営業職に携わるみなさんの場合は、当たり前のように営業会議が行われていることでしょう。
ですが、営業会議が効果的に行われていると思っている方もあまりいないかもしれません。
しかし、それはとてももったいないことです。
営業会議には参加している方の人件費というコストがかかっていることを忘れてはいけません。
毎週1時間の営業会議を行っている場合は、年間で一人当たり48時間もの時間を費やしていることになります。
10人のチームの場合は480時間、準備を含めるともっと多くの時間を投資していることになります。
本来、営業会議は、単なる報告にとどまらず、チームメンバーのモチベーションを向上させ、企業のゴールを達成するためのアクションを決定する場であるべきです。
セールスハックスでは、これから2回にわたり、本当に意味がある営業会議を行うコツをご紹介します。
前編は準備と心構えについてです。
1. 顧客会議と同じぐらい重要という認識を共有する
まず、最初に、営業会議に対する意識を変えてもらいましょう。
慣れ親しんだメンバーでの会議だと緊張感がなくなる場合もあります。
顧客会議の遅刻は絶対に許されない、電話がかかってきても出ない、というのが誰もが持っている常識ですが、社内会議の場合は、遅れてきたり、顧客からの電話やメールに対応をしたり、他の作業をしながら聞いたり、居眠りをしたり、といった行動が見られるものです。
誰もが発言しやすいオープンな雰囲気づくりは大切ですが、営業会議は顧客会議と同じぐらい重要であるということを社内の常識にしましょう。
2. 目的を明確にする
次に行うべきことは目的を明確にすることです。
「チームメンバーが顔をそろえ対面でのコミュニケーションを行うこと」だけでは不十分です。
下記を参考にあなたの会社に適した目的を設定しましょう。
目的を設定すると、参加するべき人も明確になります。
・売上達成（向上）のためのアイディアや方法を話し合う。
・案件の優先順位を決定する。
・解決すべき問題や課題を特定する。
・困っているチームメンバーを助ける。
・成績のよい人を評価する。
・チームメンバーの営業スキルを向上させる。
・チームメンバーのモチベーションを向上させる。
3. 事前に議題を決定し、共有をする
目的を設定するだけでなく、議題についても事前に決めておくことが大切です。
例えば、「競合製品の営業活動についての対策を決定する」など、具体的な議題を設定し、事前に参加者に共有をしておきましょう。
議題が複数ある場合は、各議題に割く時間も割り振ると、終わりの方の議題について触れる時間がなくなることを避けられます。
また、その場合は重要な課題を先に扱うようにします。
定期的に開催される会議の場合は、議題のテンプレートを用意すると、準備や進行の手間が楽になります。
4. メールで済む場合は開催しない
議題を設定し、メールのやり取りでも済むと判断した場合は、思い切って会議の開催をキャンセルしましょう。
本当にキャンセルしても問題がないか不安な場合は、会議を開催したい人はメールで議題を送るよう聞いてみるのも一案です。
5. 意見を事前に集める
会議の効率化には事前に意見を集めるのも有効です。
例えば、「競合製品の営業活動についての対策を決定する」という議題の場合は、対策案について事前にメールで送ってもらうようにすると、会議の場では、対策案を出す手間が省け、集まった対策案の紹介、追加の案があるかを聞く、対策の決定というプロセスで会議を進めることができます。
事前に課題を出してもいいでしょう。
ただし、本当に必要な場合にとどめないと、チームメンバーの時間を無駄にしてしまうことになります。
6. 時間は短めに
会議というと自動的に1時間の枠を設定する人が多いものです。
チームメンバー全員が集まる会議の場合は1時間以上行うこともあるでしょう。
しかし、人間の集中力には限界があります。参加者の集中力を高めるためにも、営業会議の時間は短めに設定しましょう。
最長でも1時間15分までとし、できれば45分～1時間におさめたいものです。
1時間以上になる場合は、休憩をはさむのがおすすめです。
7. テクノロジーを活用
忙しい営業マンは急に営業会議に出られなくなることもあります。
そんなときはテクノロジーの力を借りましょう。
例えば、スカイプやGoogleハングアウトなどのウェブ会議ツールを活用すれば、出先からでも会議に参加することができます。
また、会議の様子を録画すれば、重要な発表を後から確認できます。録音や録画をすれば記録の手間も省けます。
前編は7つのコツをご紹介しました。
できるものから取り入れ、習慣的に行われている営業会議を、当事者全員が効果を実感できる営業会議へと変容させてみましょう。
後編は、営業会議の進行や会議後についてのコツをご紹介します。
