みなさんは、営業商談後に顧客に対してお礼のメールを送信していますか？営業商談後お礼メールは、顧客の貴重な時間を割いてもらったお礼や商談内容のおまとめなど、顧客とより良い関係を築くことができます。
しかし、中には「商談後にお礼メールを送付することをルール化できていない……」「お礼メールを送っているものの、その効果やメリットを感じられない……」といったお悩みを抱えている営業マネージャーや営業マンもいるかと思います。
本記事では、営業商談後に反応が来やすいお礼メールの要素について解説していきます。
目次
営業商談後のお礼メールとは
営業商談後のお礼メールとは、商談の相手方担当者に対して、営業商談の機会をもらったことに対する感謝や、商談で話した内容を記録として残すことができる、商談後に送付するお礼のメールです。BtoB営業においては、お礼メールを送ることが「マナー」とされているので、場合によっては形式的なメールになっている場面もあるかもしれません。
営業活動の進捗によっても変わりますが、営業マンは顧客に対して、営業商談で自社の商品・サービスについて提案させてもらったことに対して感謝を感じるかと思います。例えば、貴重な時間を割いてもらったことに対するお礼や、数ある商品・サービスの中から自社を検討してくれていることに対するお礼、商談時に顧客の現状や課題、展望について話を聞かせてくれたことに対するお礼などが挙げられます。
効果的なお礼メールを送付するためには、営業マンはできる限り顧客側に負担を与えずに、感謝の意を表現する必要があります。形式的なものではなく、感謝の意を伝え、顧客との信頼関係を構築することが大切です。
なぜ営業商談後のメールが重要なのか？
営業商談後のメールが重要な理由は、顧客との関係性構築や将来のビジネスチャンス創出につなげられる可能性があるためです。 営業マンは、日々多くの顧客と接点を持つので、一件でも丁寧に対応を行い可能性を高めることで、長期の期間で見たときに成果を生む可能性があります。
営業商談後のメールがなぜこのような効果を生むのかについてのポイントを3点紹介します。
相手との接触頻度が好印象につながる
心理学において「ザイアンスの法則（単純接触効果）」という法則があります。これは「人は、例え最初はあまり興味のなかったものだとしても、繰り返し何度も見たり聞いたりするうちに良い印を抱く（1960年代にアメリカの心理学者ロバート・B・ザイアンスが発表）」ことを明らかにしたものです。
営業商談後お礼メールを送ることによって、相手方担当者との接触頻度を増やすことができ、好印象を抱いてもらう可能性を高めます。ザイアンスの法則では、接触の時間や密度よりも「回数」が重視されています。従って、商談後にメールを送信するということで、接触回数が「商談」「メール」の合計2回とすることが大きな意味を持ちます。
また、ザイアンスの法則においては、「人は知らない人に対しては攻撃的になる」ということも主張されています。接触回数が少なく、まだ相手方から深く認知されていない段階で、次の約束を取ろうとしてもきっぱりと断られてしまう可能性が高いということになります。
返報性の原理が働くこともある
皆さんは他人から親切にされたら、その方に同じようにお返しをしたくなるものです。これは、心理学において、「返報性の原理」と呼ばれている考え方です。
商談後のお礼メールを送付することにより、顧客は「丁寧に対応をしてくれた」「細かいところまで気配りができている」と感じて、引き続き話を聞いてみようと言った気持ちになってもらえる可能性が高まります。
顧客が聞く姿勢を持ってくれているだけでも、長期的に信頼関係を構築していきやすくなります。
商談の内容を覚えてもらいやすくなる
商談の際に、丁寧に分かりやすく説明をしたつもりでも、意外と相手に上手く伝わっていなかったり、口頭での説明のため、すぐに内容を忘れられてしまったりすることは珍しくありません。また、商談での話では情報量が多すぎて十分に処理できていない場合もあります。
メールであれば、伝えたい内容をまとめ顧客に合わせた内容を伝えることができます。例えば、商談で論点になった内容や顧客が疑問に感じていた箇所の補足の情報、内容の整理などが挙げられます。これにより、顧客も自分自身で情報を整理でき、さらには印象を残すこともできるのです。
営業商談後メールを送る前に知っておくべきこと
