あなたの会社では、社内の定例会議はいつ行っていますか？
月曜の午前中、特に朝一番の就業開始時間に社内の定例会議を行っているという企業が多いようです。
長年の習慣となっている場合も多く、会議の開催時間を見直そうと考えたことはないかもしれません。
しかし、実は、月曜日の朝一番は社内会議にはあまり適しているとは言えません。
外部との会議についてどうしても予定優先で決めているかもしれませんが、重要な会議についてはよい会議とするためにより効果の高い日時に行いたいものです。
今回は社内定例会議をはじめ、重要な会議に最適な曜日と時間がいつなのかを探っていきます。
会議に適さない曜日
1. 月曜日
多くの企業で会議が行われることの多いのが月曜日ですが、残念ながら月曜日は会議に最も適さない日です。
まず、月曜日は一年に4回祝日と重なり、また、振替休日にあたることも多いため、開催自体ができないこともあります。
その場合は翌日にずらすなど延期をすることが多くなりますが、参加者にすでにほかの予定がある場合は再調整の手間が発生したり、やむをえず欠席となってしまったりするリスクがあります。
また、どの会社でも有休の取得率も高く、出席者の誰かが休みとなるケースが多くなってしまいます。
欠席者のために決定ができなかったり、確認や再調整が必要となったりするのは好ましくありません。
月曜日は週末の気分が続いていたり、疲れを引きずっていたりすることもあります。
2. 金曜日
金曜日も月曜日と同様、有休取得率が高い日です。
また、金曜日は週末前にどうしても終わらせる必要のあることに集中せざるをえない場合も多く、途中退席せざるをえない参加者もいるでしょう。
ではいつがいい？
生産性や効率の観点から月曜日と金曜日は会議に適さないことがわかりました。
すると残るのは火曜日、水曜日、木曜日のいずれかになります。
ここから先は、WhenIsGood社が50万件の会議招待への200万の返答を分析した調査からのポイントをご紹介します。
1. 午前中
午前中の会議への承諾率は、午後の会議への承諾率よりもかなり低い結果となっています。
特に、10時前の会議の場合は承諾率が3割以下となっています。
9時台やその前に始まる会議の場合は、前日または早朝に準備が必要となってしまうので避けるべきでしょう。
また、一般的に午前中はメールの確認やその日の準備に集中をしたいと考える人が多いことも、この調査結果に現れていると考えられます。
2. 午後
WhenIsGood社の調査で一番会議の承諾率が高かったのは火曜日の午後3時でした。
午後の場合、昼食直後は体が消化に集中をするため、どうしても眠気に襲われてしまいます。
食後から1～2時間以上たった午後3時というのは、会議によい時間といえるでしょう。
終業時間に近すぎると、会議の後にすぐにアクションが取れないため、終業時間の2時間前までには会議を終了するようにしましょう。
一般的な終業時間を午後6時とすると、一番遅い開始時間はやはり午後3時になります。
そのため、最適なのは火曜日の午後3時、難しい場合は水曜日か木曜日の同じ時間がおすすめです。
では、どうしても月曜日に会議を行いたい、という場合はどうしたらいいでしょう。
その場合は、午後3時以降に行うのがおすすめです。
それまでには週末気分も消え、前の週からこぼれた作業も終わり、参加者全員が集中した状態で会議にのぞめます。
ただ、欠席者や祝日のリスクは高いため、欠席者を事前に把握する、祝日の場合はあらかじめ時間を確保する、といった対策は必要になります。
意外なおすすめ時間
昼食時の会議の承諾率は意外と高いそうです。
昼食時間には予定が入っていないケースも多く、食事を用意すれば会議の承諾率もあがると考えられます。
食べることに集中しすぎないよう、効率よく行う工夫が必要ですが、忙しい人たちを集めるには思い切って昼食時に会議を設定してみてもいいでしょう。
重苦しい雰囲気になりそうな議題を扱うときも、雰囲気を和らげる効果もあります。
今回は、会議の生産性を高める曜日と時間についてお伝えしました。
すべての会議を最適な時間に行うことは現実的ではありませんが、重要な会議については、社内会議、取引先との会議とともに、曜日と時間を意識してみてはいかがでしょうか。
例えば、火曜日の午後は重要な社内会議、水曜日と木曜日の午後は取引先との会議と決めてしまってもいいかもしれません。
その他の会議の効率化の方法ついては「その会議は必要？本当に意味がある営業会議を行うコツ」を参考にしてみてください。
