業務の抜け漏れを防ぐためにToDoリストを作る。
すでにToDoリストを作成しているのに、なぜか月末に成果や予定にズレが生じる。
そんな経験が一度はあるのではないでしょうか。
今回は、上司が確認するToDoリストをご紹介します。
「なんのための」ToDoリストなのか
ToDoリストを作成する際、多忙なときほど多くの項目が挙がってくると思います。
しかし、いくら作成して、ただその項目をこなすだけでは成果には結びつきにくいことがあります。
結びつかない理由に気づいたのは項目をこなした後の最終的なゴールが不明確だったからでした。
例えば、電話やメール、顧客訪問をする…その項目の多くはただタスクが羅列されているだけであり、これらは最終的に何へ繋げていくためのToDoリストなのかを考えなければなりません。
当たり前ですが、「契約を取る」などの目的があってこそのToDoリストなのです。
加えて、「契約を取る」と言ったときに、どんな状態が自社における契約を取ったことになるのかを具体的に定義する必要があります。
お客様から内示を取ればいいのか、契約書を受領すればいいのか、社内の数字として計上するまでなのか…等です。
会計のシステム化が進んでいる現在では、おそらく社内システムに契約の事実を反映し、上司や関係部署の承認を経て、数字がシステム上で反映されることで、初めて「契約」となるのが一般的です。
例えば、契約書の受領だけでは、あくまでまだ「作業途中」であり、この事が作業日数の遅れ、当月内での成果未達へと繋がっていきます。
ぜひToDoリストを作ったときには、なんのためにこのタスクを行うのか考えるようにしてみてください。
Googleドキュメントなど活用したToDoリストの作成
ToDoリストは手帳やメモ帳に手書きすることが多いかと思いますが、それでは本人が不在時に確認することができず、可視化もできません。
特に営業活動で社外や遠地で活動することが多いですので、ITツールによる作成・共有をおすすめします。
例えばgoogleドキュメントのスプレッドシートを用いて、共有・運用することが効果的です。
作成する方は、いつでもどこでも作ることができますし、上司の立場からもいつでも確認・管理することが可能です。
また、テンプレートを作成することで作成や確認の負荷の軽減に繋がります。
ToDoリストを作成する際には、メールをする、電話をするなどの動作に加え、なるべく具体的に記載することが重要です。
具体的には「顧客・依頼先」「作業目的（ゴール）」「作業内容」「完了予定期日」と言う一般的に5W1Hのような記載事項に加えて、進捗管理のために「対応状況・その他」と言う実績を記載するための枠も用意しておくといいでしょう。
さらに、週間予定も加えることで、上記ToDoリストに割くための時間を確保できているか、計画に無理がないかを確認することができます。
また、日次・週次・月次で行うルーチンワークは、Googleカレンダーやoutlook等の予定・タスク機能を活用し、アラームで知らせるようにします。
なお、初動でToDoが煩雑だと、それだけで後回しになって忘れていくことが多いです。
そのため、アラームのメモ欄にアクションに必要な情報を添付したり、URLを記載するなどして作業へスムーズに着手できるようにするとアラームを見た瞬間に行動に移しやすくなり、滞りなく終えることができます。
ToDoリストの活用方法
作成まで見てきましたが、ここからは上司の方向けに部下の状況を確認するためのポイントや方法について説明していきます。
まずは個人で作成したToDoリストに抜け漏れがないかレビューします。
その際に目的が役立ちます。
目的が明確であればあるほど、その達成に必要になる項目は経験豊富な方であれば把握しやすいからです。
なお、キャリアの浅い方が陥りがちなToDoリストは、自社内の他部門へ依頼する項目の抜けと作業時間を短めに見積ることです。
どうしても営業の癖で、お客様だけに注力してしまいますが、前述のとおり、製品・サービスを発注する、数字として計上する場合には、営業以外の社内部門の協力を仰ぐ場合がほとんどです。
また、お客様側においても、契約等の事務処理を行う場合には、上司の決裁や契約部門との調整などが行われることが多いはずです。
そのような観点を考慮して、本当に「完了予定期日」までに間に合うのか確認をしてあげてください。
また、キャリアが浅い人の多くは「対人」に関わることで後手に回ることが多いです。具体的には、とっつきにくい顧客への確認や調整、社内で交流が無い部門に対する依頼などです。
経験から、自分との距離や関係性の遠い方は、依頼をしても素っ気なかったり、高圧的であるなど、アプローチに尻込みしがちになります。
「午後にしよう…」「明日にしよう…」と考えているうちに、結果として対応が先延ばしとなり月内にまとまらなくなるという負のスパイラルに陥りがちです。
これは個人のコミュニケーション能力に委ねられがちですが、関係性が構築していけば解消されることが多い問題です。
ぜひ、上司の方にも共有し、チェックしてもらってください。
この数分の対応で、結果的にご自身の成果や業務を大きく助けることになります。
いかがでしたか？
ToDoリストを活用して目標達成し、いい気持ちで期末を迎えましょう！
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