セミナー運営者が心がけるべき当日準備6つのポイント

セミナー運営者 当日準備 ポイント

初めての開催でも失敗しない!セミナー開催準備の5つのポイント」ではセミナー開催日までに確認するポイントについてお伝えしました。
今回はセミナー運営者が心がけるべき当日準備6つのポイントを、セールスハックス編集部が所属する株式会社コンベックスのセミナー事務局にインタビューしました。

先ずは看板の時間が間違っていないか確認

セミナー会場には当日開催されるセミナーの看板が会場入り口に設置されていることが多いです。
セミナー参加者が自分の参加するセミナーが、どの部屋で開催されるかを確認するためのものです。
この看板には開催企業、セミナータイトル、開催会場、開催時間が主に記載されています。
流石に、部屋が間違っていることはないですが、稀に、開催時間ではなく予約した時間がそのまま記載されてしまっていることがあるようです。

[例]
予約時間:13:00~18:00(会場準備から片付けを含んだ時間)
開催時間:15:00~17:00

また、会場予約時にタイトルが決まっていない場合、仮タイトルで申込むこともあります。
お客様にご案内しているタイトルと看板のタイトルに相違がないよう、決定後は会場に連絡することを忘れないようにしましょう。

快適な空間作りを心がける

どんなにセミナーの内容がよくても、会場が汚かったり設備が不十分だと、セミナーの内容どころか会社自体に悪い印象を持たれてしまいます。

[例]
前のセミナー参加者の消しゴムのカスが机に残っている
雨の日なのに傘立てが設置用意されていない
冬なのにコート掛けがなかったり、ハンガーの数が席数に比べ明らかに少ない

基本的に会場は清掃されていますが、前の予約との空き時間が短い場合、清掃が行き届いていないこともあるようです。
会場入りしたら先ず、机が真っ直ぐに並んでいるか、ゴミが落ちていないか確認してから設営に取り掛かかるように心掛けましょう。

資料を置く順番にも工夫を

多くのセミナーはレジュメとアンケートが机に置いてあり、その下に商品パンフなどの販促資料が入っている封筒が置いてあります。
しかし、セミナーを開催する主旨は単なる情報提供ではなく、セールスプロセスの一環であることがほとんどかと思いますので、可能な限り販促資料は見て欲しいものです。
コンベックスセミナー事務局では新商材のパンフや圧着タイプのDMをレジュメの上に置くようにしているとのことでした。
これはセミナー開始前の待ち時間に先ずはパンフを見ていただきたいからのようです。

[例]
置く順番(上から):クリアファイルでまとめた販促資料、レジュメ、アンケート

また、資料をまとめて白い封筒に入れてしまうと、そのまま開封せずに持ち帰られる方が多かったので、クリアファイルに入れるようにして視覚的にもパンフレットの存在が分かりやすくしているとのことでした。

見落としがちな空調管理

意外と盲点なのが会場の空調です。開場前は適温に設定されていても、会場に参加者が増えるに連れ室温は上がっていきます。
また空調設備によっては風が直接当たってしまい、一部の方だけ暑かったり寒かったりするケースもあります。
会場が適温だとプレゼンテーションにも集中できますので、参加者の動きを見て空調管理しましょう。

機材にもこだわりを

コンベックスセミナーでは講師がワイヤレスマイクを使用します。
これはハンズフリーになることでプレゼンに動きが出るので、視覚的に参加者を話に引き込む効果があるようです。
同様にプレゼンターも指に装着するタイプにしているとのことです。
以前はクリップ式のピンマイクを使用していましたが、首の動きによっては音声が聞こえづらくなるので、耳かけタイプのものにしたようです。
URLを貼っておきますので参考にしてみてください。

■ワイヤレスマイク
https://www.audio-technica.co.jp/mi/show_model.php?modelId=2557
■プレゼンター
http://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/fp/

また、BGMもセミナー開始前は期待感が高まる躍動的な音楽、終了後は落ち着いた音楽にしているとのことです。

[コンベックスの例]
開始前:Vermillion Sky / Kenmochi Hidefumi
終了後:See You Again Lyrics Full Version [No Rap] / Charlie Puth

照明の効果を最大限に使う

最後に会場の照明についてもお伝えしたいと思います。
他社のセミナーに参加したことがある方は、前方の照明だけ消している会場をイメージされるかと思います。
コンベックスセミナーではシーンによって照明を使い分けているとのことでした。

シーン1. スライドに集中させたい → 前方のみ消灯
シーン2. プレゼンターに集中してもらいたい → 全て点灯
シーン3. システムのプレゼン時 → 全て消灯

以上6つのポイントでお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか。
どれも簡単そうな反面、見落としがちなポイントだったかと思います。
セミナーに参加される方が可能な限り集中できる空間を作り、プレゼンテーションの効果を最大限に引き出していきましょう。

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川崎 裕介(かわさき ゆうすけ)

慶應義塾大学卒業後、外資系歯科医療機器メーカーを経てコンベックスに入社。プロダクトセールスチームで新規顧客開拓、既存顧客のコンサルティングに従事する傍ら、セミナー企画・運営を担当。現在は「セールスハックス」の運営、「Digima」のプロモーション全般を担当している。

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