営業マンに限らず「デスク周りがキレイな人は仕事ができる」というイメージを持っている人が多いのではないでしょうか。
書類整理は時間がかかるし、今のところ仕事に支障はないから・・・。
そう言って後回しにしてしまいがちですよね。
一般的なビジネスマンは、1年間で150時間を「探し物」に費やすとも言われます。
つまり、年間10日以上は「探し物をするために」出勤していることになります。
残業時間の圧縮やライフワークバランスの実現が課題とされている昨今、耳の痛い話ではないでしょうか。
逆に言えば、探し物の時間を短縮することで、それだけ時間の猶予が生まれます。
今回は、整理収納アドバイザーとして各種メディアやイベントに多数出演経験のある専門家、岩佐弥生さんに書類管理についてお話を伺いました。
なぜ書類管理が必要なのか
まずは書類管理の必要性について考えて見ましょう。
岩佐さんによると、探し物をしてしまう人には共通の特徴が見られるそうです。
・デスク上に書類が山積み
・書類を重ねて置くのですぐに取り出せない
・足元に書類の入った紙袋が置いてある
・文房具がやたらと多い
・PCのデスクトップ上にもアイコンが多い
そして、そういう人々がよく口にする言葉。
「どこに何があるか自分は把握できている」
「仕事に支障はない、今の状態でも仕事はできている」
探し物をすることが日常化しすぎて、自分が日頃から探し物をしていることに気が付いていない人も多いのだそうです。
思い当たる節はありませんか？
確かに自分一人で仕事をしている分にはそれで良いのかもしれませんが、例えば外出先からデスクの書類を確認したいとき、同僚や上司に電話をして書類を探してもらうという必要も出てきます。
風邪で会社を休んだときや、外出中に取引先から問い合わせがあるというケースも考えるべきでしょう。
あるいは取引先でのミーティング中に自分のデスク上の資料が急に必要になったとき、同僚が資料を見つけられなかった場合、どういう印象を持たれてしまうでしょうか。
こう考えてみると、「デスク周りがキレイな人は仕事ができる」というイメージは、やはり説得力があります。
乱雑なデスクは探し物による時間的ロス以外にも「社内の情報共有を阻害する」という大きなデメリットがあるということですね。
情報の私物化はコンプライアンス違反や不正経理、横領など更に大きな問題を生み出す可能性もありますから、会社として取り組むべき課題でもあります。
書類管理のポイントとは
それでは、具体的にどのような管理をすれば良いのでしょうか。
デスクのスペースは限られていますから、整理された状態を保つためには「必要なもの」と「そうでないもの」とを見極めることが求められます。
書類管理の上でも、デスクには進行上の案件など必要なものだけを置くようにすれば管理しやすくなります。
1年経ったら倉庫へ
ある統計調査では、「1年以内の文書があれば大体の仕事はできる」とも言われています。
事務員さんが見る文書の99%は直近1年以内のもので、1年を超えた文書が必要なのは100回に1回のケースにすぎないのだそうです。
そうであれば、1年前より古い書類は自分のデスクに置いておかなくてもさほど困らないことになります。
破棄するか倉庫に保存するなど、デスクから出すことが可能になりますね。
また別の調査では、手持ちの書類の5割は破棄しても問題無いもので、3割は倉庫等で保存すべきもの、デスクなどオフィス内で保管すべき書類は2割程度だと言われています。
共有スペースで管理
周囲の協力が必要ですが、書類管理用の共有スペースを設置するのも有効です。
部署内の誰もが分かるように所定のキャビネットなどで「情報の共有化」を行います。
書類を私物化しないことで情報共有が容易になり、個人のデスクに書類を溜め込む必要もなくなります。
自分しか情報を知らないかもしれない、失くしたら自分の責任になるから自分のデスクに収納しておこう、持っておこう・・・となると捨てる判断は難しくなりますが、情報共有することで重複保管のロスも防げます。
データ化、再入手
カタログやパンフレットなど、再入手可能な資料は長期保存する必要の無いものです。
最新版以外は定期的に処分しましょう。
紙面で残す必要のないものは、データ化するという方法もあります。
一度データ化してしまえば検索や比較も簡単です。
ただし、バックアップの作成やセキュリティ面など、留意すべき点はしっかりと押さえましょう。
最近ではスマートフォンでも書面を撮影してpdfファイルに変換できる無料アプリがあるので、こういったソフトを活用できれば書類管理の手間は大幅に削減できます。
クラウド上に保管しておけば社内でも取引先でも資料を参照できます。
出先で急に資料が必要になっても、スマートフォンとコンビニのプリントサービスで事足りますから、重たい書類を持ち歩く必要もなくなります。
バックアップの作成は怠りがちですが、機械に故障は付き物です。
クラウドと実機に保管することで手間なく最低限のバックアップを確保することができます。
データ化する際に最も問題が起きやすいのはセキュリティの部分です。
社内規定があれば分かりやすいのですが、個人情報の持ち出しやUSBメモリーの使用禁止、パスワードやセキュリティソフトの導入など情報漏洩事故に繋がる不安は潰しておきましょう。
特に個人情報や機密情報を扱う際には、アカウント権限による制限やパスワードの設定が必須です。
