データ管理とは?営業マンの成果につながるデータ管理の方法

データ管理

営業マンが売上げとして成果をあげるためには、「営業力」は重要な要素です。しかし、その営業力を強化するために必要なものが「データ」です。お客様が「どのような経緯でお問い合わせをしてきたのか」「過去に自社とどのようなやりとりをしてきたのか」などの情報があるだけで、営業マンはお客様の状況に合わせた提案をすることができます。

お客様の状況に合わせた提案を行うためには、自社でデータを適切に管理・蓄積している必要があります。データが蓄積できていない、体系立って管理されていないと、データを活用してアプローチ先の見込み客を絞り込むこともできません。

本記事では、営業マンが知っておくべき、売上げに繋がるデータの管理方法や活用方法について紹介していきます。

データ管理とは

データ管理とは、顧客情報や企業情報、営業アプローチ情報、商談でのコミュニケーションの記録などの自社の保有する情報を管理することをいいます。これらのデータは、日々のマーケティング活動や営業活動のなかで多く蓄積していきます。

データは、将来のマーケティング活動や営業活動に活用できる貴重な資産になります。日々の活動の中で名刺を放置してしまったり、お問い合わせなどからのリードの情報をそのままにし、管理していない状態ですともったいないです。

なぜデータ管理を行うのか

企業の蓄積しているデータは、リストの購入やマーケティング、販売促進活動、広告など費用をかけて獲得したものが多いと思います。そのため、企業はデータを有効に活用して売上に結びつける必要があります。マーケティング活動や営業活動にもデータを活用できるように管理しておかなくてはいけません。

企業によっては、これまでの商談の履歴やコミュニケーションの履歴があるものの、活用できておらず体当たりの営業活動になってしまっていることも少なくありません。

例えば、マーケティング活動や営業活動を行うに当たっても、ターゲットを絞ることが大切です。BtoBの場合は、従業員数や業種、役職。BtoCでは、年齢や性別、エリアなどを絞ることによって、自社の商品・サービスの価値を感じてもらいやすいお客様に対してアプローすることができます。

この場合も、データが十分にデータが管理されていないと、そもそもニーズがないお客様にアプローチしてしまうことになり、営業活動の効率が落ちてしまいます。効果的なマーケティング活動や営業活動を行うためにも、自社で保有している情報を適切に管理して、活用していくことが大切だといえます。

データ管理の現状と課題

近年、CRM(顧客管理ツール)やSFA(営業支援ツール)がしだいに普及してきていますが、従来のように情報を営業マン個人で管理している企業も多いのではないでしょうか?例えば、個人案件の情報を個人のノートや手帳で管理している。リードやイベントからの顧客情報をExcel上で個人的に管理しているなどが挙げられます。

営業マン個人で管理できていることは良いのですが、営業組織全体で見るとデータがさまざまなところに散在してしていることの課題もあります。営業マンが案件を別の営業マンに引き継ぐ時や1年前に営業マンAさんが対応していたのに、再度お問い合わせがあった際に、その時のコミュニケーションの内容が分からず、初対面の対応をしてしまう可能性があります。

営業組織として、一箇所に顧客情報や商談での記録を残しておくことによって、お客様の過去のやりとりや経緯を遡って確認することができるため、そのお客様に沿った対応や提案ができるようになります。

一方、CRMやSFAを導入している企業でよく聞く課題としては、必要項目への入力が徹底されないことが挙げられます。これには、そもそも運用にあたっての一定のルールが設定されていなかったり、ルールがあっても営業マンが惰性で運用しており記入漏れが多い、さらには確認する人もいないことによって生じることが多くあります。

必要項目への入力には、営業マネージャーがルールを定めて、定期的に確認をしていく必要もあります。しかし、学校法人産業能率大学が実施した「第4回上場企業の課長に関する実態調査」では、調査対象の課長の99.2%がプレイングマネージャーという調査が出ています。多くの営業マネージャーがプレイングマネージャーとして、自分の売上げ目標を追いながらも、データの分析もしていかなくてはいけず、営業マネージャーにもかなり負担がかかってしまうという課題もあります。

データの管理方法

次に、営業部門で行われるデータの管理ツールや方法を紹介します。

データ管理ツール例

Excel

Excelは、すでに多くの営業マンが活用しているかと思います。マス目状で行と列があり、日本語でも数字でも管理することができます。数字は数式を入れたり、グラフに起こしたりすることもでき、データ分析も行いやすいです。さらに、ショートカットキーや関数を駆使すれば、短時間でデータを整理することができる誰もが使いやすいソフトの一つです。

当然、組織の中には苦手意識を持つ方もいるかと思います。データの管理にExcelを使用する際は、Excelを扱うことのできる人が社内にいる状況だと効率よく活用できるでしょう。

例えば、Excelは1つのシートを複数人で共有することができるため、1人が操作を間違えてシートのデータが消してしまったり、1人が使用中の場合は他の人が読み取り専用になり使えないこともあります。Excelの操作を知らない組織で、Excelでデータ管理をする方法やルールを決め、複数人で管理し続けるのは大変なことではあります。

過去にExcelの使用経験がある人が、適宜データの状況を確認するなどを行い、管理することで円滑に活用できるでしょう。

CRM

CRMとはカスタマーリレーションシップマネジメント(Customer Relationship Management)の略です。つまり、顧客との関係を管理するためのITツールです。

ツールにより、使える機能が異なるなど差はありますが、お客様の個人情報の管理や営業マンのアプローチといった営業マンと顧客との関わりを管理することを目的に最適化されたシステムとして構築されています。

