展示会を確実に成功させるための準備スケジュール

展示会 成功させる 準備スケジュール

営業強化策として、展示会に出展している企業は多いでしょう。
展示会は出展者、来場者双方にとって、短期間で特定のテーマについての情報を得られる場です。
上手くいけば商談、そして成約まで一気に進めることができますが、成功のためにはしっかりと準備をすることが大切です。
初めての出展の場合は何から手をつけていいか、わからないでしょう。
また、長年出展していても、スケジュールやマニュアルが文書化されていないことも多いものです。
そんな方々のために、いつ頃どんなことをすればいいのか、展示会を成功させるための準備スケジュールをご紹介します。

第1段階:戦略立案 約1年前

・営業戦略における展示会の役割を定めましょう。その後、社内の承認を取ります。
・展示会にかかる予算を細部まで試算します。またROI(投資対効果)も予測します。
・事前に出展を検討している展示会や、競合が参加している展示会などを見学します。

業界に関わらず、規模の異なるものを複数見学すると、自社の目的に適した展示会がどのようなものかがわかりやすくなります。

第2段階:9ヶ月~12ヶ月前

・成約数、新たに獲得する見込客のデータ数、メディアに掲載される記事数など、具体的な目標値を設定します。
営業戦略における展示会の役割に合致したものにしましょう。
・展示会ブースの広さがどれぐらい必要かを検討します。
ブースやバナー、パンフレットなど、展示会に必要な制作物や販促物をリストアップし、発注先も検討をします。
・展示会スペースを予約し、展示会主催者から出展に関する詳細をもらいます。
・展示会会場の下見を行います。主催者側の担当者など、会場に詳しい人の同行を依頼しましょう
・展示会のための営業活動及びマーケティング計画を立てます。

事前、展示会中、事後の3つの段階にわけて施策の企画をします。
事前: 出展告知、集客、顧客や見込客への案内、事前登録者への案内など。
展示会中:ブースの演出、販促物、来場者向けキャンペーン、ノベルティ、飲み物や食事など。
事後: 見込客へのフォローアップ、実施レポートの掲載など。

第3段階:6ヶ月~9ヶ月前

・展示会中に使用する営業メッセージを考えます。30秒以内で伝わる短いメッセージにしましょう。
当日ブースに立つスタッフはメッセージをしっかり練習し、メッセージが効果的に伝わるようにします。
・展示会ブースのデザイン、レイアウトを決定します。
希望するイメーを確実に伝えるために、条件を文書化したり、簡単なデザインイメージを作成したりするとよいでしょう。
予算、納期、企画力、実績など、条件にあった発注先を慎重に選びましょう。
・ブースのデザインだけでなく、照明や音楽などの演出についても考えましょう。
・来場者をひきつけるためのノベルティやプロモーションプランを企画します。
・告知や展示会中に使うパンフレットなどの印刷物を決め、制作を開始します。
販促物は印刷するものを減らし、デジタル化をすると、納期にゆとりができ、修正も可能なため、楽になります。

第4段階:3ヶ月~6ヶ月前

・ノベルティやプロモーションに使うアイテムを発注します。
・引き続き、展示ブース、販促物の制作を行います。スケジュール通りに進んでいるか、進捗を確認します。
・展示会を担当するスタッフの人数、当日の勤務スケジュール、服装などを決め、スタッフのトレーニングの日程や内容を計画します。
・ブース関連制作物や販促物の展示会会場への搬入方法やスケジュールを決めます。
・始められるものについては、スタッフの宿泊や交通の手配を開始します。
・事前営業活動及びマーケティング施策を開始します。

第5段階:1ヶ月~3ヶ月前

・展示会後のフォローアップに使用する販促物の準備を始めます。
・事前営業活動及びマーケティング施策を継続します。
・特に重要なターゲット顧客グループに対しては、複数回のEメールキャンペーンを実施します。
・可能な場合は、展示会主催者から参加者リストをもらいます。
・見込み客や顧客との打ち合わせの日時を可能な限り決めます。
・スタッフ全員分の宿泊や交通の手配を始めます。
・スタッフのトレーニング日を決めます。
・展示会主催者と確認の打ち合わせを行います。
・ブース関連制作物、販促物の出来上がりを確認し、発送日、納品日を再確認します。
・スタッフ全員分の宿泊や交通の手配を完了します。

第6段階:1週間前

・メールキャンペーンなどに反応のないターゲット顧客や、返答のない顧客に最後のプッシュを行う。
・スタッフのトレーニングを完了します。
・ブース関連制作物、販促物の納品日を再確認します。
・スケジュールとアクションリストを見直し、未完了のものがないかを確認します。

第7段階:展示会後翌日~1週間後

・来場した見込客のデータや情報を分析し、フォローアップキットの送付など、フォローアップを行います。
・設定した目標と実際の数値を比較し、 目標を達成したかどうか評価します。
・予算と実際のかかった費用を比較します。投資対効果を計算します。
・次回も参加する価値があるかどうかについてレポートをまとめます。再出展をする場合は改善点、他の展示会を検討する場合は候補やメリット、デメリットについてもレポートに含めます。
・人気のある展示会の場合は、翌年の予約を行います。早めに予約をすると割引になる場合もあります。

いかがでしたか?
やることが多すぎると感じた方もいらっしゃるかもしれません。
特に戦略立案と事後分析は大きな問題がないからと、やらずじまいになってしまっていることも多いでしょう。
しかし、展示会成功や成果アップのためには、このリストにあることは行っておきたいものです。
第7段階は展示会後に関するものですが、フォローアップを迅速に行うためには、終わってから考えるのではなく、初めからスケジュールに入れておくことが大切です。
急に出展が決まった場合でも、この段階に応じて、実行をすれば大丈夫です。
展示会中に実施をすることについては忘れないものですが、前後については手薄になってしまうもの。
前後についてもしっかりと企画をすることで、展示会の出展効果を最大限にすることができます。
投資対効果をさらにアップさせるためには、「展示会の投資対効果をアップさせる10つの方法」もご覧ください。

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川崎 裕介(かわさき ゆうすけ)

慶應義塾大学卒業後、外資系歯科医療機器メーカーを経てコンベックスに入社。プロダクトセールスチームで新規顧客開拓、既存顧客のコンサルティングに従事する傍ら、セミナー企画・運営を担当。現在は「セールスハックス」の運営、「Digima」のプロモーション全般を担当している。