2020年に入った途端、日本はもちろん、世界のビジネスマンはビジネススタイルの転換を迫られることとなりました。
新型コロナウィルス（COVID19）感染者の増加により、日本でもNTTグループ、資生堂、パナソニックをはじめとする大手企業、GMOインターネットグループ、Twitter社などのIT企業は、いち早くテレワーク中心の業務スタイルに舵を切っています。
「不要不出の面談禁止」「全員在宅ワーク」「原則テレワーク」という企業が増えていくなか、営業マンは「お客様と対面せずにいかに信頼関係を構築していくか？」「訪問しないでどのように新規開拓営業を行うか？」という課題に直面しています。
いきなり、在宅で営業と言われても、何から始めればいいかわからない方もいるかも知れませんが、テレワークは無料または安価なツールを上手に活用すればそれほど負担なくスタートできます。
本記事では営業活動にテレワークを導入するメリットとお薦めのITツールをご紹介します。
テレワークとは？
最初にテレワークの定義から解説します。テレワークとはtele（離れている）＋work（働く）が組みあわさった単語なので「離れたところで働く」ことを意味します。在宅ワークだけを指すのではなく、以下のように外出中のカフェで仕事をすることや、サテライトオフィスで働くこともテレワークに含まれます。
出典：総務省
近年は、全国に通信ネットワークが整備され通信速度も高速化しているため、重いファイルや動画の送信もとても簡単になりました。営業マンの中にはすでにリモートワークをしている方も多いと思いますが、インターネット環境とネットに接続できる端末さえあれば、いつでもどこからでも仕事ができる時代です。
そのためテレワークは生産性向上、長時間労働の削減、ワークライフバランスの促進など、企業が抱える課題を解決する手段として期待されており、国や自治体が積極的に普及を促進しています。
営業マンのテレワーク活用には以下のようなパターンがあります。
- 訪問せずにオフィスの自席でお客様とオンライン商談
- Web会議システムを活用してオンライン上でセミナー（ウェビナー）を開催
- 外出先や自宅からWeb会議システムをつかって社内ミーティング参加
- クラウドシステムで書類・制作物を共有してお客様と編集作業
- 進捗管理・日報をクラウド上に保存して出先から更新
- 自宅でお客様とチャット、メール、電話で打ち合わせや商談
- 自宅や訪問先近くのカフェ、サテライトオフィスで勤務
- 外出先から勤怠管理の記録を更新して直帰、他
テレワーク活用の実態
実際にテレワークを活用している企業はどのくらいでしょうか？ここ2～3年の日本のテレワークの導入・活用状況の変化をまとめてみます。総務省の「平成30年通信利用動向調査」によると、日本企業のテレワーク導入率は19.1％であり、企業規模別の内訳を見ると2000人以上の企業は46.6％、中小企業が1～2割の導入率です。
東京都のみとなると導入率はやや高くなります。都が2019年に調査したデータでは、都内企業のテレワーク導入率は25.1％です。いずれも決して高いとは言えない数値です。
出典：東京都
ところが、2020年に入ると新型コロナウイルスの影響もあり、大手企業を中心にテレワーク導入の動きが活発化しています。
経団連に加盟する企業は、日本経済をけん引する大手企業ばかりです。その9割がテレワークを実施するとなれば大手企業を取引先に持つ中堅・中小企業もテレワークに対応せざるをえなくなるため、おそらく2020年は中堅・中小企業のテレワーク導入率も高くなっていくでしょう。
営業活動でテレワークを導入するメリット
前述の総務省データでは、テレワーク導入について「効果があった」「ある程度効果があった」と回答した企業は81.6%にのぼります。営業職は移動が多いため、特にテレワークの恩恵を受ける職種であることは間違いありません。
ここでは営業活動にテレワークを導入するメリットを解説します。
移動時間を削減でき営業活動に割く時間を増やすことができる
営業マンが通勤する時間や営業中に移動する時間は1日単位では少なくても長期で見ると多いものです。日本能率協会が「営業マンの時間の使い方：日米比較」において出している移動時間（顧客に会うために要した時間）は以下のとおりです。
- 小売店巡回営業マン：約2.5時間弱（平均労働時間の約26%）
- 生産財営業マン：約2時間弱（平均労働時間の約19%）
仮に、1日2時間だとすると1ヶ月では44時間となり、なんと週の労働時間に匹敵します。
テレワークを導入することで1日1時間でも移動時間を削減できれば、営業マンはお客様と接触する時間を増やすことができます。営業活動に時間を割けるようになれば、成績は伸びるはずです。残業をしないですむようになれば、プライベートな時間も充実するでしょう。
自分宛の電話営業が少なくなり業務が捗る