データ化に取り掛かる際には、重要度の低いものから始めることをお薦めします。
デスク周りの整理整頓
整理整頓された状態を保つには、デスク周りをどのように使うべきでしょうか。
デスク上には電話、PCだけ
基本的には電話、パソコンだけにしておくのがベストです。
一度何かを置き始めると、どんどんモノ置き場が広がっていきます。
作業時には電話の横にメモ、サイドには進行中の書類が入ったファイルBOXを置くのがお薦めです。
退勤時には、進行中の案件でもデスクに仕舞いましょう。
そのままデスク上に置いておいて帰るという方も多いですが、一旦リセットした方が次の日の作業を新鮮な気持ちで始められます。
置いて帰りがちな飲みかけのドリンクも片づけて帰りましょう。
中央の引出し
作りかけの書類や外出する際に、一時的に収納しておくスペースに使うとよいと言われています。
普段は空にしておきます。
右側引出し上段
文房具類を入れるとよいでしょう。
この時、仕切り等で区切ってモノを入れます。
ボールペンは何本あれば十分か決めて、1本使い切ったら買い足すというルールにすれば持ちすぎを防げます。
引出し内は使用頻度を基準に収納すると、更に使いやすくなります。
よく使うモノは引出しの手前に、あまり使わないモノは奥でもよいでしょう。
ペンや定規といった長い文房具は、横向きに収納することで引出しの開け閉めの時短になります。
右側引出し中段
名刺を管理したり、本を収納しても便利です。
名刺も書類同様どんどん溜まっていくもの。
最近は、名刺取り込みソフトを使ってデータ化しているビジネスマンも増えています。
人に会うことが多い営業マンは名刺の数も増えるので、このようなソフトを賢く使うのもよいでしょう。
右側引出し下段
ここに「書類」を入れておくとよいでしょう。
書類は重ねず「縦収納」が基本。
上から見た時にパッと分かるようにしておきます。
引出し手前にファイルボックスを縦に3～4個、奥は横にして入れるのがおすすめです。
奥は私物を入れておくスペースにしても良いでしょう。
デスク上にモノが置かれることにならないのでおすすめです。
ファイルボックスのポイント
ファイルボックスは、「保管用・進行中・これからの分用」とシンプルに作りましょう。
パンパンにはせずに、新しい文書が入るスペースを常に残しておきます。
ファイルは自分が見やすいようにラベルを貼りながら管理します。
自分の仕事を考え使いやすいように分類しましょう。
ただ、いきなり細かい分類をしようとしてもなかなか継続できません。
まずは案件ごとに纏めるところから始めてみましょう。
案件ごとにフォルダを作り、必ずタイトルをつけます。
普段使う書類を入れるフォルダは、取り出しやすく・戻しやすいモノがおすすめです。
収納するのに時間がかかるものは、段々と面倒になり継続できなくなってしまいます。
「保管用」のファイルボックスとはいえ、ずっとデスク内に置いてはおけないので保管期限を決めておきます。
期限を迎えた書類は倉庫等へ移動し、社内規定などに従って一定期間を置いた後、処分します。
さらに、作業中の書類を入れる「仮置き用のボックス」を1つ作っておくと、デスク内がぐちゃぐちゃにならずにすみます。
使い終わったら元に戻し、デスク上に置きっぱなしにしておかないようにします。
書類の整理、分別
散らかりを防ぐには、「残すものを定位置に戻し、必要のないものは破棄すること」です。
全く使っていない、見ていないものが混ざっていることで進行中のものが使いづらくなってしまいます。
仕事で使う文書は大きく分けると「進行中のもの」と「完了したもの」ですから、これらを分けて収納するだけでもぐっと使いやすくなります。
PC上のデータ整理も基本点には同様です。
ファイルボックスを整理するようにフォルダ分けを行い、進行中の案件とそうでないものとを分別します。
フォルダの階層が深くなり過ぎると探す手間が出てきますから、あまり細分化し過ぎない方が良いでしょう。
PC上のデータ整理が苦手という方、まずはデスクトップアイコンを整理することから始めてみましょう。
書類管理の重要性を感じていただけたでしょうか。
さっそく書類整理をしよう！という方に効果的な方法をお伝えします。
段ボール箱を3つほど用意します。
書類を必要なもの、不要なもの、判断保留の3つに分別しますが、その際には3～5秒程度で直感的に判断しましょう。
迷ったら全て判断保留の箱に入れます。
再入手可能かどうかも頭に入れながら実践すると作業が進みます。
「仕事に支障はない」と書類管理を疎かにすると、知らず知らずのうちに周囲に迷惑を掛け、自分の仕事の効率も悪化させている可能性があります。
新年度は心機一転、書類もデスクも整理整頓して過ごしてみてはいかがでしょうか。
頭の中もスッキリして、良いアイディアが浮かぶかも知れません。
————————————————– PROFILE ————————————————–
岩佐 弥生（収納コンサルタント）http://profile.ne.jp/pf/yayoiiwasa/
整理収納アドバイザー、司会者・ナレーター・レポーターとして活動。ラジオ・ＴＶ・イベント出演、企業や認定講座での講師実績多数。昔は片付けが苦手だったので、同じ目線での話し方が好評。普段から人前で喋っており人にモノを伝えたり表現することが得意。
