営業活動の効率化を徹底するにあたって、忘れてはいけないのが営業マンの外出時の対策です。現在は、デジタル技術やインサイドセールスが普及してきたことによって、従来よりも外出している時間は短くなった営業マンもいるかと思いますが、商談訪問や顧客対応で外出する機会はまだあるかと思います。
外出の際にも、営業活動を効率化させる際に鍵となるのがスマホ（スマートフォン）です。営業マンにスマホを支給する企業も増えていますが、コストやセキュリティへの不安などから、2015年の株式会社MM総研の調査によると、従業員配布率はまだ7.9％にとどまっています。一方で、個人のスマホ使用率は56.8％と半数を超えています。
スマホには、営業活動の効率化につながる機能やアプリがたくさん用意してあります。可能な限り、スマホの機能やアプリを活用して、営業活動をより効果的にしていくことが重要です。
本記事では、営業マンが営業活動で営業成績をあげることができるような10つのスマホ活用術を紹介していきます。
スマホ活用術①：プッシュ通知
プッシュ通知とは、アプリを起動していなくてもスマホのデバイスに通知を知らせることができる機能です。
スマホのプッシュ通知の設定はあまり変えない人が多いものですが、通知が知りたいタイミングにだけアプリに通知してもらうようにすると、効率が上がります。
例えば、外出時にだけ、メールのプッシュ通知をオンにすれば、何度もPCやアプリを確認をしなくても、メールが届いているかどうかに気づくことができます。緊急の内容かどうかも確認することができますので、その場ですぐに返信するべきか、それともまとまった時間がある際に返信をするのかの判断をすることができます。
メーラーのアプリによっては、特定の人からのメールや自分に関わる重要なメールのみ通知が届くように設定ができる場合もあります。
スマホ活用術②：定型文、単語、メールアドレスなどを登録
外出中に、PCを立ち上げてメールを作成したり、スマホの小さな画面でメールを作成することは意外と難しいものです。
外出先でも円滑にメールを作成できるよう、よく使う定型文をメールテンプレートとして保存しておいたり、単語やメールアドレスなどを辞書登録をしておくことも良いでしょう。
具体的にメーラーやアプリの機能を活用する場合、
- 署名欄に書き出しの定型文を入れておく
- メモのアプリにメールのテンプレートを保存しておく
など、活用する方法があります。
スマホ活用術③： 音声入力
Google HomeやAmazon Echo、LINE Clovaに代表されるように、スマートスピーカーの普及も本格化しています。音声入力の技術が格段に進歩しており、これからもさらによくなっていくことは間違いありません。
外出先では、運転中だったり、手が塞がっていたりで、メールを打つことができないことも多いものです。
まだ音声入力の技術は完璧ではないため、入力後の内容の見直しが必要で、そのまますぐにメール送信することは難しいですが、下書きレベルの文章を用意しておき、作成できるような環境になったら微調整をして送信をすることはできるはずです。
他にも、メモ帳アプリなどで「今後やるべきこと」をメモする際にも、音声入力を活用することができます。今まで何もできていなかった時間が有効に使えるようになるのではないでしょうか。
スマホ活用術④：テキスト読み上げ
読みたいブログの記事やeBook資料を保存しておいたものの、業務中ですとなかなかその場で読めることは少ないのではないでしょうか。その場合、スマホに入れておいて時間のある時に読まれるかと思いますが、移動中の歩いている時や運転中はなかなか読むことができません。
そんな時に便利なのは、スマホのテキスト読みあげ機能です。イヤホンを活用すれば、電車の中や歩いている時なども聞きながら情報収集をすることができます。
スマホ活用術⑤：紙の資料をスキャン
スマホは、活用方法によってはミニスキャナーとしても使うことができます。写真撮影をすることによって、紙の資料の内容を写真として見ることができます。近年のスマホのカメラアプリの性能は高くなっていますので、細部まで不便なく見ることができます。
満員電車ですと資料を出すこともできなかったり、周りの人の迷惑にもなってしまうことがあります。スマホの中に写真として入れておくだけでも、確認できるタイミングも増えます。
また、現在ではスキャナをするスマホのアプリも出ています。アプリを活用することによって、紙に資料の管理や共有がより円滑に行えるでしょう。
スマホ活用術⑥：コンビニプリント
「商談の参加者が急に増えた……」「追加の資料を配布したい……」という経験はございませんでしょうか。このように、外出先で急に紙の資料が必要となった時でも、近くにコンビニがあれば、マルチコピー機でスマホのアプリを通して文書をプリントすることができます。
急に増えたのだから、増加分の資料がなくても仕方がないと感じることもあるかと思いますが、そのような急な対応でも万全な対応ができている営業マンはお客様にも心象がよくなります。
事前に余分に資料を持ち歩くことは大事ですが、それでも足りない場合は、コンビニプリントも頭の片隅に入れておいてください。いざという時のために、対応できるアプリをインストールしておきましょう。
かんたんnetprint
アプリを入れておくとセブンイレブンのマルチコピー機でスマホの中の資料を印刷することができます。
また、ローソンやファミリーマートでも同様のサービスが用意されていますので、よく使うコンビニのアプリをインストールしておくと便利かもしれません。
スマホ活用術⑦： 職場のプリンターでリモート印刷
クラウドサービスを使って、スマホから職場のプリンターにデータを送って印刷することもできます。
忘れないうちに対応できるだけでなく、毎度PCを立ち上げて印刷を行う手間を省くことができます。
自分ですぐにデータを送信できるため、社内で部下に資料の印刷を頼んだりする必要もなくなるかもしれません。チーム内の営業効率の向上に結びつきます。
スマホ活用術⑧：行動ログ
日報をつける習慣がある組織では、自分の1日の行動を振り返るのも意外と時間がかかってしまうものです。行動ログを活用することで、1日の自分の行動を簡単に振り返ることができ、日報の整理が容易になります。
例えば、自動的に移動した場所などを記録してくれるものから、自分で活動ごとの時間を測れるもの。コメントや写真などを追加できるものなど、さまざまなタイプのものがあります。
外出する機会が多い営業マンは、外出時の隙間時間がどのぐらいあるかに着目してみましょう。定期的に見直し、効率的な行動の改善につなげることができます。
スマホ活用術⑨：オンライン会議
近年インサイドセールスが普及することで、あらゆる場所でも営業活動ができる環境が整いつつあります。特に、オンライン会議ツールを使うことで、外出先でもスマホからオンライン会議に参加することができます。
社内会議に外出先から参加できれば、訪問にまわせる時間帯を増やせることができます。逆に、社内でビデオ会議でお客様と商談をすることができれば、訪問の移動時間も短縮することができます。また、出張中でもお客様の対応が可能となります。
スマホ活用術⑩： 商品説明動画
商品・サービスの説明動画をスマホに保存しておいたり、スマホから簡単にアクセスしたりできるようにしておくと、商談やプレゼンテーションの効果もよりアップします。
特に実物を見せることのできない商材の場合や説明に不慣れな経験の浅い営業マンは、動画を活用することでお客様にイメージを持ってもらいやくなります。
まとめ
本記事では、営業マンのためのスマホ活用術についてお伝えしました。どの活用術やアプリも今日から活用できるものになっておりますので、ぜひご活用いただければと思います。
ただ、社員にスマホを持たせる場合には、セキュリティについてのルールは社内で徹底して取り決め、情報漏洩などのトラブルには注意することが重要です。
「厳選営業メールテンプレート」では、営業シーンごとの営業メールのテンプレートを紹介しています。スマホ活用術②でご紹介した定型文の参考になる内容になっておりますので、ぜひご覧ください。
