「仕事を抱えすぎて何から手をつけていいかわからない…」「仕事のプロセスが複雑すぎて頭の整理が追いつかない…」「気がつくと残業ばかり…」仕事をしていると一度はこのような悩みを感じたことはありませんか？
日々の仕事の中で、このような悩みを抱えている方は多いかもしれません。営業マンであれば、仕事の進め方が上手いどうかは、顧客との信頼関係にも影響します。仕事の進め方に「才能」はあまり関係ありません。コツを押さえることで、誰もが仕事の進め方を身につけたり改善したりすることができます。
本記事では、仕事を進め方がわからなくなった際に確認すべきポイントや、仕事の進め方のコツなどについて解説します。しっかりと身につけて、仕事の効率化を目指しましょう。
目次
仕事の進め方とは
仕事の進め方とは、自社やお客様から期待されている成果を達成するための方法のことです。あるいは、どのように目標や課題を解決するかとも言えるでしょう。
業種を問わず、効率よく仕事を進められる人とそうでない人がいます。仕事の進め方が上手い人は「段取りがいい人」とも言われます。仕事をする上でうまく段取りができている人は、些細なミスやトラブル、締め切りの期限切れなどをせずに仕事を完遂することができます。
仕事の進め方を身につける重要性
どんなビジネスマンでも「仕事の進め方」を身につけることは重要です。例えば、中小企業の営業マンであれば営業活動や提案書の作成、新規顧客開拓、営業報告など業務は多岐に渡ります。また、上司や部下、外部業者や顧客などの関係者との連携も日々求められることでしょう。
仕事の進め方を身に付けていないと、こうした目の前の業務に追われるばかりになってしまい、仕事が効率的に進まなくなってしまいます。効率が悪くなると業務に遅れやミスが生じやすくなり、顧客に不安を与えてしまいかねません。逆に、仕事の進め方を身につけることで業務は効率化され、成果にもつながることでしょう。
仕事の進め方がわからなくなるよくある事例
仕事の進め方がわからなくなりやすいのは、どのような時でしょうか。
抱えている仕事の種類と量が多い時
仕事には事務処理のようなものもあれば、顧客や業者と連携しながら行うものまでさまざまな種類があります。特に連携が必要になってくると業務の量も増えますし、異なった質の業務も求められます。
抱えている仕事の種類や量が多くなってくると、優先順位がわからず、自らの得意不得意からモチベーションが上がらないといったことも生じます。結果的にどのような順番で、どのように進めていけば良いのかがわからなくなってしまいます。
仕事の進め方が複雑な時
進めている仕事によっては関係者が多く、丁寧な連携が求められるものもあります。仕事を進める際に責任者や他部署との合意を得たり、現場関係者の協力を仰ぐ必要があったりするため、なかなか一筋縄ではいかないこともあるでしょう。
仕事の進め方が複雑な時は、現在の仕事の進み具合いを見失いがちです。目の前の対応に追われてしまい、視野が狭くなってしまい、今どのようなプロセスで仕事を進めているのか客観視できなくなることがあります。
プロジェクトの途中で進め方がわからなくなる時
プロジェクトを進めていると、途中で予想外の問題やトラブルが発生することがあります。大きなプロジェクトであればあるほど関係者の数も増えるため、立場的に快く受け入れてもらえないメンバーもでてくる可能性が高くなります。
ある程度勢いで進めることも大切ではありますが、抵抗感を持っているメンバーを無視して、プロジェクトを進めても最終的にプロジェクト自体が頓挫してしまう可能性があります。
仕事の進め方がわからないときに確認するべき6つのコツ
仕事の進め方がわからなくなったら、以下の6つのコツを確認してみましょう。
目標や目的を確認する
仕事の進め方がわからなくなったと感じたら、まず仕事の目標や目的を確認しましょう。例えば、営業マンが提案書を作成している場合、目的は「顧客から受注をもらうこと」などが考えられます。場合によっては「顧客を満足させるため」や「顧客に納得してもらうこと」といった目標もあるでしょう。
このように仕事の目的や目標を、自分なりに明確にしておくことは重要です。そうすることで、必要な作業と不必要な作業を分けて考えることができるようになり、必要な作業にだけ集中できます。できるだけ具体的に目標設定を行う上で、「SMARTの法則」を取り入れるのも効果的です。
期限を確認する
基本的に、仕事には期限が設けられているものです。期限を守らなければ仕事全体が遅れ、関係者に多大な迷惑をかけてしまいます。仕事の進め方がわからなくなった際に、期限を確認するのは大切なことです。
