みなさんは、ビジネスのコミュニケーションでどのような手段を活用されていますでしょうか？対面での会話や電話、メール、ビデオ会議ツール、チャットなどが挙げられるかと思います。その中でも、最も多く使われるのがメールです。
メールは、見込み客に手軽に情報を発信することができ、メールアドレスが異なっていなければ、確実に見込み客の元に届けることができます。今では営業で欠かせないツールになっています。
今回は、営業においても強力なビジネスツールとなるメールの効果的な書き方と活用法についてご紹介します。
営業メールはメルマガとは異なる
日々の営業の中でメールを効果的に活用するというと、「メルマガを定期的に配信しなくてはならないのか？」と思う方もいるかと思います。メルマガも非常に大切な施策の一つですが、まずは日々の営業で見込み客に送っているメールの書き方を見直すところから始めましょう。
例えば、見込み客と電話や商談が終わった際に、会話した内容を簡単にまとめたメールを送ったり、会話の中で出た話題の補足情報を送るなど、各営業シーンでも営業メールを活用できるタイミングはあるものです。
特に、初めて送るメールの書き方がとても重要です。内容が見込み客の興味・関心ごとに合っていたり、課題解決の役に立つ情報を記載しているかどうかで、次回以降メールを読んでもらえるかどうかが決まってしまいます。
メルマガの場合は、不特定多数に送られることが前提のフォーマットや内容になっている場合が多いため、受信者個人に向けた内容でないと判断されてしまい宣伝メールと思われて敬遠されてしまう可能性もあります。
多くの情報を定期的にお知らせしたい場合はメルマガは効果的ですが、営業などの関係性を深めていきたい場合や営業プロセスを進めていきたい場合は、より見込み客の興味・関心に合わせたパーソナライズ（個別化）されたメールでのアプローチが大切です。
そのためには、個別化したメールの書き方のポイントを把握しておく必要があります。
営業メールを書く際に押さえておくべき8つのポイント
今回セールスハックスでは、法人営業の専門家やベンチャー企業の起業家、キャリアアドバイザー、さらには営業メールを受け取る立場の人などのビジネスマンによる書き方の事例について調査しました。
彼らの中には、スタートアップのベンチャー企業でありながら、メールの書き方を工夫して面識のない大企業トップのビジネスマンや著名人にアポイントを取ることに成功した人もいます。また、連絡をしたい人のメールアドレスさえわかれば、知り合いからの紹介よりも効果的だと積極的にメールを活用したアプローチをする場合も見られました。
以下では、営業メールを送るに押さえておくべき8つの書き方のポイントについてご紹介します。
営業メールポイント①：メールアドレスがわからなくても諦めない
まず、アプローチしたい人のメールアドレスがわからない場合は、まずはウェブサイト上やSNS上で公表されていないかを確認してみます。
どうしてもアプローチしたいが見つからない場合は、同じ会社の別の社員のメールアドレスからパターンを推測して送信してみるのも一つの方法です。
例えば、株式会社コンベックスの田中社長にアプローチしたいけどメールアドレスがわからない場合、自社のCRMなどで株式会社コンベックスの他の社員のメールアドレスについて調べてみます。
具体的には、営業部長の山田さんのメールアドレスが、「yamada@comvex.co.jp」だとすると、おそらく、この会社は「@前に名前の「姓」を設定しているのではないか」と推測することができます。そのため、今回の場合は、田中社長なので「tanaka@comvex.co.jp」で送信してみるといった流れです。
ただし、この方法はあくまでメールアドレスを推測するにとどまる（または、複数のバターンが考えれる場合がある）ため、100%確実に届くとは限りませんが、どうしても営業をしたい場合には試してみるとよいでしょう。
もう一つ簡単な方法としましては、info@のアドレスを活用してみることです。多くの企業では、企業のHPなどで公開しているため容易に入手して営業メールを送ることが可能です。
いづれにせよ、これまでお伝えした方法は見込み客との面識がないため案件化させるためには、メールに気づいてもらったり、本文を読んで価値を感じてもらう必要があります。以下にて、件名や本文の書き方に関するポイントを解説いたします。
営業メールポイント②：営業メールの件名は短くおさめる
件名は、できる限り16字～18字程度におさめることを心掛けましょう。
なぜなら、スマートフォンのメールアプリで見れる件名の文字数が16字～18字程度であるからです。スマートフォンの普及により、見込み客はどこでもメールを確認することができるようになりました。むしろ、PCよりもスマートフォンで確認することが多いかもしれません。そのため、ビジネスでもスマートフォンを意識したメールの書き方を意識することが大切です。
画面の小さいスマートフォンでも、メールの内容の大切さを推測できるように、伝えたい内容のキーワードを含めて件名を書きましょう。見込み客の名前や自身の名前、会社名などを入れることで、さらに個別感を出した書き方ができます。
営業メールポイント③：本文は簡潔に
初めてメールを送る場合は、内容を簡潔にまとめる書き方を心がけましょう。
