送ってはいけない残念な営業メールの8つの特徴

営業マンであれば、見込み客やお客様によい印象を与えることをいつも心がけているでしょう。
誰でも対面であれば気配りができるものですが、意外と難しいのがメールです。
「ビジネスメール実態調査2016」によると、過去1年間に仕事でメールを受け取り、失敗を見つけたことがある人は59.10%、不快に感じたことがある人は38.34%だそうです。
そして、7割の人が自分のメールに不安を抱いており、不安の第1位は「正しく伝わるか」となっています。
しかし、営業マンの場合は、メール内のミスや正しく伝わるかどうか以外にも、気をつけるべき点があります。
また、当然、メールによってもアポの獲得など、営業結果を出さなくてはなりません。
今回は、送ってはいけない残念な営業メールの8つの特徴をご紹介します。

1. メールの内容と合致しない、無意味な件名

メールの内容と合致しない件名は、開けてみないと内容がわからず、メールを受け取る側をいらいらさせてしまいます。
例えば、毎回「●●社の鈴木です」という件名を使用しているケースがよく見られますが、それは送信者名を見ればわかることです。
また、自社サービス名もよく件名に使われますが、やはり受信者にとっては意味がありません。
適切な件名が思いつかないからといって、件名欄を埋めることが目的になっているような件名はやめましょう。

2. 無理やり開封させようとする件名

開封したくなるような、好奇心を刺激する件名が理想です。
しかし、どうしても開封させようという思いのあまり、強引だったり、誠実さにかけたりするものは、開封後に怒りを感じさせることもあります。
例えば、初めてメールを送るにもかかわらず、あたかも面識があるような印象を与えようとする件名、限定的な条件にもかかわらず「今ならもれなく無料」などと誇張をした件名などは、内容が期待と異なる可能性が高くなってしまいます。
好奇心を刺激する場合は、読み手が何を期待するかを考え、メールの内容と乖離がないか、必ず検証をしましょう。

3. 自己紹介が長すぎる

自己紹介や自社についての説明が長いと、明らかに営業であるとわかるため、本文をプレビューで見ただけで削除されたり、最後まで読まれなかったりしてしまいます。
最後まで読んでもらうためには、冒頭で読み続ける価値があることを証明してなくてはいけません。
冒頭では、見込み客の課題に直結した実績を、一文でアピールしましょう。

4. テンプレートであることが明らか

メールを活用した営業活動にはテンプレートが不可欠です。
しかし、パーソナライズした要素が全くないと、明らかにテンプレートであることがわかるメールも、削除されてしまいます。
一番簡単なのは、社名や個人名を入れることです。
さらに、見込み客の状況を少しは調べてあることを感じさせると、他の営業マンとは違う、という印象を与える事ができます。

5. 差し込みデータのミス

メールの差し込み機能は、効率的なパーソナライズを可能にする、便利な機能です。
しかし、人為ミスやデータの不備、ソフトの不具合などで、姓名の順番が逆になってしまった、会社名が入るべきところに電話番号が入ってしまった、違う人の名前が入ってしまった、ということもありえます。
ツールを過信せず、さまざまなパターンのテストを行ってから、使用をしましょう。
テストで問題がなかった場合でも、定期的にメールをチェックすることも大切です。

6. 大きすぎる添付ファイル

見込み客の役に立つ参考となる資料を送るのはよいことです。
しかし、添付ファイルが重すぎるのは迷惑になってしまいます。
また資料のボリュームが大きいと、よほど関心がない限り、結局読まれないことが多いものです。
ポイントを絞った内容にするか、URLで自社ブログの記事へ誘導をする方が、クリック状況もわかり効果的です。

7. 誤字・脱字

電話や対面での会話と異なり、メールには見直しができるという利点があります。
特に大切なメール、重要なお客様相手のメールは必要以上に何回も見直してしまうものではないでしょうか。
会社名、個人名はもちろん、文面に間違いがないよう、気を付けましょう。
効率化の観点だけでなく、間違い防止のためにもメールテンプレートを活用するのがお勧めです。