「ビジネスメール実態調査2016」によると、ビジネスメール1日の平均通数は、送信が約12通、受信が約55通、そして、1通作成の平均時間は7分となっています。
営業マンの場合は、送受信数はもっと多いのではないでしょうか。
送信メールが12通だとしても、一日に84分もの時間をメール作成にかけていることになります。
メール作成に10分以上かかっている人も32.81%おり、考えながらメールを作成していたらあっという間に30分経ってしまった、という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
営業活動の効率化のために、セールスハックスではメールテンプレートの作成をお薦めしています。
また、営業活動の効果アップにもメールテンプレートは有効です。
アポイント調整や資料送付などの連絡手段としてだけでなく、見込み客へのアプローチ、フォローアップにも活用することが大切です。
今回は、シーン別に4つのメールテンプレートをご紹介します。
1. 初回のアプローチ用メールテンプレート
まだ関係が構築されていない場合の営業メールは、簡潔であること、見込み客にとってメリットが感じられること、見込み客に何をしてほしいか、の3点が明確であることが重要です。
このテンプレートでは、自社紹介、自社サービスの見込み客へのメリットを明確に伝えた後、「説明をしたい」という希望、「都合を知らせてほしい」という見込み客にしてほしいアクションを述べています。
特に大切なのが自社紹介です。
注1の部分については、下記の例も参考に、わかりやすく、見込み客にとって響く一文を考えましょう。
・【自社名】は、【業種】業界に対して【サービス内容】サービスをご提供しています。
・【自社名】は、【見込み客企業名】の【課題】を解決するサービスをご提供しています。
【見込み客企業名】
【見込み客名】様
【自社名】の【自分の名前】と申します。
【自社名】では、【課題】を解決するサービスをご提供させていただいております。
【サービス紹介・一文】
【サービス／製品名】は以下のようなメリット（内容・機能）があります。（注1）
・メリット／内容／機能1
・メリット／内容／機能2
・メリット／内容／機能3
一度簡単にご説明をさせていただけませんでしょうか。
ご都合のよい連絡方法やお時間をお聞かせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名
2. 商談後のフォローアップ用メールテンプレート
電話または商談でサービス説明をした後のフォローアップメール例です。
お礼だけにとどまらず、追加の資料を送付したり、次のステップとして何ができるかを提案したりするのがポイントです。
商談でさまざまな議論がされた場合は、商談の要旨を箇条書きで記載しましょう。
【見込み客企業名】
【見込み客名】様
【自社名】の【自分の名前】でございます。
本日は弊社のサービスについてご説明させていただく機会をいただき、
誠にありがとうございました。
また、御社の課題についてもお話しいただいたことに御礼を申し上げます。
【課題】には、【具体的な自社サービス機能】をご活用いただくことが
最適ではないかと考えております。
お約束させていただきましたとおり、弊社サービスの詳細資料をお送りいたします。
ご質問がありました点につきましては、【ページ名など】をご覧ください。
ご希望をいただければ、2営業日以内に、
御社向けのプラン作成をさせていただくことができます。
また、製品デモはいつでも可能でございます。
その他ご質問やご依頼事項がありましたら、お申しつけください。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
署名
3. 展示会後のフォローアップ用メールテンプレート
展示会で連絡先をいただいたものの、まだ詳しいニーズを伺えてない場合のテンプレートです。
企業名でホームページやニュースなどについて下調べをし、課題を想定してから、フォローアップメールを送付しましょう。
この例では、見込み客の業種に対する実績をアピールしている内容となっています。
【見込み客企業名】
【見込み客名】様
【自社名】の【自分の名前】でございます。
昨日は【展示会名】で【自社名】ブースにお立ち寄りいただき、
誠にありがとうございました。
【自社名】は、【業種】業界に対して【サービス内容】サービスをご提供しており、
御社の課題にも対応できるのではないかと考えております。
一度御社のニーズについて伺い、
弊社サービスの詳細についてご説明をさせていただけませんでしょうか。
ご都合のよい連絡方法やお時間をお聞かせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名
4. 進展のない案件のフォローアップ用メールテンプレート
進展のない案件については、見込み客の役に立ちそうな情報を共有することにより、信頼関係を築いたり、商談の再開のきっかけをつかめたりすることもできます。
この例では、参考になりそうな記事をご案内した後に、改めて訪問を依頼しています。
感触を知りたい場合は、記事のみをご案内し、メールの開封状況や記事の閲覧状況に応じて、別のアプローチをするのもよいでしょう。
【見込み客企業名】
【見込み客名】様
【自社名】の【自分の名前】でございます。
御社の課題に関連する記事が目に留まりましたので、お送りいたします。
【URL】
課題解決のための弊社サービス導入プランについても、
作成させていただけたらと考えております。
ご要望についてお聞かせいただくお時間をいただけますでしょうか。
ご確認よろしくお願いいたします。
署名
今回は、営業シーン別のメールテンプレートについてお伝えしました。
テンプレート作成の主な目的は効率化なので、自社でよく使うシーンを列挙するところから始めてみましょう。
既に使っているものだけでなく、まだ使っていないけれども取り入れたいシーンも必ず入れましょう。
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