめてみます。

① お客様についての事前情報収集をする

お客様のことを知らなければ、適切な提案はできません。お客様も自分にとって良い提案をしてくれると感じる場合はアポイントの時間を取りますが、無駄な時間と判断した場合アポイントの時間はもらえません。まずはお客様にアプローチする前に情報収集を行い、適切な提案ができるように準備をしましょう。

あなたが提案をするお客様はどのような人でしょうか?基本的に提案とは、お客様のなりたい自分(目標・願望)に対してなれていない原因(課題)があり、その原因を解決することです。そのために考えるべきは「お客様はどんな人か」と「目標・願望」、「課題」の3つです。

「お客様はどんな人か」については、BtoBとBtoCどちらになるかにより、考えるべき項目が異なります。BtoBの場合考えるのは、企業情報、役職、業界、業種などです。企業のホームページやIR情報、業界誌などを見て情報を揃えましょう。BtoCの場合は、年齢層、性別、趣味・関心事、住所などを考えましょう。この情報を基にお客様の目標と課題を想像します。

例えば、人材紹介事業を行っているとします。優秀なエンジニアを採用している企業と仮定し、お客様の目標と課題を考えてみましょう。開発会社にて採用を主な業務としている田中さんの目標は3つあります。

A : エンジニアを年間10名採用
B : 離職率5%以下
C : 採用単価を昨年比20%減

ただエンジニアの需要は年々増し、採用が困難になっているようで、田中さん自身もエンジニア採用に課題を感じています。目標に対しての課題としては、

A : 市場の激化により、エンジニアの応募数が確保できない(目標の50%)
B : 優秀な人材が退職(離職率20%)
C : 人材紹介経由のため採用単価高騰(昨年比110%)

という状況です。この3つの課題を解決できるアイディアを提案できれば、そのお客様に合わせた最適な提案の仮説を立てることができます。 

エンジニア採用の課題

② お客様の目標や課題を把握する

立てた仮説の目標・願望、課題が当てはまっているかを確認しましょう。仮説は立てしましたが、実際にその目標・願望、課題があるかはわかりません。お客様とお話する中で実際にニーズがあるかを確認します。

ただ、いきなり「エンジニアの採用が上手くいっていなくて悩んでいませんか?」と言われても良い気持ちにはなりませんよね。信頼できる人だと思わなければ課題は打ち明けたくないものです。

ヒアリング方法には「オープンクエスチョン」と「クローズドクエスチョン」の2つがあり、2つを組み合わせて質問をしましょう。クローズドクエスチョンとはYes、Noどちらかで回答ができる質問。オープンクエスチョンとはYes、Noで回答できずお客様にお話しいただく質問です。信頼関係が築けていない状況ではクローズドクエッションから質問し、オープンクエスチョンに移行いきます。

例)お客様への質問

「先日は弊社WEBサイトから資料ダウンロードいただきありがとうございました。『離職する原因TOP5』の資料をダウンロードいただいたお客様の中で、「離職率が高く悩んでいる」というお客様が多かったのですが、貴社でも同じようなお悩みはありますでしょうか?」

このようなクローズクエスチョンを繰り返した後に、「具体的にどのような状況ですか?」というように、オープンクエスチョンで深堀し、目標と課題を特定しましょう。

③ お客様に合わせた価値を伝えることが大切

目標や課題を把握することができたら、そのお客様に対して、自社のどのような価値がお役に立てるのかを考えてお客様に伝えましょう。ただ電話で「この機能がついています」という機能説明しても相当見込み度合いのあるお客様でないとお時間をいただくことは困難です。機能はあくまでも手段です。しっかりとお客様にとって有益な価値を提供できることを示しましょう。

例えば、お客様が離職率で悩んでいる場合、離職率を減少させる施策、サービスがあればお客様も喜んでいただけます。優秀なエンジニアの離職率減少に役立つ人事制度変更のコンサルティングを提案することで、お客様に喜んでもらえる可能性が高まります。

④ メールと電話の組み合わせを活用す

お客様とお話しできてからの話をしましたが、お客様とコミュニケーションをとる機会がつくれなければ意味がありません。そのためメールと電話、カレンダーツールを活用したアプローチを考えましょう。

メールと電話の組み合わせ

前述した各手法のメリットデメリットをまとめると、上記のようになります。それぞれのメリットを活かしてアプローチしましょう。お客様のご都合に合わせて見てもらえるようにメールを送り、興味関心度合いを上げるためには電話を利用します。メールで完結できる場合には、日程調整カレンダーツールを利用し効率的なアポイント調整を行います。

