初めての開催でも失敗しない!セミナー開催準備の基礎的ポイント

セミナー開催準備 基礎的ポイント

このブログをお読みいただいている方の中には、これからセミナー開催を検討されている方や、既に開催されている方もいらっしゃると思います。
今回は、セールスハックス編集部が所属する株式会社コンベックスのセミナー事務局*に、セミナーの日程を決めてから開催するまでの流れをインタビューしましたので、そのインタビュー内容を5つのポイントにまとめてお伝えします。

※コンベックスセミナー事務局では、テレマーケティングシステムを開発・販売している事業部で、2009年から毎月、単独やパートナー企業様との共催でセミナーを開催しております。10席程の会議室からスタートした単独セミナーも、今では多くの方にご参加いただいており、2013年6月からはUstreamでライブ配信も開始しました。

開催日は月の上旬?中旬?下旬?

初めてセミナーを開催される場合、月のいつ頃に開催すればいいのか迷われる方も多いかと思います。
コンベックスセミナー事務局では、基本的に中旬に開催するようにしているようです。
これは「月初は忙しい」や「月が明けないと予定が確定しない」などのお声を聞くことが多かったのと、営業に力を入れている会社さんの場合、月末になるに連れ、所謂「追い込み」時期になるので避けるようにしているからです。
業種業界によって参加者の反応も異なると思いますので、実際にお客様から聞いた反応を開催時期に反映するのが好ましいでしょう。

何曜日?時間帯は?

おおよその日程が決まると、次に悩むのが曜日です。
コンベックスセミナー事務局が調査した結果、月曜日は会議が集中して入る会社さんが多かったので、火曜日から金曜日に開催すること多いようです。
日付が決まれば次は時間帯です。
コンベックスのセミナーは16時から18時の間で開催しています。
参加対象が営業に力を入れている会社さんの経営者や営業責任者なので、午後一のアポイントに行ってからでも間に合う時間帯で設定しているとのことでした。

会場選びは参加者になった気持ちで

自社にセミナールームがある場合は会場を選ぶ必要がありませんが、そうでない場合、会場を借りなければなりません。
とは言っても、セミナーで使われる貸会議室を検索すると、意外にも多くの会場が出てきます。
コンベックスセミナー事務局が気を付けているポイントは「自分が参加したくなる会場か否か」とのことです。
会場が綺麗であることは言うまでもありませんが、なるべく駅から近く、閉塞感を感じないような窓が大きな会場を選んでいるようです。
設営に関してもいくつかポイントを聞きましたので、それは別記事でお伝えしていきます。

参加者リストは見込み客リスト!

いざ開催日と会場が決まれば、いよいよ集客スタートです。
実際に申込みが入ってきたら参加者リストを作ります。
コンベックスセミナー事務局では、社名・役職・氏名・住所などの基本的な情報に加え、事業内容と企業HPも載せています。
これはセミナー講師が事前にリストを確認した際に、一目でどの業種が多いか分かるようにする為とのことです。
また、既に接点があり見込み度の高い参加者については、講師が分かるようにチェックしておいて、セミナーで具体的な事例をお伝えする際に、その日の見込み度の高い参加者の傾向によって内容をカスタマイズしているようです。

参加率を上げるポイント

せっかく時間を掛けて準備してきたので、参加率は高いことに越したことはありません。
しかし、残念ながら無料セミナーの場合、一般的に参加率は6割程と言われています。
コンベックスセミナー事務局ではこの参加率を上げる為に、セミナー開催日の1週間前に1回目の、前々日に2回目のリマインドメールを送っているようです。
また、見込み度の高い参加者には、直接お電話するケースもあるようです。
この一手間を加えることによって参加率を7~8割、高い時は9割以上に上げることが出来たとのことです。

今回は、セミナー開催準備のポイントについてお伝えしました。
セミナーの準備には時間がかかりますが、一度に見込み客を集められるので、標準化できれば効率的な営業手法になります。
コンベックスセミナー事務局でも可能な限り標準化して、効率よく開催できるようにしているようです。

    オンラインセミナー

川崎 裕介(かわさき ゆうすけ)

慶應義塾大学卒業後、外資系歯科医療機器メーカーを経てコンベックスに入社。プロダクトセールスチームで新規顧客開拓、既存顧客のコンサルティングに従事する傍ら、セミナー企画・運営を担当。現在は「セールスハックス」の運営、「Digima」のプロモーション全般を担当している。

関連記事