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おさえておきたい!営業活動におけるシーン別メールと電話の活用例

営業プロセス
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営業活動において大切なツールがメールと電話。

あなたの会社ではどのように使い分けをしていますか?個人に任されていますか?

会社やチームで使い分けが決められているという会社もあるでしょう。電話派、メール派と、得意分野がわかれているかもしれません。

今回は、それぞれのメリットと活用すべきシーンをご紹介します。

メールがふさわしいシーン


1. 記録に残したい時

メールの最大のメリットはなんといっても、記録に残ることです。

やりとりの記録を残しておきたい場合は、メールを使いましょう。

電話で話したことを記録に残したい場合は、電話のお礼を兼ねた、確認のメールを送ることもおすすめです。

2. 多くの情報を伝えたい時

メールだと多くの情報を一度に伝えることができます。

契約、取引、企画やプラン、スケジュールなど、詳細を伝えるのには、メールが適しています。

細かく目を通していただく必要があるけれども、電話ではすべてをカバーできないもの、お客様自身でご確認いただくものについては、メールを使いましょう。

ただ、その場合は、何を送付しているか、送付したものについてどのようなアクションを取ってほしいかを、メール本文に必ず明記しましょう。

3. フォローアップをしたい時

電話と異なり、送る側も受け取る側も互いの都合のよい時間に送れるのも、メールのメリットです。

相手が今いるかどうかを考えてから連絡をする必要のある電話よりも、気軽に送信することができます。

そのため、メールは、一度、メール、電話、訪問など何らかの方法でアプローチをした見込客へのフォローアップに最適です。

フォローアップであることを明確に、簡潔なフォローアップメールを送りましょう。

4. 多くの人に一度に情報共有をしたい時

メールでは、送信相手の数が無制限です。

見込客側の意思決定者や関係者が多い場合は、メールを活用しましょう。

見込客が一名でも、営業チーム側の関係者が多い場合にも、メールは便利です。

5. 反応を知りたい時

営業支援ツールを活用すると、相手の開封状況や開封をした時間、メール内のリンクのクリック状況、自社サイトへの訪問履歴などがわかります。

見込客から返信がなくても、メールやリンク先の情報が読まれていることがわかれば、次のアプローチ方法の計画もしやすくなります。

6. 見込客の数が多いとき

見込客の数が多い場合は、電話でアプローチする時間が物理的に足りません。

その場合は、メールを活用しましょう。

ただ単に多くのメールを送るのではなく、その次に電話する価値のある見込客を見極められるような仕組みを入れると、時間節約以上の効果を発揮してくれます。

見込客のタイプ別のテンプレート、本文内に入れるリンクなどについてプランニングをし、メール送付後は反応の分析、フォローアップを必ず行いましょう。

7. 営業マンの数が足りない時

見込客の数が多い時だけでなく、営業マンの数が足りない営業チームにとっても、メールは大きな味方となってくれます。

見込客の数が多い時と同様、プランニングと精査がポイントとなります。

8. 相手が忙しい場合

忙しい人の中には電話を極端に嫌う場合もあります。

相手が忙しいとわかっている場合は、相手がメール派か電話派かを判断できるまでは、まずはメールでアプローチをするのが無難です。

逆に全くメールを見ない人もいるので、短期間に数回メールを送り、メールが全く開封されなければ、電話に切り替えましょう。

電話がふさわしいシーン


1. デリケートな件・記録に残したくない時

記録には残したくないこと、誤解をされたくないデリケートな件、メールではやりとりが長くなってしまうような込み入った話には、電話が向いています。

ただ、こういった件は時間も長くなってしまう傾向があるため、あらかじめ所要時間を伝えるなど、相手の都合にも配慮しましょう。

2. メールでのやり取りが増えてしまった時

メールでのやり取りが増えてしまって、経緯や現状がわかりづらくなってしまったときも、電話の出番です。

相手の状況をうまくヒアリングしながら、最適な情報を提供し、成約に近づけましょう。

3. ニュアンスを確認したい時

関心度合いを知りたい時、断られた時、クロージングのタイミングを図りたい時などは、メールではニュアンスがわかりません。

そういう場合は電話で文字からはわからない感触を確認しましょう。

それによって、次のアプローチが変わってきます。

4. 初めて連絡する時

見込度が高めの場合は、初めての連絡は電話にしたいものです。

同じことを文章で読むのと、実際に音声で伝えるのとでは、与えるインパクトが異なります。

5. 相手に合わせて説明したい時

メールの最大のデメリットは、相手がどう解釈をしているかがわからないことです。

メールが開封されていても、メールをすべて読んでいるのか、斜め読みをしているのかはわかりません。

本文内のリンクがクリックされていても、リンク先の情報を見ているのかはわかりません。

電話であれば、相手に合わせて、重要なポイントや見逃しがちなポイントを説明することができます。

ニーズのヒアリングなど、相手から情報を聞き出したい時も電話にしましょう。

6. すぐに返事がほしい時

相手の返事を待てない、その場で返事がほしい、決定をしてしまいたい、という時は、電話が向いています。

メールだと、どうしてもこちらからの連絡と相手からの返信、とコミュニケーションが一往復になってしまいますが、電話なら一回ですみます。

いかがでしたか?

効率を考えるとメールに分があるように思えますが、電話にも相手の反応を見られるという大きな利点があります。

状況に応じて使い分けてみましょう。

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