いそがしい営業マンにこそ必要な、仕事の優先順位のつけ方

すべての営業マンが、やるべきことに追われていると言っても過言ではないでしょう。
「時間があったら競合の研究をしたい」「もっと時間があったらあのお客様のフォローもできるのに」などと思いながら、緊急度の高い仕事を優先させているのが現状ではないでしょうか。
しかし、それでは緊急度の低い仕事はどんどん後回しになってしまいます。
やることがわかっていても、上手に優先順位をつけなければ、仕事の効果も半減してしまいます。
今回は、いそがしい営業マンにこそ必要な、仕事の優先順位のつけ方をご紹介します。

1. やるべきことをすべて書き出す

まずはやるべきことをすべて書き出してみましょう。
エクセルやワードなどのソフトを使ってもいいですし、ポストイットに一つずつ書いてデスクに貼ってもOKです。
順番などは気にせずに、とにかく思いつかなくなるまで書き出します。

2. やらなくてもいいことを除く

すべて書き出したら、本当にやる必要があるのか、やることを見直します。
初めて行う場合はほとんど減らせないかもしれませんが、気にせず次に進みます。

3. 誰かに頼めないかを考える

外注することも含め、誰かにお願いできることがないかを考えてみます。
例えば、重要な会議のための資料の印刷や製本は外注してしまい、その分の時間を、自分にしかできない新規見込み客へのアプローチに使った方が、売上に貢献できるのではないでしょうか。
社内に手の空いていそうな人がいるけれど、立場上なかなか直接は頼めない場合は、上長を通じてお願いするなどの策を考え、最初から諦めないようにしましょう。
「自分にしかできない」ことだけが残れば完璧です。
「自分でやった方が早い」「頼みづらい」ことが残ってしまいがちですが、それらをなくすのは、自らの壁を越えることでもあります。

4. 期限を入れ、期限順にする

残った仕事に期限を入れていきます。
特に期限がないと思っても、必ず入れるようにしてください。
迷ったら6ヶ月後にするなど、自分でルールを決めてもいいでしょう。

5. 重要度を入れ、重要な仕事の順位を上げる

期限順のままだと、重要であっても期限が遅いものはどうしても後回しになってしまいます。
重要度を追加し、重要な仕事の順位を上げましょう。
または、「緊急度が高い＋重要度が高い」「緊急度が高い＋重要度が低い」「緊急度が低い＋重要度が高い」「緊急度が低い＋重要度が低い」の4つのグループに分けるのもおすすめです。
どうしても緊急度が高いものが先になってしまうので、「緊急度が低い＋重要度が高い」を3回に1回は必ず実施するなどのルールを作ってもいいでしょう。

6. 売上への貢献度を考える

重要度が高いものが並んでしまったら、売上への貢献度を入れます。
想定売上を入れてみると、より明確になります。

7. かかる作業量や作業時間を見積る

ここまで来るとほぼ完成ですが、それぞれについてどのぐらいの作業量や作業時間が必要かまで入れると、スケジュール化することができ、現実性があるかどうかもわかります。
ここで期限を見直す必要があるものも出てくるかもしれません。
また、時間を少し多めに見積もると、不測の事態に備えられます。
時間が空いた場合は「緊急度が低い＋重要度が低い」ことをやると決めてもいいでしょう。