一般的に、営業商談後メールを受け取って不快に思うことはめったにありませんが、商談後のお礼メールは「マナー・礼儀」としての側面もあるので、マナーを欠いてしまうと逆効果になってしまうことがあります。相手から悪い印象を持たれてしまい、次の商談のチャンスを失ってしまう可能性もあります。
商談後のお礼メールでマイナスの印象を持たれてしまわないために、注意するべき2つのポイントについて解説します。
お礼メールは翌日までに送る
営業商談後のお礼メールは、可能な限り商談当日、遅くとも翌日に送るのがマナーです。なぜなら、商談後何日も経ってからお礼メールを送っても、感謝の思いが伝わらないからです。
それどころか、「マナー・礼儀のなっていない営業担当だ」印象を持たれてしまったり、「仕事を依頼しても後回しにされてしまいそう」と不安を抱かれてしまったりする可能性さえあります。
また、お礼メールには商談の内容をまとめることで記憶に留めてもらう目的もありますが、数日間が経過してしまうと商談の内容がおぼろげになってしまうリスクもあります。
誤字・脱字に注意すること
メールでの誤字・脱字は、読み手に対して悪い印象を与えてしまい、信用低下の要因になってしまいます。特に、相手方の企業名や担当者名の間違いやファイルの添付漏れなどは、注意していないとついやってしまいやすい部分です。
誤字・脱字のミスを防ぐためのポイントとしては、
- 送信前にメールの本文を再度確認する
- 他の人に一通り読んでもらう
- 共通化できる部分は定型文として設定しておく
- 添付するファイルは分かりやすい名称をつける
などが挙げられます。
誤字・脱字のあるメールを送信しないように、細心の注意を払うことはもちろんですが、万が一送信後に間違いを発見した場合は、早急にお詫びと訂正をしましょう。
売上げ拡大につながるお礼メールの5つのポイント
競合他社の営業マンも同様にお礼メールを送っているかも知れません。また、お礼メールが相手方の印象にあまり響いていないこともあります。ここでは、お礼メールを売上げ拡大につなげるためのポイントを5点紹介します。
商談相手やエピソードの印象を伝える
お礼メールを書く時に最初に重要なことは、具体的に書くことです。そして、商談の際に感じた担当者の印象を伝えると、非常に効果的な一文になります。
例えば、以下のような文面です。
（例）
- 初めてお会いしたにもかかわらず、忌憚のない意見を聞かせていただき、誠にありがとうございました。〇〇様の実直な性格と自社を成長させたいという思いがひしひしと感じられました。
- 本日聞かせていただいた御社工場での実例から、〇〇様の日頃の経費削減の姿勢を垣間見ることができ、大いに勉強させていただきました。
相手の印象や印象的なエピソードを記載することで、自ずと相手の担当者も商談のことを思い出してくれます。さらに、内容を個別化することで、同じ内容を使いまわししているメールでなく「あなたに対して送っている」ことをアピールすることもできます。
商談内容を3点にまとめる
商談の内容をまとめることで、お礼のメールを商談メモや議事録として活用してもらうことも可能です。また、商談に対して真剣に取り組んでいることを印象づけることもできます。
この時、注意すべきポイントは以下の通りです。
- メール本文が長くならないよう、箇条書き3点程度でまとめる
（本文が長文になってしまうと、読み手側に負担が生じてしまう可能性がある） - 顧客のメリットとなるようなポジティブな内容を記載する
（あらかじめメリットを5点以上洗い出ししておき、特に企業側の悩みや課題に強くマッチしたものを3点訴求する） - 問い合わせや依頼を受けた際には、内容を記載し返答（もしくは返答をする日程）を記載する
メールの受信履歴は基本的に相手方の受信メールボックスに残るので、その場ではニーズがなかったとしても、再度本格検討のタイミングで内容を振り返ったり、資料として役立つ可能性もあります。
どのような点で見込み顧客のお役に立てるのかを記載する
商談結果を踏まえて、自社の商品・サービス、あるいは自分自身がどのような形で顧客のお役に立てるのかを記載します。商談相手が「この企業（人）に依頼をすれば課題が解決できそうだ」と期待してくれることが大切です。
