社内外を問わず使用されているビジネスメール。今やビジネスシーンには欠かせない連絡手段の一つになりました。社内での情報共有やお客様への一斉送信メールなど、複数の相手にメールを送る機会も多いことでしょう。
みなさんは、送信先のメールアドレスを入力する欄が3つあるのをご存知でしょうか。それぞれの欄には「TO」「CC」「BCC」という名前がついています。それぞれ特徴が異なり、時と所と場合に合わせて使い分けるのがマナーです。
このうち「BCC」は非常に便利な機能である反面、間違った使い方をしてしまうと、情報漏洩などのトラブルにつながってしまう恐れもあります。
本記事では、そんな「BCC」の概要と「TO」や「CC」との違い、正しい使い方についてご説明します。
BCCとは
「BCC」はブラインドカーボンコピー（Blind Carbon Copy）の略です。「BCC」の欄にメールアドレスを入力して送信すると、そのメールアドレスは「TO」や「CC」で送信した相手には見えないという特徴があります。
一方、「BCC」でメールを受信した相手は「TO」や「CC」の欄に入っているメールアドレスは見ることができます。
TOとCCとの違い
メールアドレスを入力する欄は「BCC」以外にも2つあります。それは「TO」と「CC」。すべて複数の相手に向けて送ることができますが何が違うのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
TO
「TO」はメインとなる宛先、送信先です。「あなたに送っていますよ」という意思表示とも言えるでしょう。そのため返信や業務上の処理など、メールを送ったあと何かしらアクションをしてほしい相手は「TO」に入れることがほとんどです。
CC
「CC」とはカーボン・コピー（Carbon Copy）の略で、平たく訳すと複写のことです。「TO」に送るメールと同じメールが「CC」に入力したメールアドレスに送信されます。これは「TO（宛先）の人に送ったので、あなたも見ておいてください」という意味を込めて送る場合に使われます。そのため、情報共有のために使われることがほとんどです。
例えば、営業活動を行なっていくにあたって「Aさんとのやり取りをBさんにも共有しておきたい」場合、Bさんを「CC」に追加します。あくまでメールは「TO」に向けて送られるもののため「CC」で受信した人は基本的に返信する必要はありません。
「CC」と「BCC」と似ているようですが、決定的な違いがあります。それは「CC」に入力したメールアドレスは他の受信者も見ることができるという点です。先述の通り「BCC」に入力されたメールアドレスは他の受信者からは確認することができません。誰にこのメールが届いているか他の受信者は知ることができないのです。
BCCの有効な使い方
では、「BCC」はどのような場面で活用すればよいのでしょうか。ここではその活用方法についてご紹介します。
上司や関係者に送っておきたい場合
営業担当者の場合、お客様とメールでやりとりをすることも多いでしょう。同時に、送った内容は上司や関係者と情報共有する必要があるはずです。しかし、別途メールを作成して報告しているとそれだけ工数がかかってしまいます。
この場合、お客様へメールを送る際「BCC」を使って上司や関係者にもメールが届くようにしておくことで、上司に報告や連絡する工数が削減できます。「BCC」を使えば上司や社内の関係者にメールを送っていても、お客様にそのメールアドレスや送っていること自体見えることはありません。
受信者同士の面識がない場合
同じメールを複数の宛先に送りたい場合、受信者同士の面識がある場合は「CC」で送るとよいでしょう。例えば、送信先の全員がお客様の社内の方であったり、社外であってもお客様が長年取引している関係者である場合などがあげれられます。
しかし、受信者同士の面識がない場合はどうでしょう。「CC」でメールを送ってしまうと、他者のメールアドレス情報が他社に知られてしまいます。また、知らない人物のメールアドレスが入っていることで、相手に不安感を与えてしまうリスクもあります。こうしたケースでは「BCC」を使って送信するのがおすすめです。
確認のため自分自身にも送信したい場合
メール本文中に貼り付けた画像や文章の改行がどう見えているのか確認するため、自分自身にメールを送信したい場合はありませんか？ この場合にも「BCC」はおすすめです。自分自身にメールを送信していることを他の受信者には分からないようにして送ることが可能です。
送信したメールを自分だけに改めて転送するというやり方もありますが、BCCを活用して送れば作業が一度ですみます。
BCCを活用する上での注意点
効果的に使えば便利な「BCC」。しかし、使用する際には注意すべきことがいくつかあります。それぞれ確認していきましょう。
メールが届かなくなる可能性がある
「BCC」は使い方によると、メールが相手に届かなくなってしまう場合もあります。届かなくなる可能性のあるケースについて、ここでは2つの例を見てみましょう。
受信者側のキャリアから受信を拒否される