具体的な例としましては、まず電話にてアプローチします。本人が電話に出た場合はそのまま用件を伝え、日程調整を目指しましょう。本人が出ない場合は、次回電話がつながりやすい状況を作ります。まずBtoBの場合、受付の方に「メールにて連絡しますので、メールをご確認ください」と伝言をお願いしましょう。BtoCのように直接ご本人の携帯電話に連絡した場合は、留守番電話に上記内容を残しましょう。

その伝言、留守番電話に残すメッセージの中には含めるべきポイントは3つあります。それは「電話をかけた理由」「お役立てできるポイント」「次回のステップと連絡先の明示」です。

まず、知らない人から用件がわからないまま電話があると身構えてしまうものです。そのため今回連絡した理由を伝えましょう。その次にお役立てできるポイントを伝えます。営業マンと話すことによりどのようなメリットがあるかがわかると、次回連絡を取ってみようと考えてもらいやすくなります。最後に次回ステップの明示です。このまま「では、またかけますね」としてしまっては、お互いの都合が合わずずっと連絡が取れない可能性もあります。

例)受付の方への伝言

「先ほどは、〇〇様より弊社WEBサイトの『簡単自己分析シート』を資料ダウンロードいただきまして、ご利用いただくうえでスムーズに利用をしていただける3つのポイントを思いつき〇〇様に連絡いたしました。

〇〇様はご多忙かと思いますので、このあと私からメールをお送りいたしますのでそちらをご覧いただくようにお伝えいただけますでしょうか。」

例)メール・手紙の内容

お世話になっております。
△△人材株式会社の〇〇と申します。

先ほどは弊社WEBサイトの『簡単自己分析シート』をダウンロードいただきありがとうございました。ご利用いただくうえでスムーズに利用をしていただける3つのポイントを思いつき連絡いたしました。

  1. 人生のターニングポイントを振り返る
  2. ターニングポイントの心理状況を深堀する
  3. モチベーションの源泉を考える

ご多忙かと存じますが、すぐにお役立てできるポイントをご共有できればと思いますので、2020年4月2日(水)10:00に再度連絡いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。

私の携帯電話(080-1111-〇〇〇〇)から連絡いたします。上記日程が合わない場合、こちらに連絡いただいてもかまいません。

良質なアポイント獲得のためには営業スキルを高める

アポイントを獲得したいことはもちろんのことですが、可能であれば「良質なアポイント」を獲得したいものです。良質なアポイント獲得のためには、上述したポイントを意識することは大切ですが、営業スキルを高めることも同じくらい大切です。営業スキルとは、アプローチ準備や正しいコミュニケーション能力、提案力などがあげられます。

例え、メールや電話を組み合わせたアプローチの流れを考えたところで、実際にお客様に合った営業のトークであったり、効果的なメールの書き方や情報提供の方法を身につけなくてはアポイントや契約には結びつきません。アプローチ手段を試行錯誤していきながら、同時に営業スキルも高めていくことを意識しましょう。

まとめ

営業マンが必ず身につけたい質の良いアポイントの取り方のコツについて紹介してきました。アポイントを獲得するためには、まずお客様とコミュニケーションができる機会を作らなくてはいけません。電話やメール、ITツールなどを組み合わせて、お客様に合ったアプローチ手段を活用することが大切です。

また、つながったとしてもそのお客様に個別化されていない一般的な話をされたり、商品説明だけで終わってしまって「結局お客様自身にどのような効果があるのか」が曖昧なコミュニケーションをとっていては、アポイントの時間を確保してもらえません。お客様の役に立てることを伝えられるように準備をし、正しく伝えていくことが大切です。

営業スキルチェックシート」では、営業マンが営業活動で身につけておくべき営業スキルをチェックリスト形式で挙げております。アポイント獲得のためにも必要なスキルですので、ぜひチェックリストを確認してみてください。

    営業スキルチェックシート

佐原 業平(さはら なりひら)

中央大学商学部を卒業後、2016年に新卒で株式会社コンベックスに入社。 新規開拓営業を経験した後、eBook・セミナー・研修のコンテンツの作成に従事。 そこで培った営業とマーケティングの知見を生かし、「セールスハックス」の運営に取り組む。 経営者から営業マンまで、ビジネス現場を理解したお役に立てる情報を発信。

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