営業マネージャーになると、他社から営業電話がかかってきたり、訪問営業が来たりすることもあるはずです。人間、たった2～3分の対応でも一度集中力が切れてしまうと、思考が止まってしまい非効率になることがあります。じっくりと考える仕事をする時には、サテライトオフィスやカフェ、自宅の個室などでテレワークをすると業務が捗ります。
残業や働き方改革の促進のため
今は、どの企業でも働き方改革を推進しているかと思います。急な環境変化により、テレワークを導入せざるを得ないという事情であっても、これを機会にムダな移動時間を減らしたり、満員電車をさけるために在宅ワーク、フレックスワークなどの幅広い働き方を導入できれば、結果的に働き方改革を推進することになります。
2020年以降は、官公庁や大手企業が率先してテレワークを導入している状況なので、社内の理解も得られやすいでしょう。
自宅にいながら通常の営業活動と同じように営業ができる
インサイドセールスが急速に普及しているように、今はIT技術を上手に活用すれば自宅でも営業活動ができます。企業によっては社外のテレワークスタッフ（業務委託）を活用して、インサイドセールスを実施しています。
営業活動だけでなく、以下のように営業についてまわる事務業務やマネジメント業務もすべてテレワークで行えます。
- 電話やメール営業によるアポイント取得
- 見込み客への継続したアプローチ、資料送付
- 既存のお客様との日常的な連絡業務
- 見積書送付、商品デモやオンライン商談
- 電子契約による契約書締結
- 営業の進捗管理、フィードバック
- 勤怠管理、経費精算、他
営業マンがテレワークで活用できるツールを紹介
ここでは、テレワークで営業活動をおこなう際におすすめの7つのITツールを紹介します。
オンライン商談ツール
ユニークなCMの影響もあってか、最近は「オンライン商談」の存在がよく知られるようになってきました。「オンライン商談ツール（Web会議システム）」を使えば、オフィスの自席はもちろん自宅からでもお客様と商談することができます。商品デモやオンラインセミナー、ミーティングも行えます。
zoom
特徴：
- 世界的に人気、約70万社が利用、ビデオ会議システムシェアNo.1
- 社内外との商談・ミーティング、トレーニング、セミナー開催に対応
- 無料版でも1：1のミーティング件数制限なし
価格：
- 基本プラン：無料 無制限の1：1ミーティング、グループミーティング40分まで
- プロ(小規模チーム向)：$14.99/月/ホスト
- ビジネス（中小企業向け）： $19.99/月/ホスト 最小で10名のホスト300名の参加者含む
- 企業（大企業向け）： $19.99/月/ホスト 最小で50名のホスト、無制限のクラウド保存
メリット＆活用のポイント：
zoomは、世界中で人気のあるビデオ会議システムです。画面上で顔をあわせたり資料共有をすることができるので、訪問しなくとも詳細な打ち合わせ・商談が可能です。営業マンなら、お客様への製品デモ、個別セミナー、少人数のオンラインセミナーに活用することもおすすめです。有料版になると最大1,000人の参加者に対応できます。
新規開拓の場合は、まず電話でアプローチし「商談はzoomのURLをお送りするのでそちらをクリックしてください」とお伝えし、事前にアプリのインストールの案内までしてあげるとスムーズでしょう。1：1のオンライン商談なら無料版でも1日中使えるところがメリットです。
ベルフェイス
特徴：
- 営業特化型オンライン商談システム、導入企業国内1,200社突破
- お客様はインストール不要。5秒でオンライン商談をスタート
- 録画機能で自分の商談の振り返りが可能
- 営業トークのカンニングペーパーあり
価格：初期費用＋月額利用料（ツール利用とコンサルがセットになった料金）
※料金はツールの同時接続人数によって異なります
メリット＆活用のポイント：
ベルフェイスは、営業活動に特化しているオンライン商談ツールです。ベルフェイスの長所は、お客様の側にインストール、ログインの作業が一切不要であり、営業側がお送りしたURLをクリックしてもらうだけと負担がないことです。電話で会話をするため、ヘッドセットも必要ありません。電話でアポを取ってそのまま数秒で商談に移行することもできるため、営業マンにとって便利なシステムです。
オンライン商談ツールは画面上とはいえ、営業マンが顔を見せて資料も提示しながら説明するため臨場感があり、心理的距離が近くなる良さがあります。
コミュニケーションツール
テレワークでは、社員や部下とのコミュニケーションを細やかに取ることが大切です。メールより気軽にやりとりができるチャットツールがお薦めです。近年のビジネスチャットは、音声通話・ビデオ通話に切り替えることもできるため、臨機応変にコミュニケーションの仕方を変えることができます。
slack
特徴：
- 世界150カ国1200万人以上が利用、10万社以上が有料プラン活用