複数人に対して送りたいと思っても、何十人のメールアドレスをBCCに入れて送信することは避けましょう。単純に何十件ものメールアドレスを入力していくこと自体が大変な作業になってしまいますが、さらに受信者側のキャリアからメールの受信を拒否されるようになってしまいかねません。
「BCC」で一斉に大勢の人に向けて配信を行うとエラーメッセージが返ってくることがあります。これは、受信者側のキャリアから受信を拒否されているということです。一つの受信先に受信が拒否されると、本来届くはずの他の宛先にもメールが届かなくなってしまいかねません。
受信拒否の原因は多くの場合、メールの大量配信によるものです。もし多くの宛先に送りたい場合でしたら、メール配信に特化した営業支援システムが開発されています。システムを活用した方が、安全に簡単に多くの人にメールを配信することができます。
IPアドレスが汚れてしまう
基本的に1つのメールサーバーには、インターネット上の住所とも言うべき「IPアドレス」が1つ付与されています。この1つのIPアドレスから大量のメールが何度も送信されたり、使用されてない（あるいは間違った）メールアドレスに対してメールを送り続けることでIPアドレス自体が「スパム」と認定される（IPレピュテーションが下がる）可能性が出てきます。
すると、受信するキャリア側で「このIPアドレスからのメールは迷惑メールだ」と評価してしまうのです。一度そのように評価されてしまうと、メールサーバーそのものが迷惑メール配信業者扱いされれしまい、通常業務のメールさえ迷惑メール扱いをされてしまい届かなくなる可能性もあります。
もちろん通常の使い方ではそうしたことは起きませんが、大量にメールを送ったり、迷惑メールに共通するような要素を含んだメールを送信していると起こりえるため、注意が必要です。
指定先を間違えてしまうと情報漏洩してしまう可能性がある
「BCC」に入れるべきメールアドレスは、言うなれば他の受信者に見られてはいけない情報とも言えます。そのメールアドレスを間違って「TO」や「CC」に入力して送ってしまうとどうなるでしょう。情報漏洩につながり大きな問題となってしまいます。
実際、ブラザー販売株式会社による誤送や東京五輪・パラリンピック組織委員会の誤送など、「BCC」で送るべきメールを誤って「TO」や「CC」で送ってしまい、大量に情報漏洩させてしまった事例はいくつもあります。「BCC」でメールを送信する場合、事前に確認を怠ると大きなミスにつながりかねないことは理解しておく必要があります。
メールの配信遅延が起こる
「BCC」で一斉に大量のメールを送信すると、メールサーバーに負荷がかかりメール配信が遅れることがあります。これはメールの容量やサーバーの性能にもよりますが、送信処理が遅くなることは避けられないでしょう。
配信遅延が起きると「BCC」で送信するメールだけでなく、そのサーバーを経由して送られるすべてのメールの配信が遅れてしまいます。急を要する営業案件のメールがお客様に届くのが遅れてしまうと、大きな機会損失になりかねません。送信時には細心の注意が必要だと言えます。
メールのパフォーマンスが測定できない
「BCC」を使用して送りたいメールの一つに、メールマガジンが挙げられることでしょう。メールマガジンの効果測定時に確認するのは一般的に「メールの開封率」ではないでしょうか。
メールの件名や送信時間の最適化を試行錯誤しつつ、メールをなるべく多くの人に見てもらうことが重要なポイントです。しかし、一般的なメーラー（GmailやOutlook）を使っていると、この場合メールのパフォーマンスを測定が難しいというデメリットがあります。
メールのパフォーマンスをあげるためには
営業メールの効果を高めるためには、開封率、クリック率を把握した上で改善策を講じて行くことが不可欠です。「営業メールの効果を測定するKPI 14選」の中でも取り上げていますが、KPI（重要業績評価指数）を適切に設定し、効果測定をしていく必要があります。
幸いなことに、現在はさまざまな営業支援ツールが存在しているため、効果の測定は以前と比較して容易になってきています。例えば「Googleアナリティクス」を用いて開封率を確認することができまし、メール配信ができる営業支援ツールを活用することも有効です。自社に最もあった効果測定の方法を見つけ、改善策を考えていくことがパフォーマンスをあげる近道です。
まとめ
営業メール、社内メール問わず「BCC」はさまざまなビジネスシーンで欠かせない送信手段の一つです。多くのメリットがありますが、一方で注意深く送信しなければ重大なトラブルを招いてしまうこともあります。そのため、TPOに合わせて慎重に使うことが大事だと言えます。
また、「TO」「CC」「BCC」それぞれの送信時のマナーを熟知していれば、受信する側としても自分がどう対応すべきか明確になります。マナーを守ってうまく使い分けていきましょう。
「BCC」は営業メール、主にメールマガジンに適した送信方法でもありますが、メールは「ただ送ればいい」というものではありません。読んでもらうことが目的のはずです。「厳選営業メールテンプレート」では営業シーン別の「読んでもらえるメール」を作成するポイントを知りたい方は、ぜひご覧ください。
