あなたの営業チームは良いコミュニケーションがとれていると思いますか？
直属の上司や部下と一対一でミーティングを行っていますか？
「ほぼ毎日オフィスで顔を合わせているし、業務報告は欠かしていない。それにチームミーティングは定期的に行っている。だから個別のミーティングや面談は行っていないし、必要ない。」
と思っているのであれば、その考えは改めたほうがいいかもしれません。
チームの人数も多いため、上司の負担を考慮すると、個別面談よりも業務が優先だと思いがちですが、実は定期的に個別面談を行うことで、チームメンバー一人ひとりのパフォーマンスの質が向上し、結果的に業績や売上のアップにつながるのです。
今回は、定期的な個別面談の意義、効果的に行うためのコツをご紹介します。
定期的な個別面談が必要な理由
1. ゴールや戦略を理解してもらう
どの企業やチームにもゴールや目的を達成するための戦略があり、チームメンバー一人ひとりに共有されていることでしょう。
ただし、そのゴールや戦略は本当に理解されていますか？
また、日々の業務との関連性は理解されているでしょうか？
個別面談を行うことによって、各自の理解を確かめ、ゴールや戦略を常に考えることを徹底できます。
2. 現状確認
営業マンの評価時にパフォーマンスを振り返るのでは遅すぎます。
日々の業務報告では見えないこともあるので、目標に対する現状を確認することが個別面談の大切な意義の人地です。
3. 良好な関係の構築
忙しい業務の合間を縫って個別に時間を割くということが、営業マンを尊重しているということを示します。
4. モチベーション維持
目標を伝えた後はほったらかしでは、営業マンのモチベーションも上がりません。
もちろんモチベーション管理には本人の力も大切ですが、会社への貢献度や業務の意義を伝え、必要な時は助けを得られると実感してもらうことが、更なるモチベーションアップにつながっていきます。
5. 随時フィードバックを伝える
随時フィードバックを与えることで、困っていることや行き詰っていることの芽を早い段階で摘み、問題が大きくなることを防ぎ、方向性を修正することができます。
個別面談の大切さをわかっていただけたでしょうか？
早速やってみよう！と動く前にやってはいけないこと、やり方についてもう少しお付き合いください。
個別面談で気をつけること
1. 売上予測ミーティングにしない
個別面談を売上予測会議にしないようにしましょう。
売上予測の場にしてしまうと、取りたい、取れたらいいと思う大口の取引や見込み客について焦点が当たってしまいます。
個別面談では問題も含めた現状確認や問題の特定、その解決の場とし、売上予測は定例の営業会議などで行うようにしましょう。
2. やる気をそがない
営業マンへの指導や次に何を行うかにつながらない、やる気をそぐようなコメントには気をつけましょう。
例えば「どうしてもこの数字は達成してもらわないと困るんだよね」「君はコール数も少ないし、メールの数も充分ではないね」などと、相手を責めたり、批判したりするような発言は気をつけましょう。
3. ワンパターンにならない
いつも同じ場所で同じ質問だと、マンネリ化してしまいます。
場所を変えたり、内容を見直したり、常に最適化をはかるようにしましょう。
営業マンのタイプによってやり方を変えるのも一案です。
4. 緊張する場にしない
個別面談というと、上司が部下を面談するという印象があるため、チームメンバーは緊張をしてしまいがちです。
聞きたいことがたくさんある場合も、尋問されていると感じさせない配慮が必要です。
マネージャーはチームメンバーの意見を引き出す努力をしましょう。
5. 一般論とならないようにする
個別面談は具体的な解決策を見つけ、その進展を確認する場です。
「見込み客の精査で行き詰っています」では具体性にかけます。
「見込み客Aと見込み客Bは確度が同じなので、どちらを優先させていいかわからないでいます」「見込み客Aは確度が高いのに、アプローチへの反応が悪く、次にどうしていいか迷っています」などと、極力具体的に話すとマネージャーはアドバイスがしやすくなります。
マネージャーも「今は辛抱の時」などというあいまいな励ましは避け、「今は反応が見られないが、あと3回は電話をしよう」などと具体的な行動例をあげるようにしましょう。
6. 他のチームメンバーのことは話さない
アドバイスとして他のチームメンバーのやっていることを挙げたい場合のように、議題と関係がある場合でない限りは、他のチームメンバーについて話すことは避けましょう。
効果的な個別面談のやり方
それでは、具体的にどのように営業マンとの個別面談を行えばいいのでしょうか。
1. スケジュール化する
まずは毎週、隔週など、スケジュール化してしまうことです。
スケジュール化することで、やることが当たり前という文化を作ることができます。
チームミーティングや売上予測会議の翌日、週間報告書の提出日の翌日などと他の会議や提出物との連動させることも有効な方法です。
2. スケジュールを守る
キャンセルは絶対にしない、延期もよほどのことがないとしない、というルールを作りましょう。
例えば毎週火曜日は社内コミュニケーションの日と決めてしまい、商談は入れないなどと決めてしまうと、その他の予定との調整がしやすくなります。
3. 準備をする
個別面談にただ出席をするだけでは効果は期待できません。
事前に前回の記録を確認する、今回話したいことや聞きたいことをまとめておく、相手から聞かれそうなことについても考えておくなどの準備を行いましょう。
4. 時間は10分～20分
定期的にやることが大切なので、負担にならないよう、時間は短めにします。
20分程度で設定し、時間内に終わらせるようにしましょう。
時間内に収まらずもっと話す必要がある場合は、別途時間を設けましょう。
5. 面談の構成例
これはあくまでも例です。
絶対に割愛してならないのは、チームメンバーの意見を聞く部分です。
チームメンバーの方は、必ずマネージャーのフィードバックやアドバイスをもらうようにしましょう。
・うまくいっていることを確認。
・前回のミーティングの結果変えたこと、その成果を確認。
・うまくいっていないことのヒアリングとそれに対するフィードバックやアドバイス
・チーム全体のゴールや戦略を確認し、それに対する貢献度を理解してもらう。
・変えたいことや困っていることなどについて意見を聞く。
・次の面談までの業務計画を確認。
6. 必ず記録を取る
話した議題、決まったことを必ず記録をしておきましょう。
覚えていられると思っても忘れてしまうものです。
記録を取ることで、チームメンバーの長所や弱点が明確になります。
時間をかける必要はないので、簡単な箇条書きのメモをメールで送付する、共有ファイルに記録をしていくなど、一番やりやすい方法ですぐに共有をするようにしましょう。
今回は、営業マンとの個別面談の効果的なやり方についてお伝えしました。
営業マン強化のために、最初に取り組みたいコミュニケーションとしての個別面談、お役に立ちましたでしょうか？
営業管理職の方むけに、目標を達成できるチーム作りのヒントになる記事をいくつかピックアップしてみましたので、併せて参考にしてみてください。
・営業管理職が「目標達成」に向けてぶれないための3つの軸
・営業マンの目標設定に「SMART」の法則を取り入れよう
・商談数が2倍に！営業ワークフローと営業ツールの標準化が営業力を強化する
