皆さんは自らの仕事の効率を振り返る機会はありますでしょうか？「真剣に取り組んではいるもののなかなか仕事が進んでいない……」「業務が終わらず残業が続いてしまってる……」そのようなお悩みを抱えていましたら、一度立ち止まって仕事の効率を見直してみる必要があるかも知れません。
営業マン個人の仕事の効率が向上することは、組織の生産性向上にもつながります。そのため仕事の効率化は組織にとっても大きな課題の一つだと言えます。
本記事では、仕事を効率的に行うために意識するべき具体的なポイントをご紹介します。より効率よく仕事を行いたいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。
仕事の効率化とは
仕事の効率化とは、成果を出しながらも業務を可能な限り短時間、あるいは最少の工数により遂行する事です。仕事が効率的に行われていない場合、3M（ムリ・ムダ・ムラ）の要素が関わっているとされています。仕事の効率化を実現するためには、この3Mを取り除くことが重要です。それぞれどのような要素なのか見ていきましょう。
まず「ムリ」とは、能力に見合わない仕事を担っており、負荷がかかり過ぎてしまっている状態のことを指します。例えば、スタッフのスキルや経験が不足していて完遂できない仕事やスケジュールが短すぎて達成が不可能な仕事、また一人では抱えきれない膨大な作業量を要する仕事などが挙げられます。
「ムダ」は2種類の意味があります。1つは「議題が特にないのに日課として行われている会議」など目標達成に結びつかない業務のことを指します。もう1つは、スタッフの能力に見合わない簡単な業務が割り振られることにより、時間を持て余している状態のことも指します。
「ムラ」とは、あるときは非常に忙しいが、別のときは時間を持て余してしまうなどの「ムリ」と「ムダ」の間を行き来しているような状況のことを指します。
業務を行ってるとどうしても気づかないうちにこの３Mを生み出してしまいがちです。常に、目標に向かって、自分の能力に見合った業務を行っているのかを意識することが大切です。
仕事の効率化がなぜ大切なのか
現代において、なぜ仕事の効率化が大切なのでしょうか。仕事の効率化が叫ばれる背景として、人口減少による人手不足問題が挙げられます。
みずほ総合研究所株式会社の予測によれば、2016年から2065年の間に労働力人口は4割も減少するとのことです。4割も労働者人口が減少すると、その分一人の労働者が行う業務量が確実に増えます。こうした状況などを受けて、現在日本では厚生労働省により「働き方改革」が進められ、長時間労働にも規制がかかっています。
増えていく業務量を限られた労働時間内で行っていくためには、短い時間で生産性を高める必要が生じているのです。
仕事の効率が良い人と悪い人の違い
仕事の効率が良い人と悪い人には、それぞれどのような特徴があるのでしょうか。違いを見てみましょう。
仕事の効率が良い人の特徴
仕事の効率が良い人の特徴にはどのようなものが挙げられるでしょうか。第一に、仕事の全体像を把握していることです。仕事の全体像とは、ゴールに向かって「何を」「いつまでに」行うべきなのかを把握することです。それにより、計画的に仕事を進めることができます。
同時に、全体像を把握できていれば、関係者との連携も可視化でき、自分が行う仕事が他のメンバーの仕事にどう影響するか考えることができます。チーム間で業務を分担して行う際も段取りよく円滑に仕事を進めることができるのです。
全体像を把握していることは、仕事の優先順位付けがしっかり決まっている状態であるとも言うことができます。仕事の「緊急度」と「重要度」を見極め、最もその度合いが高いものから仕事を行っていきます。
仕事の種類には、提案内容やプレゼンの内容などの「集中して考えなくてはいけない仕事」とメルマガの配信設定などの「作業的に行う仕事」に分けることができます。頭の回らないときや疲れているときに、集中して考えなくてはいけない仕事は効率が上がりません。そのようなときは、作業的な業務を行い、頭がすっきりしている際に集中して考えるなどの工夫も大切です。
最後に、「一つの仕事をいくつかの細かい業務に分割して行っている」ことも特徴の一つとして挙げられます。
例えば、お客様に営業をかける際でも、
- お客様の事前情報を収集する
- お客様の課題の仮説を立てる
- 実際にアプローチしてみる
- ヒアリングした内容を元に提案書を作成してみる
- お客様との商談に臨む
のように、行うべき業務を細分化することができるはずです。
このように一つの仕事を細かい業務に分けることで仕事の抜け漏れが抑えられ、効率的に仕事を進めることができるのです。
仕事の効率が悪い人の特徴
仕事の効率が悪い人の特徴には、どのようなものが挙げられるでしょうか。
まず、「こだわりすぎてあれこれ悩んでしまい仕事が進まない」ことがあります。完璧主義者とも言えるかもしれません。大抵の場合、アイデアや発想を必要とする業務を担当する際にこうした「こだわり」は発生しがちです。もちろん、仕事によってはこだわりが必要とされる場合もありますが、こだわりを重要視するあまり期日に間に合わなければ意味がありません。
このように一つのことにこだわりすぎるのも、仕事の効率を悪くしますが「気が散ってしまいだらだら仕事を行ってしまう」場合も効率を悪くします。気が散っていると、集中して業務を行うことができません。
また、「仕事の優先順位付けができていない」という特徴もあります。基本的に人間は一度にいくつもの仕事を抱え込むと頭の中で優先順位付けができず「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と気が散ってしまいます。同時にいくつも考えるのではなくて、一つのことを短時間で集中して終わらせて、次の業務へと進めていくことで効率を上げることができます。