そのため、「コスト削減」や「業務効率化」といった漠然としたメリットではなく、「御社の現在の会議にかかるコストをビデオ会議により65％改善できます」「現在課題となっている貴社の営業スタッフの残業時間を3割削減できます」といったような具体的にイメージできる内容を伝えましょう。
特に、商談後であるため、商談の中でヒアリングした内容組み込んだり、顧客の実情にあった提案ができるのがメリットです。
次回の行動のステップを記載する
メールの文章がお礼と内容のまとめのみになってしまうと、感触が良くても次のステップに進めにくいという問題が生じてしまいます。特に、互いの関係性がしっかりと構築されていない段階では、いったんやりとりが途切れてしまうと、電話やメールをしても望ましい感触が得られないケースがあります。
そこで、最低限の対策として次回の行動ステップを記載するようにしましょう。例えば、顧客から問い合わせや見積もりの依頼を受けているケースでは、「弊社内で確認・調整をし、〇月〇日までに連絡いたします」と案内します。
また、無料のメルマガなど、顧客側にとって少ない負担で有益な情報を提供できるツールなどがあれば、案内してみても良いでしょう。連絡を途切れさせないようにするために、自社でメルマガやSNSなどの情報発信の取り組みをするのも一つの手法です。
丁寧をベースに顧客に合わせたメールを作成する
営業メールを作成する際には、丁寧に対応することが基本です。メールの文面や言葉遣いの悪さから「失礼だ」という印象を持たれてしまうと、マイナスイメージを払拭するのは極めて難しいでしょう。
しかしながら、かしこまりすぎた文章は、日本語としては正しくても相手によっては「面白味がない」と感じられるかもしれません。あるいは、相手によっては少しかみ砕いて表現しないと内容がうまく伝わらないかもしれません。反対に、ITエンジニアなどの専門家に対して内容をかみ砕いて説明すると「まどろっこしい」との印象を持たれてしまいます。
商談の中から、相手の方が持っている知識や好みの雰囲気などを把握して、文体や調子（＝トンマナ）を調整することで、相手との距離感を近づけられるかも知れません。
メールをテンプレート化して効率を高める
これまで紹介した内容から、営業のお礼メールを一通送信するにもかなり工夫が必要だと思われたかも知れません。確かに、一度商談をしているとは言え、メールの文面で信頼関係を高めていくということなので、簡単とは言えないかと思います。
しかし、逆にいえば商談後に効果的なメールのポイントを意識することでビジネスチャンスが拡大するということなので、やはり商談後のお礼メールには非常に大きな力があると言えます。
メールを作成するにしても、毎回一言一句記入していては、営業活動に割くための時間を圧迫してしまいかねません。そのような営業効率化を考えた時に、大きなポイントとなるのはメールテンプレートです。
テンプレートにて商談後に送信するメールの内容を登録しておくと、商談終了後のメール作成の時間を大いに削減することができます。
ただし、以下の点を意識する必要があります。
- カスタマイズする内容と定型文を使用する内容をうまく使い分け、顧客から「個別のメール案内」だと受け取ってもらえるように工夫する
- 反響の良いテンプレートは社内で共有して活用し、スタッフ間の成果のバラツキ改善を目指す
- メールの内容は反響を測定して常に改善を試みる
テンプレートとして、メモ帳のアプリやWordのようなドキュメントソフト、あるいはITツールを活用して保存しておくことで、使いたい時にすぐに流用することができます。
まとめ
商談後のお礼メールをマナーとして実践している営業マンは少なくありませんが、営業成果を高めるために効果的にメールを活用できていない場合もあるかと思います。本記事では、お礼メールをマナーとしてではなく、営業の次のステップにつなげるためにいかに活用するかという観点から解説しました。
もちろん、翌日までに送付する、誤字・脱字をしない、といった最低限のマナーは重要ですが、それだけでは競合他社の一歩先を行くことはできません。商談相手の企業の課題・悩みに対して、いかに自社の商品・サービスが役に立てるか、導入すればどのようなメリットがあるか、といったことを具体的に案内することが大切です。また、抵抗なくコミュニケーションを取り続けてもらえるよう、次回のステップを案内することも大切です。
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