皆さんは日々、どのようにプロジェクトを管理していますか？
「スケジュール管理はしているけれど…」「やるべきことはわかっているし、そもそも特別な管理法が求められるようなプロジェクトは行なっていない…」などと、回答に困る方が多いのではないでしょうか。
しかし、目的を達成する必要がある業務は、ほぼすべて「プロジェクト」と呼ぶことができます。
特に目的が曖昧な新たなアイディアや試みは、プロジェクトとしてしっかり管理すると、効率よく目的を達成することができます。
今回は、実務に役立てることのできるプロジェクトマネジメント（プロジェクト管理）のノウハウについてご紹介します。
プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを成功させるために、プロジェクトを企画、管理、監査、評価するために知識・ツール・スキルなどを活用することです。
一人で完了するものもありますが、多くの場合には、複数の関係者が存在します。
そして、プロジェクトは多くのタスク（細分化された作業や課題）から成り立っています。
プロジェクトマネジメントのポイント
プロジェクトマネジメントの成功のポイントは、いかに現実的で実行可能なプランを作るかだといっても過言ではありません。
まずは、次の9つのポイントをチェックしましょう。
1. 具体的な目的を考える
まずはできるだけ具体的な目的を考えます。
「売上げアップ」では不十分なので、今年度中に前の年より20％アップするなど、計測可能な数値と期限を設定しましょう。
目的はまだここで確定する必要はありません。
2. 主なアクションを考える
目的が見えたら、主なアクションを書き出して見ましょう。
例えば、売上20％増を達成するためには、新規顧客開拓が新たに100件必要、営業プロセスの無駄を削減する、などといったアクションが考えられるでしょう。
3. 必要なリソースを書き出す
設定した目的と主なアクションを達成するために、必要なリソース（資源）をリストアップします。
経費、人員、ツール、設備など、考えられるものはすべて書き出してみましょう。
いつまでに必要かも追記しておきます。
4. 実際に手配できるリソースを確認する
2であげたリソースをすべて手配できるとは限りません。
実際に手配できるかを確認していきます。
または手配するためにどれだけのお金や手間、時間が必要かを試算します。
5. 目的を見直す
必要なリソースと実際に手配できる現実的なリソースを見比べ、目的を見直します。
例えば、営業マンが10名必要なのに、実際には2名しかおらず、追加採用する予算もない場合は、目的を変更しなくてはならないかもしれません。
リソースをそろえてからプロジェクトを実施した方が効率的だと判断した場合には、期限を変更し、準備の段階を設けた方がよいことがわかります。
6. 大まかなスケジュールを考える
見直した目的をもとに、大まかなスケジュールを考えます。
ゴールから逆算し、少し余裕を持たせることがポイントです。
必要であれば、期限や目的を再度見直します。
7. リスクと対策について考える
プロジェクトの進行の妨げになる可能性のある要因を考えます。
例えばスタッフが成約案件に関わる必要が出た場合、プロジェクトが止まってしまいそうであれば、代替要員の手配が可能かどうか、そのための経費はいくらなのかを確認します。
または、そうなった場合は、全体のスケジュールを見直すと決めておいてもいいでしょう。
8. 実行する価値があるかどうかを考える
ここまでで、プロジェクトの計画がかなり具体的になりました。
改めてプランを見直し、実行する価値があるのかどうかを考えます。
必要があれば、決裁者や主要メンバーと共有し、フィードバックをもらいます。
ここまではあまり時間をかけないことが大切です。
1～4は一気に1～2時間で、5～7についても時間をあけることなく、2～3日以内に完了したいものです。
9. 詳細な企画をする
実行する価値があると判断したら、詳細な企画を行います。
各業務についての企画については、何人かで分担してスピードアップしてもよいでしょう。
今回は、プロジェクトマネジメントのポイントについてお伝えしました。
新たなプロジェクトを始める際、とりあえずできることからやってみるのは厳禁です。
すぐスタートするという気持ちや姿勢は素晴らしいですが、どうしても行き当たりばったりになりがちです。
また、必要なリソースだけで着手してしまうと、リソース確保によって実現できる大きな目標が、達成しにくくなってしまいます。
無駄に感じられても、目的と必要なリソースから考えることが、結局は近道となります。
是非これらのポイントを活用し、プロジェクトを成功させましょう。
営業ワークフローの設計に関しては「営業ワークフローと営業ツール標準化《実践ガイド》」を参考にしてみてください。