- チームワークと個人作業の両方が1つのプラットフォームで可能
- チャット・ビデオ・音声通話機能あり、オンライン商談も可能
価格：
- 無料プラン：ワークスペースあたり5GBのストレージ、1：1の音声・ビデオ通話
- スタンダード：US$6.67/月/アクティブユーザー1名あたり（年払い）
※月払いUS＄8 - プラス：US＄12.50/月/アクティブユーザー1名あたり（年払い）
※月払いUS＄15
メリット＆活用のポイント：
Slackで はプロジェクト別、チーム別にチャンネルを作成してコミュニケーションを取れます。内容に応じて「パブリックチャンネル」「共有チャンネル」「プライベートチャンネル」を使い分けることができるので、共有する情報をコントロールすることも可能です。
Slackの一番のメリットはSlack上でさまざまな作業ができることです。「Google Drive」「Salesforce」「Chatter」「Asana」などのアプリから受け取ったコメントにそのまま返事を書くこともできます。プラットフォームとしての機能が強さは、数あるビジネスチャットの中でも群を抜いていると言えるでしょう。
Slack上で音声・ビデオ通話も可能です。Slackを活用すれば、在宅ワークでも幅広い業務が行えるでしょう。
Chatwork
特徴：
- わかりやすいUI、簡単な操作、大きなファイルも高速でアップロード
- 国内導入企業25万社以上、大企業や官公庁も導入できるセキュリティ
- チャット、ビデオ・音声通話機能あり、オンライン商談も可能
価格：
- フリー（無料）：コンタクト無制限、5GBストレージ
- パーソナル：1ユーザー/月/400円 10GBストレージ
- ビジネス：1ユーザー/月/500円（年間契約） 1人10GBストレージ、ユーザー管理機能
- エンタープライズ：1ユーザー/月/800円（年間契約） 1人10GBストレージ、社外ユーザー制限他
メリット＆活用のポイント：
チャットワークは、ビジネスチャットの中でもシンプルで操作が簡単なところが長所です。ITリテラシーがあまり高くない社員が多い企業に、特にお薦めです。ネット環境がそれ程よくないエリアでも、ファイルのアップロードが非常に速く、ストレスを感じずに活用できるところもメリットです。
国産ビジネスチャットNo.1なので、お客様がアカウントを持っている場合も多く、取引先との活用開始もスムーズです。チャットで連絡や資料の共有が簡単にでき、必要に応じてビデオ・音声通話に切り替えることもできるため、在宅ワークのメンバーとも細やかなコミュニケーションがとれるでしょう。
資料格納ツール
営業マンは、お客様や社内外の協力スタッフと資料を共有することが度々あると思います。メールで送信してもよいのですが、重いファイルのときは気を使うのではないでしょうか？資料格納ツールを活用すれば、資料を一箇所に一元管理でき、面倒な送信作業を省くことができます。商談前のタイミングで、資料をダウンロードして活用することもできます。
box
特徴：
- 高いセキュリティ、詳細な権限設定が可能
- シンプルなUI、スマホからも簡単に資料を格納できる操作性
- 無料プランで10GB、有料プランも低価格でストレージ容量無制限
価格：
- 無料プラン：10GBのオンラインストレージ
- Starter：US＄5.8/ユーザー/月 100 GB のストレージ
- Business：US$17.30/ユーザー/月 ストレージ容量無制限、ユーザー数上限なし
- Business Plus：US$28.70/ユーザー/月 ストレージ容量無制限、社外コラボレータ数無制限他
- Enterprise：要見積もり
メリット＆活用のポイント：
boxを活用すれば、大容量のファイルを安全な環境で保存でき、お客様や社内外のスタッフと協同で作業することができます。有料プランになると細かい権限設定やユーザーの行動追跡機能も使えます。企業にとって気になるセキュリティ面で信頼度の高いツールだと言えるでしょう。営業マンも出先からでも安心してスマホやタブレットで資料をダウンロードできます。有料プランの価格設定も、比較的安価です。
Googleドライブ
特徴：
- Googleアカウントを持っていれば、誰でも無料プランを使用可能
- 無料なのに15GBの大容量ストレージ、有料プランもリーズナブル
- 音声、動画、書類、デザインなどさまざまなファイルを保存可能
価格：
- 15 GB： 無料（Googleアカウント保有者対象）
- 100 GB：月額250円（年払い2,500円）
- 200 GB：月額380円（年払い3,800円）
- 2 TB：月額1,300円（年払い13,000円）
メリット＆活用のポイント：
Googleドライブは、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料ですぐ活用できる格納ツールです。営業マンならデータの保存や共有、共同での編集はもちろん、営業日報を保存して日々入力し上司からのフィードバックを受けることも可能です。
