初回商談を成功させるためにするべき10のこと

苦労して獲得した見込み客との商談アポイント。
獲得するまでには、多くの手間とコストがかかっています。
商談の準備や出席も考えると、初回商談への投資は非常に大きなものです。
しかし、その商談のうち、次の商談に進むのはわずか3割強と言われています。
Altify社の調査によると、初回商談の62％が1回限りで、次の商談に進まないという結果となっています。
初回商談は、あなたが思っている以上に重要なのです。
今回は、初回商談を成功させるためにするべきことを紹介します。

1. 目的を決める

初めての商談の前に、準備をしない人はいないでしょう。
準備もなんでもすればいいというものではなく、適切な準備をすることが大切です。
まずは初回商談での目的を決めましょう。
見込み客のニーズを明らかにすることでしょうか？
自社製品やサービスの利点をプレゼンすることでしょうか？
ウェブサイトの閲覧履歴やメール内リンクのクリック状況など、見込み客が閲覧した記事がわかる場合は、関心のあることや課題を想定することもできます。
初回の商談の最後で、どこまで進めたいかも考え、チームで共有しておきましょう。
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2. 参加者を確認する

先方から誰が出席するのかを確認しましょう。
会ったことのない見込み客に対して遠慮してしまうかも知れませんが、意外と教えてもらえるものです。
教えてもらえなかった場合でも、参加人数だけは把握しておきましょう。
配布資料の準備の都合と伝えれば、教えてもらえるはずです。

3. アジェンダを準備する

議題、時間配分、担当者などを記載したアジェンダ（会議進行管理表）を用意しましょう。
作成に時間をかける必要はなく、箇条書きで十分です。
チームメンバーはもちろん、できれば見込み客とも共有するのが理想です。
見込み客にアジェンダを送付する際に、追加で話し合いたいことを事前に聞いておくと、効率よく商談を進めることができます。

4. 会議室の設備を確認する

パソコンを使ったプレゼンをしたい場合は、プロジェクターやスクリーンなど、会議室の設備を確認しておきましょう。
設備に問題がない場合でも、機器のトラブルが発生することや、出席者が使い方を把握していないこともあります。
紙の資料の準備など、代替手段も用意しておきましょう。

5. 最善の事態にも備える

最悪の事態に備えるのがリスク管理の基本ですが、最善の事態に備えることも大切です。
見込み客が非常に乗り気で、具体的な価格や提案をその場でリクエストする、という嬉しい事態もあります。
正式なものでなくても構わないので、その見込み客に合いそうなプランや価格表は、すぐに出せるようにしておきましょう。

6. 前日に確認メール

前日の午前中には、必ず確認のメールを出しておきましょう。
急に都合が悪くなる場合もあるし、勘違いなどのミスコミュニケーションもあります。
「変更がある場合はご連絡ください」と記しておけば、先方に対して返信を強要せずに、確認することができます。

7. 時間通りに始める

時間に余裕を持ったつもりでも、場所がわかりづらかったり、受付からの連絡に手間取ったり、機器の接続に手間取ったり、初めての商談は時間通りに始められないことが多いものです。
商談開始の15分前は、商談先の近くで進行の確認に充てると決めていれば、多少トラブルがあっても時間通りに始められるでしょう。
先方のプロジェクターを使わせてもらう場合は、準備のために早めに伺えるようお願いするのも一案です。

8. 意思決定者を見極める

意思決定者は連絡窓口にはなっておらず、当日商談に参加するという場合が多いものです。
初回の商談には出席しないこともあります。
そのため、出席者の中に意思決定者がいるのかどうか、いない場合は購入決定に関わる人が社内で何人いるのか情報収集をしましょう。
意思決定者の対策については「意思決定者の4つのタイプと対策」も参考にしてみてください。