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効果絶大!メールと電話からはじめる営業ツール標準化のススメ

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デジタル時代の営業ノウハウを発信していくセールスハック編集部です。

見込客へアプローチにもっとも頻繁に利用する営業ツールは、メールや電話です。メールや電話で見込客へアプローチをする際に「以前に上司が送ったメールを参考にできればもっと効率を上げられるのに」とか「この間先輩が契約を取った内容の電話の会話を聞ければ……」と感じた経験はないでしょうか。
しかし、なかなかメールの内容や電話の会話等を社内で共有できる仕組みや機会がないことが多いのも事実です。今回は、メールと電話によって、忙しく活動している営業マンの業務を軽減するヒントになるであろう「営業ツールの標準化」についてご紹介します。

キーワードは「標準化」


「標準化」は、製造業等のモノづくりの現場では一般的な考え方です。製造ラインでは、製品を標準化し、型を作ることが求められます。 ところが営業の世界ではどうでしょうか。 営業の世界では個人の個性を尊重し、自分を売り込むことが必要とされる “パーソナリティーに依存する”側面が文化として大きく残っています。そのため、営業の世界では業務の標準化はまだまだ浸透していないように感じます。

標準化への誤解 「標準化=型にはめること?」

標準化と聞くとパーソナリティーを重んじる営業の方の中には「標準化したら個性がなくなるのではないか」とか「体で覚えなきゃ身につかないよ」とか「発想力がなくなる」などと感じる方もいるかもしれません。 ここでお伝えしたい標準化は決して型にはめて画一化することでも、機械的に仕事をこなすことでもありません。

営業の標準化を行う上で抑えたいのが「守・破・離」

型は確かに大事です。型があってこそ成果が現れます。それが「守破離(shu・ha・ri)」という考え方です。
「守」・・・上司や先輩の教え、型、ノウハウを忠実に守り、確実に身につける段階
「破」・・・他の型やノウハウについて考え、良いものを取り入れ、発展させる段階
「離」・・・一つの型から離れ、独自の新しいものを生み出し確立させる段階

これは戦国の時代に織田信長、豊臣秀吉の茶頭を務めた千利休が茶道を通して体得したプロフェッショナル論といわれています。 この型のステップの仕組み化が標準化であり、型を身につける以前に考えるべきことは「型を用意する」ことです。

実務経験がない場合や若い方にとっては、はじめに型を身につけることはとても大切なことです。 型を身につける際に一番確実性があり、そして効果が大きいのは現場で経験を積むことです。しかしその反面、時間がかかり、教育する側にとっても負担が大きいのが現状でしょう。
時間をかけて行う経験プロセスの時間を短縮することは、あらかじめ「型を用意する」ことによってできるのです。用意された「型」通りに繰り返し行動することによって、より短い時間で型を身につけることができます。 つまり、「型を用意する」ことが、営業力の即効性を高め、そして個人の営業の質を高めることにもつながるのです。

メールと電話を標準化することで大きな効果

なぜ、メールと電話の標準化で大きな効果を得ることができるのでしょうか。
営業シーンにおいて見込客とメールや電話でやり取りをする割合は非常に高いものです。 貴重な営業時間を割いているメールや電話ですが、日々当たり前だからこそ何気なく対応してしまい、個人にとどまり社内で展開されていないケースが多いのです。 しかし、逆を言えば成功事例をしっかりと展開することができれば、正しく「標準化」できる営業ツールがメールと電話なのです。
具体的にみていきましょう。

(1) メール営業の場合
ビジネスメールを送るのは、新人にとっては時間のかかる作業のひとつです。 新人がアポイントの御礼のメールをひとつ書くのに1時間もかかってしまった、という話はどのような会社でもよくある話です。 もちろんパーソナリティーを出すことは大切なのですが、さすがにメールを作成するだけに1時間かけては時間がもったいないですよね。
繰り返しになりますが、メールは標準化しやすいものではあるのにも関わらず、社内で展開されていないことが多いです。さらに、展開したとしても時間とともに受信ボックスに埋もれてしまったり、そもそも存在自体忘れてしまったりというケースもあるようです。 実のところ、メールで伝えたい内容でパーソナリティーを出すべきは全体の3割程度でいいのです。7割は「型」つまりテンプレートを用いても不自然ではありません。
ビジネスメールを作成する際、社内でよく使うケースをテンプレート化して共有すると、業務の軽減と時間短縮につながります。また、型を繰り返し使用し、3割のパーソナリティーを加えていくことによって、テンプレート以上の内容のメールが作成できるようになるのです。 まずは業務的な内容のメールや、新規のご挨拶メールを定型化し、テンプレート化してみてはいかがでしょうか。

 

(2) 電話での営業の場合
一方、電話での営業の場合は、メールと比較すると、対話というリアルタイムなものであり、先の読めないコミュニケーションなので、標準化は難しくなります。しかし、やり方によってはメールよりも強力な営業手法になります。ベースとなる型を用意して標準化していくことができれば、ぐっと成功する確率が上がるはずです。電話の種類を分類し、その中でカバーすべき内容を明確化することで、電話の型を作ることができます。そして、作成した電話の型が実践できているかどうかを確認するのに有効なのが「録音データ」です。聞くだけでなく会話を元に録音の書き出しをすることによって、型を身につけることができます。 最初は録音を聞く時間と比べて5倍の時間がかかります。 録音を聞くだけでなく、型を身につけ、発展させ、確立させていくステップとしては下記がおすすめです。

電話での営業の守破離のステップ

① 録音を聞く
② 録音を文字に書き起こす
③ 自分のことばに置き換えて、再度書き起こす
上記ステップは個人の電話での営業の力を強化することができ、リーダークラスの方にとっても、アドバイスしやすく、指導の時間がかからない一石三鳥の方法です。
いかがでしたか?

日々の業務を軽減し、営業力強化につながるメールや電話の標準化を始めてみてはいかがでしょうか。営業効率化や売上げ向上などの大きな効果を得ることができます。部門全体の標準化についてはこちらの記事を参考にしてください。

 

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