システムに従って指定項目を入力したり、編集していくだけなので、Excelで管理シートのフォーマットづくりやルールの作成から始めるような煩わしさもありません。もし利用方法でわからないことがあれば企業のサポートを受けることができます。

SFA

SFAとはセールスフォースオートメーション(Sales Force Automation)の略です。つまり、営業を支援して自動化することを目的としたシステムです。営業活動が見えるようになり、状況や進捗を確認でき、これからのアクションの見通しが立てやすくなります。CRMとは概念的には違いがなく同等の意味で使用される場合があります。

SFAも、データ管理の問題を解消して円滑な営業活動に専念できるために開発されているシステムです。パソコンやタブレット、スマートフォンからも利用できることが多いため、外出が多い営業マンでも場所を問わず確認することができます。

Google データポータル

Google データポータルは、旧データスタジオのことをいいます。Google上で管理しているデータを、数字やグラフなどに見える化してクラウド上で共有できます。Google上で管理しているデータの例としてはWebサイトの分析を行う「Google アナリティクス」などが挙げられます

Googleデータポータルの利点は、中小企業のような小さな組織で単純なデータだけを管理したいとか、全員が使用しているPCのOS(MicrosoftのWindowsやMacのiOSなど)が同じではない時でも利用が可能です。

(※ただし、Gsuiteの有料プランに申し込む必要があります。)

自社にあるデータの活用方法

「データが散在している……」「抜け漏れがある……」ような管理状態では、売上げにつながる活用も分析もできません。そのためには、データをどのように活用したいのか、分析したいのかに合わせてデータを管理していくことが大切です。

データ入力の方法やルールの決定

分析をするためには、できる限り入力項目をテキスト形式ではなくプルダウン形式でデータを入力してもらうように設定しましょう。それにより、計測をしやすくなります。

また、テキスト形式だと入力者の主観や意見が入ってしまうことがあります。データの分析にあたって必要なものは主観の意見ではなくて事実です。もちろん、その時に感じたことや思ったことは大切な情報であるためメモ欄などに残しておくことは有効です。

どうしても自由入力欄に記入する必要がある場合は、数字などで特定の内容を入力するためのルールを決めましょう。例えば、「00:既存顧客」「01:新規顧客」などのように選択肢の冒頭に番号をつけることで、判断しやすくすることもできます。

データ収集に慣れていなかった営業マンが慣れてくると、「Aのようなデータはこう入力したほうがいいのでは?」「Bのような場合はどう入力したほうがいいだろうか?」といった疑問も出てくると思います。そのような疑問や質問は収集しておき、定期的にデータ管理に関わっている営業マンや営業組織内で話し合いを行い改善していくことが大切です。

方法やルールを守る

記入方法やルールは、営業マネージャーが徹底してもらうように現場に落とし込むことが大切です。組織の管理者がルーズに管理し始めてしまうと、当然部下も入力しなくなります。

一見、現在でも忙しい営業マネージャーの仕事が増えてしまうのではないかと感じますが、営業マン一人ひとりが自ら自身の営業活動のデータを管理することができるようになれば、営業マネージャーは営業マンのマネジメントがしやすくなるはずです。

営業マンの全体的な営業活動を俯瞰的に見ることができ、気になった営業活動に対してフィードバック、フィードフォワードを行ったり、案件の詳細を確認するだけでもよくなります。部下の教育やマネジメントの一環としてデータ管理を徹底すると考えても良いでしょう。

これまでデータ管理や収集をしてこなかった場合は

CRMやSFAで情報管理をしていなかった業界の営業マネージャーは、「急にデータ管理と言われても……何をすればいいのか……」と頭を抱える方もいるかもしれません。

そのような場合は、まず現在持っているデータを集め一箇所で管理する必要があります。手段としては、ITツールでも良いですし、Excelでも構いません。これまで営業マンが交換してきた名刺やお問い合わせがあったお客様の情報をデジタル化していくことが大切です。それと同時に、今後入手する情報は必ずデジタル化して管理していくことが大切です。

データの管理は大変ではありますが、日々蓄積されていくデータが将来的にマーケティング活動や営業活動で活用できるようになり、売上げに繋がるかもしれません。まずは目の前の管理できるデータから少しずつ蓄積していきましょう。

まとめ

データ管理は個人の営業マンの営業成績に繋げることができるだけでなく、営業マンを指導・管理する側にとっても重要な要素です。

データ管理運用できるようになれば、報告・連絡・相談が容易になります。営業活動や進捗状況が誰でもわかるように把握できるようになり、意思疎通の齟齬も減り、コミュニケーションにかかる時間も減りもっと有益な議論や会議に時間を割くことができるようになるのです。

データの管理や利用を前提に管理されていない業界や営業部はたくさんあります。また、すでにあるデータが全て紙ベースで保管されていたり、「営業日報」などと文章で営業マンに書いてもらう企業も少なくありません。

しかし営業部が重視すべきは、日々の数字結果や、結果に繋がる見込客への接触数など数字です。データ管理の重要性に理解し、チームとして最大の結果に繋がるようなデータ管理方法を見出しましょう。

本当に使える、意味のある営業活動KPI集」では、営業組織が管理するべき指標(KPI)を営業シーン別に紹介しています。データ管理の参考として、ぜひご覧ください

    営業KPI

戸栗 頌平(とぐり しょうへい)

B2Bマーケティングを幅広く経験。外資系ソフトウェア企業の日本支社立ち上げを行い、創業期の全マーケティング活動を責任者として行う。現在、東京と海外を行き来しながら場所にとらわれない働き方を通じ、日本企業のマーケティング支援の戦略立案から実行までの支援を行なっている。

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