いそがしい営業マンのための11の時間管理術

効率化 営業マン 時間管理術

営業マンでしたら売上を上げることが大好きなはずです。
売上を上げるのに集中しがちな営業マンが忘れがちなのが、時間は有限ということ。
時間はどう頑張っても増やすことができません。
時間があったらA社にアプローチしたい、Bさんのフォローアップもしたい、営業資料をブラッシュアップしたいなど、歯がゆい思いをしたことがある方も多いことでしょう。
しかし、いそがしい状態はそう簡単には変わりませんので、時間をいかに効率的に使うかしか解決策はありません。
前回は、仕事の優先順位のつけ方についてご紹介しましたが、今回は営業マンのための時間管理術をご紹介します。

1. 時間の使い方を記録する

まずは、自分が今どのように時間を使っているのかを記録しましょう。
無料の時間管理ツールでデジタルに記録してもよいですし、手帳に記入するのでも構いません。
できれば1週間続けた上で見直すのがお薦めですが、まずは1日だけ記録してみて、無駄だった時間、改善をしたいと感じた時間を確認するだけでも大きな前進です。
できればこれを習慣化しましょう。

2. 自分が本当にやらなくてはいけないかを考える

何かをしなくてはならないと思った時に、それは本当に自分でないといけないかを考える癖をつけましょう。
他の人に任せることはできないか、ツールや外部サービスを活用できないかを考えた上で、自分がやるかどうかを決めましょう。
頼む時間や手配が面倒だからと、自分でやってしまうこともあるかもしれません。
しかし、これを続けてしまうと、いつまでも時間が足りないままです。
その時は時間が足りなくなってしまうかもしれませんが、一度他の人に任せる手はずを整えてしまえば、長期的に多くの時間を手に入れることができます。
お金をかけたくないからと自分でやってしまっている場合も、冷静に他の人がやった場合と比較し、費用対効果を考えてみましょう。
その時間で新規の商談が取れれば、あっという間に元が取れてしまうものです。

3. 優先順位をつける

それぐらいやっている、という声も聞こえてきそうですが、どうしても緊急度で優先順位をつけてしまいがちではありませんか?
緊急度と重要度を掛け合わせて優先順位をつけると、意外と「緊急度が高い+重要度が低い」ことに時間を多く割いてしまっているものです。
意識的に「緊急度が低い+重要度が高い」ことに割く時間をあらかじめ予定に入れ、「緊急度が高い+重要度が低い」ことに時間を奪われてしまわないよう、常に気をつけることが必要です。

4. スケジュール調整ツールを使う

営業マンにとって、一番手っ取り早いのが、スケジュール調整ツールを使うことです。
お互いの都合のよい時間を決めるのに、何度もメールを往復させてしまうことはよくあることです。
なかなか時間が決まらないフラストレーションは相手側も同じです。
早く時間枠を押さられれば、仮押さえしている時間も他のアポイントにあてることができます。
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5. 外出する日をまとめる

外出する日をまとめるのも、営業マンにとって取り入れやすく、実感できる効果が高い方法です。
外出日を設定する、内勤日を設定する、エリアごとに外出をまとめるなど、方法はいくつかあります。
自分の都合を優先させるのは申し訳ない…という心理的バリアを取り払い、効率化を目指しましょう。

6. インサイドセールスを取り入れる

訪問型営業から非訪問型営業である「インサイドセールス」にシフトするのは、時間短縮だけでなく、効率化や売上向上などの観点からも、お薦めの方法です。
インサイドセールスとは、主に電話やメール、ウェブサイト、ダイレクトメールなどを用いて、見込み客や顧客に対して営業活動を行う手法です。
特に時間短縮に効果が高いのが、Eメールの活用です。
一度テンプレートとアプローチの流れを決定すれば、同じフォーマットを使えますし、場合によっては一対一ではなく、数多くの見込み客に一度にアプローチすることが可能です。

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7. マルチタスクをやめる

複数の作業を同時並行で行うのがマルチタスクです。
今までは有能で仕事ができるイメージでしたが、最近になって、脳への負担が大きいこと、実は生産性や成果物の質が低くなる、という研究が明らかになってきています。
会議に参加しながらメールに返信するのもマルチタスクのひとつ。
ひとつひとつの作業に集中をする習慣をつけましょう。

8. 同じ作業をまとめる

マルチタスクから、ひとつの作業に集中をするシングルタスクにシフトするのに効果的なのが、同じ作業はまとめるということです。
例えば、Eメールの確認と返信、見込み客への電話など、時間を決めて集中して取り組みましょう。
To Doリストを作成する習慣を作っておくと、作業をまとめるのもより簡単になります。

9. 見込み客のフォローアップのやめ時を決める

見込み客のフォローアップは大切ですが、なかなか決まらない、確度の低い見込み客をいつまでも追いかけるのは時間の無駄です。
必要なフォローアップ回数は増える傾向にありますが、フォローアップをやめるルールを明確にし、その時がきたらスパっと諦めフォローアップ対象から外し、潜在見込み客として育成するプログラムに追加します。

10. 2分以内でできることはすぐにやる

時間術で意外と大切なのが、作業を溜めない、先延ばしにしない、ということです。
そのためには、やるべきことを予定通りこなすことも大切ですが、新しい作業を作り出さないようにする習慣も重要です。
2分以内でできることは今すぐやってしまいましょう。

11. 時間が空いた時にすることを用意しておく

打ち合わせの相手が遅れたり、予定が突然キャンセルになったり、ふと時間が空くことも多いものです。
その時にのんびり同僚と談笑したり、暇つぶしをしたりするのではなく、やれることを用意しておくと、予定よりも多くのことがこなせるようになります。
ここでは特に、つい後回しになりがちな「緊急度が低い+重要度が高い」ことをやりたいものです。

今回は、いそがしい営業マンのための時間管理術についてお伝えしました。
なかなかすべてを取り入れるのは難しいかもしれませんが、どれかひとつやってみるだけでも変化が実感できるはずです。
ぜひ取り入れてみてください。

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川崎 裕介(かわさき ゆうすけ)

慶應義塾大学卒業後、外資系歯科医療機器メーカーを経てコンベックスに入社。プロダクトセールスチームで新規顧客開拓、既存顧客のコンサルティングに従事する傍ら、セミナー企画・運営を担当。現在は「セールスハックス」の運営、「Digima」のプロモーション全般を担当している。

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