社内チーム用、外部企業とのプロジェクト用、各クライアント用とわけて情報共有ができます。ほとんどの方がGoogleアカウントなら持っているため、お客様と情報共有するときもスムーズです。
営業支援ツール
テレワークでは、上司や同僚がそばにいない状態で営業活動をすることが多くなります。営業マンのモチベーションを維持するために、営業活動を加速させるツールもお薦めです。
Digima
特徴：
- Digimaのリストから次々コールが可能、内容は録音可能
- メール一斉送信機能、メールテンプレートあり
- Web・メールのトラッキング機能で、タイミングよいアプローチが可能
価格：10,000円～/月
- 機能別課金料金：使う機能を使った分だけ支払い
- ユーザー追加無料
- 最低契約期間なし
メリット＆活用のポイント：
在宅ワークで誰も見ていない環境だと、ついつい一息入れてしまい、営業件数を増やせない営業マンも出てくるかも知れません。Digimaなら顧客情報をグルーピングし、リストを選べば、次から次へとコール先が表示されるため効率よく電話をかけることができます。もちろん、電話後すぐにメールを送ることも可能です。在宅勤務でも緊張感を保って営業に取り組めるところが、Digimaのメリットです。
Webやメールのトラッキングツール機能があるためお客様がメールを開封したり、自社サイトを訪れたことがわかり、タイミングよくアプローチすることが可能です。「また電話して」というお客様には自動的に再コール設定、「数日後かけ直す」というお客様には他の営業マンが電話しないようにコール制限も設定できます。Web、メール、電話をバランスよく活用しながら効率的に営業活動を進めることができます。
営業マンのテレワーク導入で気を付けること
ここでは、営業マンの仕事にテレワークを導入する際に、特に気をつけるべき2点を解説します。
社内制度や勤怠を徹底する
営業マンの中には、在宅だと行動に自由度が増すためサボってしまったり、休憩時間をつい多めに確保してしまう社員もいれば、テレワークだから疑われないようにしようと頑張りすぎてしまい、適度な休息もとらず、1人で疲れきってしまう営業マンが出てくることもあります。
テレワークは、いい意味でも悪い意味でも、業務とプライベートの時間の区切りがわからなくなりがちです。業務の開始時間や終了時間を決めるなど、在宅ワークをする営業マンが迷わないように、社内の規則の取り決めとしてテレワークのあり方や勤怠管理方法などを決めておくことが大切です。
管理職の方は、以下の厚生労働省のガイドラインを参考にしながら進めるとスムーズでしょう。
セキュリティ対策に気を付ける
企業としてテレワーク導入に際し気になることは、やはりセキュリティかと思います。営業活動は、顧客情報として個人情報を使用します。個人情報保護法は、3年に1度見直しがありますが、どんどん厳しくなっています。使用する機器をしっかり管理して、情報漏洩に繋がらないようにすることが大切です。
社内では、IT部門のセキュリティ担当者が対策をしているため、安心でも「会社ではデスクトップ型のPCなので持ち帰れない…」という事情で、営業マンの個人PCを使うこともあるかと思います。その場合、セキュリティソフトやPCのOSのアップデートができているか確認する必要がでてきますので、総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」に沿ってしっかりチェックしましょう。
まとめ
2020年に入ってから、コロナウィルス感染症の登場により、社会は大きく変化しました。企業が生き残れるかどうかという話が決して大袈裟でない状況のなか、営業マンにかかる期待とプレッシャーはますます大きくなっています。
当面すべての企業が「お客様と直接会えない」という状況が続くため、テレワークをいかに上手く活用できるかが、今後の業績の差になって表れていくのではないでしょうか。何より営業マンがお客様を感染させるようなことは、絶対に避けなければなりません。
テレワークの導入には特別なスキルが必要なわけでもなく、特別に高いコストがかかるわけでもありません。必要なのはこれまでのビジネススタイルを変える決断です。経済の動きやお客様の動きを見据えて、いち早く新しいビジネス環境に適応していきましょう。
セールスハックスの運営会社であるコンベックスでは、記事内でも紹介した「Digima」を提供しています。クラウドの営業支援ソフトなので、場所を問わずお客様に電話やメールの営業アプローチが可能です。お客様と営業マンの行動が自動的に時系列で蓄積されていくので、文脈に合わせた個別の営業アプローチが実現できることが強みです。Digimaができることを詳細に解説した資料も用意しておりますので、ぜひご覧ください。