期限を確認していないと、いつまでも時間があると構えてしまいます。結果的に、効率が悪くなったり、期限ギリギリに追い込まれてしまう恐れがあります。必ず期限から逆算してスケジュールを考えるようにしましょう。
その際、スケジュールにはある程度の余裕を持たせることがポイントです。どれだけ慣れた仕事でも、最終段階になって修正が必要になったり、予測していなかった問題が起こったりする場合は少なくありません。余裕を持たせておくことで、落ち着いて仕事を進めることができます。
仕事の内容をリストアップする
仕事の進め方を見失ったら、まずは思いつくまま抱えている仕事の内容を書き出して見ることも有効です。やらなければいけないことで頭の中がいっぱいになってしまうと、脳の作業スペースがなくなってしまいます。仕事に集中していると、他にやらなくてはいけない仕事を忘れているかもしれません。
仕事の内容をリストアップすることで、現在抱えている仕事を可視化させることは重要です。これにはノートに書き出す、PCのメモ帳やToDoアプリに書き出すなどの方法があります。可視化できることによって「本当に今やるべき仕事はなんなのか」を俯瞰して見極めることができます。
関係者を確認する
仕事には上司や外部業者、お客様など様々な関係者が関わるものがあります。進行中に確認や同意を各関係者に求めることがありますが、関係者の数が多いと混乱してしまいます。
アメリカの心理学者の研究によると、人間が短期記憶で覚えられる対象の数はおよそ7個だと言われています。誰に何をどこまで共有したか、誰がどこまで関わっているか、など関係者情報を整理する必要があるということです。関係者情報を明確化することで、仕事の進め方を考え直しやすくなります。
優先順位を確認する
仕事の進め方がわからなくなっている時は、どの仕事から手をつけていいかわからなくなっています。そんな時はまず、仕事の優先順位をつけましょう。優先順位の判断基準には期限の近さ、業務の多さ・複雑さなどが挙げられます。
優先順位をつけることで、重要な仕事を優先して進めることができ、気持ちに余裕が生まれ仕事の質・効率ともに向上します。もし自分以外の人でもできる、優先度の低い仕事があれば同僚や部下に振り分けることもできるでしょう。
逆に優先順位をつけていないと、期限の早いものばかり進めてしまい、仕事の進捗に偏りが生まれる可能性があります。優先順位は必ず確認しましょう。
ITツールを活用して管理する
ITツールを活用して仕事の管理を行うことで、仕事の進め方を随時確認することができます。例えば営業マンであれば、スケジュールや顧客情報をスマートフォンやタブレットで確認することで、出先でも今後の仕事の進め方を確認することができます。クラウド上で情報を管理すれば、デスク周りに書類などを置く必要もありません。デスクも整理され、仕事がしやすくなるでしょう。
またITツールを使うことで、業務量自体を短縮できる場合もあります。例えば、部署内で「Chatwork」や「Slack」など共通のコミュニケーションツールを使うことによって、報告・連絡・相談を容易にします。名刺管理ツールを使うことで、手動での名刺入力を省くことができたり、プロジェクトに関連している人のリストを容易に作成することもできます。自分にあったツールを使うことで仕事の効率化は進みます。
仕事の進め方を向上させていくためには
仕事の進め方を向上させるためには、まず現状を確認しましょう。非効率的だと思うところ、もう少し改善できそうだと思うところがあれば、改善することができます。例えば、営業マンであれば「事務処理にかかる時間を減らしてテレアポにかける時間を増やしたい」など新たな目標が見つかるはずです。
また、仕事が一通り終わったら、予定通り進んだ点と進まなかった点を書き出ししておきましょう。
予定通りに進んだ点には、自分がやりやすい仕事の流れやリズム、効率化のノウハウを見つけることができるかもしれません。一方、うまく進まなかった点には改善点が見つかるかもしれません。
丁寧に、結果を分析し自分なりの仕事の進め方を確立、向上させることが大切です。
まとめ
仕事の進め方がわからなくなっている時は、仕事の量や難易度など、さまざま要因が影響している可能性があります。多忙であっても、落ち着いて見ることも大切です。一度、客観的に頭の中を整理し、今抱えている仕事をあぶり出してみましょう。
仕事の進め方を向上させるためのコツをいくつか紹介しましたが、それぞれ実践してみて自分に合った方法を生み出す必要があります。また、身近にいる仕事の進め方が上手な人を真似することも効果的でしょう。
「営業ワークフローと営業ツール標準化《実践ガイド》」では、営業活動を見える化し、効率化と強化を図ることができます。ぜひ仕事の進め方の向上に役立ててください。