具体的には、伝えたい内容を2～3つのポイントに絞り、本文をスクロールしなくても読める長さ（約300文字～500文字以内）にします。
営業マンからすると、自社の魅力を伝えたいとあれもこれも書きたいと思ってしまうでしょう。しかし、ビジネスの現場において、読み手は早く要点を知りたいと思っています。意思決定者は多忙な場合が多く、価値ある情報を簡潔に知りたい傾向が特に強いです。
丁寧にしようとするあまり長文になり、くどくなってしまわないよう気をつけましょう。
営業メールポイント④：相手のニーズに合ったメッセージにする
自社商品・サービスのアピールも、一方的な印象にならないように気を付けましょう。商品・サービスを売りたいばかりに、自社のことを多く書いてしまう傾向になりがちですが、相手の立場やニーズ、課題に合わせた書き方を心がけましょう。
初めての見込み客へのアプローチの場合は、その見込み客が抱えている興味・関心や課題はわかりません。そのため、まずは日々の営業の中で接している見込み客の層が「一般的にどのようなことに興味・関心があるのか」「一般的にどのような課題を抱えているのか」を書くと見込み客の抱えている状況に合致する可能性が高くなります。
営業メールポイント⑤：自分の目的をはっきりとさせる
どのような目的でメールを書いているのかを明確にすることも大切です。
例えば、
- 商品への関心度合いが知りたい
- アポイントを取りたい
- 資料を送りたい
- セミナーやイベントに参加してほしい
など、自分の目的を遠慮せずにはっきりと書きましょう。
電話やアポイントを設定したい場合は、アポイント目的、所要時間、具体的な日時を複数提示し、相手が返事をしやすいようにする必要もあります。
目的を明記する書き方だと営業感が出てしまい、引かれてしまうのではないかと思われる方もいるかもしれませんが、たとえ反応がなくても実際に今は見込み客のタイミングが合っていなかっただけの場合もあります。将来的に、検討するタイミングで再度見返されたり、思い出してもらえる可能性は高くなります。
一方、はっきりと目的を書かず、結局何を伝えたいのかわからないメールの書き方の方が「今後読みたくないな……」と思われてしまい、印象は悪くなってしまいます。
営業メールポイント⑥：一斉送信メールではないことを明確にする
冒頭に相手の名前を入れるのはもちろん、文中でも相手の名前を適宜入れ、一斉送信メールではないことを明確にしましょう。文中に自分の名前が入っていることによって、読み手は自分宛に書かれた文章であると感じたり、自分事として考えることができます。
例え一斉メールを送る際にも、送信対象を可能な限り細かくセグメントをして、そのセグメントの見込み客に合わせた内容にすることが大切です。
営業メールポイント⑦：信頼が得られる署名をつける
会ったことがない人に対しては、メールの最後の署名が自分の名刺となります。自分の名前、肩書、社名、連絡先、ウェブサイトを記載し、信頼できる人物であることをアピールすることが必要です。
また、署名に自分自身の顔写真を入れるなどによって、人間味がでて親しみやすくなります。さらには、SNSのリンクをつけることで、自分自身がどのような人間なのかを知ってもらえるきっかけを与えることができます。
営業メールポイント⑧：送信後はフォローアップをする
「初めてのメールだし、あまりしつこく営業しては失礼かもしれない……」とただ待つだけでは、ビジネスは進展しません。返事がなくても、必ずフォローアップをしましょう。
具体的なフォローアップの内容については、「フォローアップで伝えるべき5つのメッセージ」の記事にて紹介しておりますので、是非ご覧ください。
さらに、現在ではさまざまな営業支援ツールが普及しております。例えば、相手がメールを開封したり、メール内のリンクをクリックしたことがわかるようなツールがあれば、よりよいタイミングで見込み客にフォローアップをすることができます。
営業メールを書く際は相手の立場で考える
営業メールの書き方で特に注意するべき最大のポイントは、相手の立場にどれだけ寄り添った内容を伝えられるかです。
そのためには、常に営業活動の中で見込み客の興味・関心や課題について注意深く理解して、それに基づいて潜在的な見込み客にも響くような仮説を立てることができる必要があります。
営業活動の中で、繰り返すうちにどんなメッセージが響くのかの知見も蓄積していきますので、常に仮説と検証のサイクルを回して、営業メールの書き方を改善していくことも大切です。
まとめ
メールは見込み客と容易にコミュニケーションを取ることができる便利なツールです。しかし、対面や電話でのコミュニケーションと異なり、リアルタイムで見込み客の知りたい情報に切り替えられなかったり、文字だけだとお互いの温度感が伝わらりづらい点もあります。
そのため、メールを書く際には、いつも以上に見込み客の立場になって、見込み客の知りたい情報を簡潔にまとめて、はっきりとした目的を伝える書き方が大切になってきます。
本記事でお伝えしたポイントが、本日からの営業メール作成のヒントとなれば幸いです。
「厳選営業メールテンプレート」では営業シーン別で、メールのテンプレートを紹介しています。メールの書き方の参考になるかと思いますので、是非ご覧ください。