優先順位付けができないために「周囲の都合に左右され、計画通りに仕事を行えない」特徴も出てきます。自分が現在抱えている仕事にかかる時間を正しく把握できていないために、自分の業務量を超えた仕事を周囲の人から引き受けてしまうのです。
こうなってしまうと仕事の効率がどんどん悪くなります。ここで陥ってしまうおそれがあるのは「問題を自分一人で解決しようとするが、解決出来ず立ち往生してしまう」ことです。責任感が強いのは良いことですが、自分一人で解決できるものには限界があるのも事実です。
仕事の効率化を向上させる方法
仕事の効率化を向上させるにはどんな方法があるでしょうか。それぞれ見ていきましょう。
目標設定と目標のコミット
仕事の効率化を進めるためにはまず目標の設定と目標へのコミットが重要です。
例えば、営業マンであれば「今日は新規のアポイントを2件獲得する」「メールチェックにかける時間は30分までにする」といった具体的な目標を設定することができます。そして、その目標を上司や同僚にコミットすることによって、目標に対する責任感がさらに強くなるはずです。
また、目標を短期・中期・長期に分けて設定することも有用な方法だと言えるでしょう。目標を達成するたびに具体的にどこまで達成できたのかを感じることができ、継続的なモチベーション維持にもつながります。
優先順位の決定
今抱えているすべての仕事を書き出し、取り組む優先順位を決定することも仕事の効率化にとって大切です。メモができるアプリやタスク管理ツール、付箋などを活用して自身のタスク管理を行いましょう。
例えば付箋であれば、優先順位の高いものと低いもので色を分けて使うなどして、優先順位を「見える化」することができます。仕事の重要度や期限など考慮し、優先順位をつけることが大切です。タスクを抽出することで、どうしても自分一人では手をつけられない業務が見つかる場合もあります。そのような場合は、他のスタッフに仕事を手伝ってもらうなど負担を分担させましょう。
時間を意識する
仕事を効率的に進めるためには、時間を意識して取り組むことが欠かせません。なぜなら人間は集中力を持続させられる時間に限界があるためです。
時間を意識しつつ、集中力を高め仕事の効率に役立つテクニックとして「ポモドーロ・テクニック」というものがあります。このテクニックはタイマーを設定し、25分間の作業と5分間の休憩を4回行う時間管理術のことです。
時間を25分で刻むことによって、タイムプレッシャーが課され、集中力が向上します。短い休憩を挟むことで集中力を回復させることもできます。この「ポモドーロ・テクニック」のように、時間を管理する際にはメリハリや緩急をつけて集中力を維持させることが重要です。
ツールを活用する
ITシステムなどのツールを導入し活用することも仕事を効率化させる方法の一つです。周りに便利なツールを使っているスタッフがいれば、ヒアリングして積極的に自分の仕事に取り入れてみましょう。
特に日々の業務の一つとして欠かせない上司への報告・連絡・相談などは、時間も工数もかかります。営業マンであれば上司が訪問商談や会議中で不在だったり、自分が営業先から直帰するため連絡ができなかったりと、なかなか報告や相談ができなかった経験があるのではないでしょうか。
そうした場合に有用なツールがチャットツールです。例えば、代表的なものとしてChatworkやSlackといったクラウド型のビジネスチャットツールを活用するとよいでしょう。これらは、パソコンだけでなくスマートフォンアプリも用意してあるため、営業先から簡単にメッセージを送ることが可能です。
チャットツールの他にも、営業先のリストを自動生成してくれるツールや顧客情報を管理するツールなど、時間や工数を節約するためのツールはいくつも存在します。このようなツールの中には、利用する際にまずは無料のプランで使ってみることができるものもあります。実際に使ってみて自分に使いやすければ、プランを上げるなどの方法をとってもよいでしょう。
仕事の効率が良い人は、自分に合ったツールを上手く利用していると言っても過言ではありません。「時間や工数が必要以上にかかりすぎているな」と思う業務を軽減してくれそうなツールを見つけて使ってみましょう。
継続して仕事の効率化を高めていくためには
これまで、様々な仕事の効率化の手法を挙げました。どれも効率化に効果的な手法ではありますが、一度仕事の効率化を行なっただけで安心していると「いつの間にかムダが生じている……」ということもあります。そのため、継続して仕事の効率化を高めていく必要があります。
常に自らの業務が成果に向かって効率的にできているのかを考えながら、定期的に振り返って、ムダなところがないか、さらに改善できるところはないのかを考えて業務に取り組むことが大切です。
まとめ
今回ご紹介してきた通り、仕事が効率的に行われているかどうかを確認するための一つの指標として「3M（ムリ・ムダ・ムラ）」があります。3Mの要素のいずれか一つでも見つかる職場は、一度業務が効率的に行われているのかを見直す必要があるかもしれません。
3Mは、なかなか主観では気づきづらいものです。そのため、マネージャーなど管理者は3Mが自分の組織で発生していないか常に意識しておくことが大切です。一度仕事を効率化したと思っていても気を抜くと、いつの間にか3Mが発生していることは往々にしてあります。組織レベルでも、個人レベルでも常に効率化について考えることは欠かすことができないことです。
「営業ワークフローと営業ツール標準化《実践ガイド》」では、営業活動を見える化し、効率化を行うための具体的な方法を紹介しています。効率化を進めるためにも、お役に立てる内容になっておりますので、ぜひご覧ください。
